Appels d'offres : Différence entre versions

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(Recherche)
 
(67 révisions intermédiaires par le même utilisateur non affichées)
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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
 
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
  
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Appels d'Offres'''
+
 
 +
:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Appels d'Offres'''
  
  
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Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :
+
Pour l'outil des '''Appels d'Offres''' vous devez choisir entre différents types de permissions :
  
  
 
:;Permission de ''lecture''  
 
:;Permission de ''lecture''  
Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
+
Cette permission permet de voir tous les '''Appels d'Offres''' dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''écriture''  
 
:;Permission de ''écriture''  
Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet de modifier les '''Appels d'Offres''' dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les '''Appels d'Offres''' dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''Gérer''  
 
:;Permission de ''Gérer''  
Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
+
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
 
<br>
 
<br>
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''
+
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
  
  
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La liste des appels d'offres peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
+
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
 +
 
 +
:* Barre d'outils
 +
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 +
:* Tableau de bord d'un projet
  
:*Barre d'outils
 
:*Menu corporatif
 
  
 
=== Barre d'outils ===
 
=== Barre d'outils ===
  
  
Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
+
Vous pouvez accéder à la liste des '''appels d'offres''' en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Icone.png|center|frame|Icône]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.01.23.png|center|frame|Icône]]
 
 
  
 
=== Menu corporatif ===  
 
=== Menu corporatif ===  
 
   
 
   
 
   
 
   
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
+
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien '''Appels d'Offres''' dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.04.09.png|center|frame|Accès aux appels d'offres]]
 +
 
 +
=== Menu Burger ===
  
  
[[Image:AO menu corpo.png|center|frame|Accès aux Contrats ]]
+
Pour accéder à l'outil des '''factures''' divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Factures'''.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.05.57.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
  
 
== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
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[[Image:AO info de base.png|center|frame|Informations de base]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.07.38.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
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[[Image:Mobil Appel Offre Demande acqui.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
+
[[Image:AO acquisition.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
  
  
Ligne 150 : Ligne 161 :
 
Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.
 
Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.
 
</div>
 
</div>
 
  
 
=== Contrats ===
 
=== Contrats ===
Ligne 158 : Ligne 168 :
  
  
[[Image:AO contrats.png|center|frame|Ajouter un contrat]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.23.35.png|center|frame|Ajouter un contrat]]
  
 
   
 
   
Ligne 177 : Ligne 187 :
  
  
[[Image:AO conformités.png|center|frame|Ajouter une conformité]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.22.07.png|center|frame|Ajouter une conformité]]
  
 
   
 
   
Ligne 187 : Ligne 197 :
  
  
Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maxiamle), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.  
+
Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maximale), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.  
 
 
  
[[Image:Mobil Appel Offre Evaluation.png|center|frame|Ajouter un critère d'évaluation]]
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.32.40.png|center|frame|Ajouter un critère d'évaluation]]
  
 
== Soumissionnaires, intervenants et échéancier ==
 
== Soumissionnaires, intervenants et échéancier ==
Ligne 202 : Ligne 211 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre soumissionaires.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.34.40.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
  
  
Ligne 213 : Ligne 222 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre fenetre eval.png|center|frame|Fenêtre d'évaluation]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.52.51.png|center|frame|Fenêtre d'évaluation]]
  
  
Ligne 219 : Ligne 228 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Conforme.png|center|frame|Soumissionnaire conforme]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.45.37.png|center|frame|Soumissionnaire conforme et non conforme]]
 
 
[[Image:Mobil Appel Offre En attente.png|center|frame|Soumissionnaire en attente de conformité]]
 
  
[[Image:Mobil Appel Offre NonConforme.png|center|frame|Soumissionnaire Non conforme]]
 
  
  
Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, sélectionner le pointage attribué et enregistrez.
+
Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, indiquer le pointage attribué et enregistrez.
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre pointage.png|center|frame|Pointage]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.41.37.png|center|frame|Pointage]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut.
+
La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut dans le tableau ''évaluation''.
 
</div>
 
</div>
  
Ligne 240 : Ligne 246 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Résultats.png|center|frame|Résulats]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.04.13.png|center|frame|Résulats]]
  
  
Ligne 253 : Ligne 259 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre intervenants.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.07.39.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
  
  
Ligne 263 : Ligne 269 :
  
  
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
+
Cette cellule n'est accessible que <big>'''si'''</big> vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
  
  
[[Image:Appel Offre Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.11.31.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
  
  
 
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
 
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
 
  
 
== Questions et addendas ==
 
== Questions et addendas ==
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[[Image:Mobil Appel Offre Question.png|center|frame|Ajouter une question]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.26.26.png|center|frame|Ajouter une question]]
 
 
  
 
=== Addendas ===
 
=== Addendas ===
Ligne 293 : Ligne 297 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Addenda.png|center|frame|Ajouter un addenda]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.21.00.png|center|frame|Ajouter un addenda]]
  
 +
 +
<div class="note">
 +
Il est possible de lier les questions a un addenda et vice et versa donc, lier un ou plusieurs addendas à une ou plusieurs questions.
 +
</div>
  
 
== Budget autorisé et risques ==
 
== Budget autorisé et risques ==
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[[Image:Mobil Appel Offre Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.18.40.png|center|frame|Ajouter un budget]]
  
  
Ligne 314 : Ligne 322 :
 
Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.
 
Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.
 
</div>
 
</div>
 
  
 
=== Risques ===
 
=== Risques ===
Ligne 322 : Ligne 329 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Risques.png|center|frame|Ajouter un risque et sa situation]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.24.14.png|center|frame|Ajouter un risque et sa situation]]
  
  
Ligne 335 : Ligne 342 :
  
  
[[Image:Appel Offre Note et doc.png|center|frame|Documentation de l'appel d'offres]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.34.37.png|center|frame|Documentation de l'appel d'offres]]
  
 +
== Suivis et permalien ==
  
== Suivis ==
 
  
 +
:; Suivi
  
 
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer ''complétés''.
 
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer ''complétés''.
  
  
[[Image:Appel Offre Suivis.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.53.36.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
  
 +
 +
:; Permalien
 +
 +
Copier ce lien pour partager cet appel d'offre avec des utilisateurs ayant un accès aux appels d'offres. En cliquant sur le lien, la fiche de l'appel s'ouvrira directement.
  
 
== Interface de la liste des appels d'offres ==
 
== Interface de la liste des appels d'offres ==
Ligne 356 : Ligne 368 :
  
  
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :  
+
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.56.42.png]] et sélectionnez le modèle voulu :  
  
  
[[Image:Gérer les vues.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.55.57.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
  
Ligne 369 : Ligne 381 :
  
  
Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet '''vue''' puis '''gérer les champs''' :
+
Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Champs.png|center|frame|Gérer les champs]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.57.59.png|center|frame|Gérer les champs]]
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Gerer champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts, des situations]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.59.30.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts, des situations]]
  
  
Ligne 388 : Ligne 400 :
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]]
  
  
 
Vous pourrez également faire une recherche :
 
Vous pourrez également faire une recherche :
 +
  
 
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
 
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
  
  
[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
  
  
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
+
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'', etc.
  
  
[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017 et priorité]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
  
  
=== Filtres ===
+
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc.
  
* Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
  
[[Image:Mobil Appel Offre Filtre.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des appels d'offres]]
+
=== Filtres ===
  
  
* Tous les filtres de la liste des appels d'offres n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :
+
* Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.  
  
  
[[Image:Mobil Appel Offre Filtre1.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des appels d'offres]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.01.35.png|center|frame|Recherche]]
  
[[Image:Mobil Appel Offre Filtre2.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des appels d'offres]]
 
 
 
<div class="note">
 
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
 
</div>
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
 +
|}
  
:;Statuts
 
:Filtrer par statuts.
 
  
 +
:* '''Projets''' : Permet de rechercher par projet.
 +
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
Ligne 434 : Ligne 445 :
 
</div>
 
</div>
  
 
+
:* '''Responsables''' : Permet de rechercher par responsable.
:;Responsables
+
:* '''Unités fonctionnelles''' : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
:Permet de rechercher par responsable.
+
:* '''Demandes d'acquisitions''' : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
 
+
:* '''Contrats''' : Permet de rechercher par contrat.
 
+
:* '''Soumissionnaires''' : Permet de rechercher par soumissionnaire.
:;Projets
+
:* '''Intervenants''' : Permet de rechercher par intervenant.
:Permet de rechercher par projet.
+
:* '''Risques''' : Permet de rechercher par risque.
 
 
 
 
:;Unités fonctionnelles
 
:Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
 
 
 
 
 
:;Demandes d'acquisitions
 
:Permet de rechercher par demande d'acquisition.
 
 
 
 
 
:;Contrats
 
:Permet de rechercher par contrat.
 
 
 
 
 
:;Soumissionnaires
 
:Permet de rechercher par soumissionnaire.
 
 
 
 
 
:;Risques
 
:Permet de rechercher par risque.
 
  
  

Version actuelle datée du 31 juillet 2022 à 23:03

C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.




Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres


Permission requise


Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux appels d'offres

Menu Burger

Pour accéder à l'outil des factures divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Factures.


Accès à l'outil via le menu Burger

Informations de base

La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseigner le titre de l'appel d'offres.


Statut

Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :

  • Nouveau
  • En cours
  • En attente
  • Terminé
  • Archivé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.


Projets

Associer un ou plusieurs projets.


Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.

Demandes d'acquisitions et contrats

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.


Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.


Ajouter une demande d'acquisition


Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.

Contrats

Pour ajouter un ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes.


Ajouter un contrat


Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.

Conformités et évaluations

L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.


Conformités

Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.


Ajouter une conformité


Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.

Évaluation

Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maximale), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.


Ajouter un critère d'évaluation

Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Soumissionnaires

Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.


Ajouter un soumissionnaire


La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :


Fenêtre d'évaluation


La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne Points cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :


Soumissionnaire conforme et non conforme


Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, indiquer le pointage attribué et enregistrez.


Pointage


La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut dans le tableau évaluation.


Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.


Résulats


Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.

Intervenants

Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :


Ajouter un intervenant


La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :


Ajouter des éléments d'échéancier


La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.

Questions et addendas

Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.


Questions

Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :


Ajouter une question

Addendas

Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :


Ajouter un addenda


Il est possible de lier les questions a un addenda et vice et versa donc, lier un ou plusieurs addendas à une ou plusieurs questions.

Budget autorisé et risques

Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.


Budget autorisé

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :


Ajouter un budget


Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :


Ajouter un risque et sa situation


La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :


Documentation de l'appel d'offres

Suivis et permalien

Suivi

La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.


Ajouter un suivi


Permalien

Copier ce lien pour partager cet appel d'offre avec des utilisateurs ayant un accès aux appels d'offres. En cliquant sur le lien, la fiche de l'appel s'ouvrira directement.

Interface de la liste des appels d'offres

L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Capture d’écran, le 2022-07-31 à 18.56.42.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet Configurer :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser des statuts, des situations


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

  • Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Recherche


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Projets : Permet de rechercher par projet.
  • Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

  • Responsables : Permet de rechercher par responsable.
  • Unités fonctionnelles : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
  • Demandes d'acquisitions : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
  • Contrats : Permet de rechercher par contrat.
  • Soumissionnaires : Permet de rechercher par soumissionnaire.
  • Intervenants : Permet de rechercher par intervenant.
  • Risques : Permet de rechercher par risque.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #29