Contrats : Différence entre versions
(→Demandes d'acquisitions (ou requête d'achat)) |
(→Ajout automatique) |
||
| (36 révisions intermédiaires par le même utilisateur non affichées) | |||
| Ligne 15 : | Ligne 15 : | ||
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise : | Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise : | ||
| − | :* | + | |
| + | :* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Contrats'''. | ||
| Ligne 33 : | Ligne 34 : | ||
Cette permission permet de modifier les contrats dont vous '''êtes responsable'''. | Cette permission permet de modifier les contrats dont vous '''êtes responsable'''. | ||
<br> | <br> | ||
| − | Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission | + | Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d''''écriture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''. |
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer'' | :;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer'' | ||
| − | Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les contrats dont vous '''êtes responsable'''. | + | Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les contrats dont vous '''êtes responsable'''. |
<br> | <br> | ||
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''. | Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''. | ||
| Ligne 45 : | Ligne 46 : | ||
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable. | Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable. | ||
<br> | <br> | ||
| − | Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets''' | + | Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''. |
| Ligne 51 : | Ligne 52 : | ||
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]] | Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]] | ||
</div> | </div> | ||
| + | |||
| + | |||
| + | L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants : | ||
| + | |||
| + | :* Barre d'outils | ||
| + | :* Menu corporatif | ||
| + | :* Menu Burger | ||
| + | :* Tableau de bord d'un projet | ||
| Ligne 65 : | Ligne 74 : | ||
| − | Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte ''' | + | Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien '''Contrats''' dans la boîte '''Gestion des contrats''' présente dans le menu corporatif : |
| + | |||
| + | |||
| + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.25.34.png|center|frame|Accès aux Contrats ]] | ||
| + | |||
| + | |||
| + | === Menu Burger === | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Pour accéder à l'outil des '''Contrats''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Contrats'''. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.22.54.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]] | ||
| + | |||
| + | |||
| + | === Tableau de bord d'un projet === | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien '''Contrats''' dans la boîte '''Gestion des contrats''' présente dans le tableau de bord d'un projet : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.35.21.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions via le tableau de bord du projet]] |
| Ligne 77 : | Ligne 104 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.36.29.png|center|frame|Informations de base]] |
| Ligne 83 : | Ligne 110 : | ||
| − | + | Renseignez le titre du contrat. | |
| Ligne 105 : | Ligne 132 : | ||
| − | + | Vous permet de sélectionner le responsable du contrat. | |
| Ligne 111 : | Ligne 138 : | ||
| − | + | Associez un contrat maître au contrat. | |
| Ligne 117 : | Ligne 144 : | ||
| − | + | Associez un ou plusieurs projets. | |
| Ligne 123 : | Ligne 150 : | ||
| − | + | Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles. | |
| Ligne 135 : | Ligne 162 : | ||
| − | + | Ajoutez un numéro de commande. | |
| Ligne 141 : | Ligne 168 : | ||
| − | + | Sélectionnez les dates de début et de fin du contrat. | |
| Ligne 155 : | Ligne 182 : | ||
Pour importer les données de la demande d'acquisition dans le contrat correspondant : | Pour importer les données de la demande d'acquisition dans le contrat correspondant : | ||
| − | 1 - | + | 1 - Tapez le No de la demande d'acquisition (ID), ou le début du titre. |
[[Image:Contrat_Demande aquisition_Ajout.png|center|frame|Ajout via ID ou titre]] | [[Image:Contrat_Demande aquisition_Ajout.png|center|frame|Ajout via ID ou titre]] | ||
| − | 2 - | + | |
| + | 2 - Sélectionnez la demande d'acquisition dans la liste. | ||
[[Image:Contrat Demande aquisition Ajout Browse.png|center|frame|Ajout via Browse]] | [[Image:Contrat Demande aquisition Ajout Browse.png|center|frame|Ajout via Browse]] | ||
| − | À l'ajout d'une requête d'achat, le système proposera alors d' | + | À l'ajout d'une requête d'achat, le système proposera alors d'importer les données dans le contrat en tant que montant initial de contrat ou amendement (avenant). Les données importées provenant de la demande d'acquisition sont : |
| − | * '''''Le titre''''' : qui deviendra le titre du contrat mais sera bien évidemment modifiable | + | * '''''Le titre''''' : qui deviendra le titre du contrat mais sera bien évidemment modifiable. |
| − | * '''''Le fournisseur''''' : visible dans la section Soumissionnaire | + | * '''''Le fournisseur''''' : visible dans la section '''Soumissionnaire'''. |
| − | * '''''Le montant''''' : visible soit dans la partie Montant initial ou bien la partie Avenant | + | * '''''Le montant''''' : visible soit dans la partie '''Montant initial''' ou bien la partie Avenant. |
* '''''Les documents''''' | * '''''Les documents''''' | ||
| + | |||
[[Image:Contrat Demande aquisition Ajout Browse.png|center|frame|Importation des données de la demande d'acquisition dans le contrat]] | [[Image:Contrat Demande aquisition Ajout Browse.png|center|frame|Importation des données de la demande d'acquisition dans le contrat]] | ||
| Ligne 181 : | Ligne 210 : | ||
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Un contrat peut être lié à plusieurs demandes d'acquisitions.'''</big> | | [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Un contrat peut être lié à plusieurs demandes d'acquisitions.'''</big> | ||
|} | |} | ||
| + | |||
=== Appel d'offres === | === Appel d'offres === | ||
| − | Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc | + | Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc.) |
| + | |||
| + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.41.28.png|center|frame|Ajouter un appel d'offres]] | ||
| − | |||
== Soumissionnaires, intervenants et échéancier == | == Soumissionnaires, intervenants et échéancier == | ||
| Ligne 202 : | Ligne 233 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.14.40.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]] |
| Ligne 211 : | Ligne 242 : | ||
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]]. | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]]. | ||
</div> | </div> | ||
| + | |||
=== Intervenants === | === Intervenants === | ||
| − | Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, | + | Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation et éventuellement, ajoutez des notes : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.18.18.png|center|frame|Ajouter un intervenant]] |
| Ligne 232 : | Ligne 264 : | ||
| − | Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et | + | Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionnez les livrables souhaités : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.39.56.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]] |
| Ligne 253 : | Ligne 285 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.41.38.png|center|frame|Ajouter une obligation]] |
| Ligne 267 : | Ligne 299 : | ||
| − | Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et | + | Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajoutez éventuellement une note : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.43.58.png|center|frame|Ajouter un risque]] |
| Ligne 284 : | Ligne 316 : | ||
| − | Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle. | + | Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle. |
| Ligne 290 : | Ligne 322 : | ||
| − | Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, | + | Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajoutez un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton '''Ajouter''' et renseignez les différents champs. |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_22.45.31.png|center|frame|Ajouter un budget autorisé]] |
| Ligne 304 : | Ligne 336 : | ||
| − | Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant avec | + | Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant avec taxes du montant initial + le montant des avenants - le montant des factures |
| Ligne 316 : | Ligne 348 : | ||
| − | Pour ajouter un montant initial, | + | Pour ajouter un montant initial, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.18.38.png|center|frame|Ajouter un montant initial]] |
| Ligne 333 : | Ligne 365 : | ||
| − | Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie | + | Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie '''montant initial''' du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des ''flags'' vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus. |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_18.46.22.png|center|frame|Flag]] |
| − | Pour consulter le journal des changements de l'éléments, | + | Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche. |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_18.47.49.png|center|frame|Ouverture de la fiche de l'élément]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_18.48.50.png|center|frame|Journal des changements]] |
| Ligne 361 : | Ligne 393 : | ||
| − | Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, | + | Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.45.54.png|center|frame|Ajouter un avenant]] |
| Ligne 383 : | Ligne 415 : | ||
| − | Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie | + | Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie '''Avenant''' du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des ''flags'' vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus. |
| Ligne 389 : | Ligne 421 : | ||
| − | Pour consulter le journal des changements de l'éléments, | + | Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche. |
| Ligne 401 : | Ligne 433 : | ||
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]]. | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]]. | ||
</div> | </div> | ||
| + | |||
=== Factures === | === Factures === | ||
| − | Les factures liées au contrat pourront être | + | Les factures liées au contrat pourront être prises en compte et se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.47.56.png|center|frame|Ajouter une facture]] |
| − | Si le montant d’une facture qui est associée à un contrat vient à être changé, un flag apparaitra alors dans la partie « Factures » du contrat. Il suffira de cliquer sur le flag orange afin de rétablir la situation. | + | Si le montant d’une facture qui est associée à un contrat vient à être changé, un ''flag'' apparaitra alors dans la partie « Factures » du contrat. Il suffira de cliquer sur le ''flag'' orange afin de rétablir la situation. |
| Ligne 438 : | Ligne 471 : | ||
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître. | Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître. | ||
</div> | </div> | ||
| + | |||
:; Sous-total des items | :; Sous-total des items | ||
| Ligne 462 : | Ligne 496 : | ||
Total des factures - Total des quittances AVEC taxes | Total des factures - Total des quittances AVEC taxes | ||
| + | |||
== Notes et documents == | == Notes et documents == | ||
| Ligne 469 : | Ligne 504 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.51.53.png|center|frame|Documentation du contrat]] |
| Ligne 480 : | Ligne 515 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.07.58.png|center|frame|Ajouter un suivi]] |
:; Permalien | :; Permalien | ||
| − | + | Copiez ce lien pour partager le contrat avec des utilisateurs ayant un accès aux contrats. En cliquant sur le lien, il se copie automatiquement. | |
| Ligne 491 : | Ligne 526 : | ||
| − | L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de | + | L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats : |
| Ligne 497 : | Ligne 532 : | ||
| − | Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image: | + | Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.09.26.png]] et sélectionnez le modèle voulu : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.10.12.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]] |
| Ligne 511 : | Ligne 546 : | ||
| − | Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, les situations intervenants, situations soumissionnaires, etc. | + | Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, les situations intervenants, situations soumissionnaires, etc., cliquez sur l'onglet '''Configurer''' : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.12.21.png|center|frame|Gérer les statuts]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.21.38.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]] |
| Ligne 528 : | Ligne 563 : | ||
| − | Afin de trouver rapidement | + | Afin de trouver rapidement un '''contrat''' parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition. |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]] |
Vous pourrez également faire une recherche : | Vous pourrez également faire une recherche : | ||
| + | |||
:* Par tag en écrivant #''nom du tag'' | :* Par tag en écrivant #''nom du tag'' | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]] |
| + | |||
| + | |||
| + | :* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'', etc. | ||
| + | |||
| + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]] | ||
| − | |||
| + | :* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc. | ||
| − | |||
| + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]] | ||
=== Filtres === | === Filtres === | ||
| Ligne 554 : | Ligne 595 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.23.16.png|center|frame|Filtres]] |
| + | |||
| + | |||
| + | {| class="wikitable" style='width: 100%;' | ||
| + | |- bgcolor='#fcf0de' | ||
| + | | [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big> | ||
| + | |} | ||
| Ligne 561 : | Ligne 608 : | ||
<div class="note"> | <div class="note"> | ||
| − | Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris | + | Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris. |
</div> | </div> | ||
Version actuelle datée du 1 août 2022 à 22:49
Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.
Sommaire
- 1 Accès à l'outil
- 2 Informations de base
- 3 Demandes d'acquisitions et appels d'offres
- 4 Soumissionnaires, intervenants et échéancier
- 5 Obligations et risques
- 6 Montant initial, avenants, factures et dénonciations/quittances
- 7 Notes et documents
- 8 Suivis et permalien
- 9 Interface de la liste des contrats
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Contrats.
Pour l'outil des Contrats vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les contrats dans la liste des Contrats.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'écriture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Menu Burger
- Tableau de bord d'un projet
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des contrats en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Gestion des contrats présente dans le menu corporatif :
Menu Burger
Pour accéder à l'outil des Contrats via le menu Burger, cliquez sur l'icône. 
Puis, sélectionnez Contrats.
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Gestion des contrats présente dans le tableau de bord d'un projet :
Informations de base
La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
Titre
Renseignez le titre du contrat.
Statut
Les différents statuts de base d'un contrat sont :
- Nouveau
- Signé
- En réalisation
- Fermé
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Responsable
Vous permet de sélectionner le responsable du contrat.
Contrat maîtres
Associez un contrat maître au contrat.
Projets
Associez un ou plusieurs projets.
Unités fonctionnelles
Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles.
Tags
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.
Numéro de commande
Ajoutez un numéro de commande.
Date de début et fin
Sélectionnez les dates de début et de fin du contrat.
Demandes d'acquisitions et appels d'offres
La création d'un contrat peut être le résultat d'un processus d'achat dont la demande d'acquisition (ou requête d'achat) en serait un intrant.
Demandes d'acquisitions (ou requête d'achat)
Pour importer les données de la demande d'acquisition dans le contrat correspondant :
1 - Tapez le No de la demande d'acquisition (ID), ou le début du titre.
2 - Sélectionnez la demande d'acquisition dans la liste.
À l'ajout d'une requête d'achat, le système proposera alors d'importer les données dans le contrat en tant que montant initial de contrat ou amendement (avenant). Les données importées provenant de la demande d'acquisition sont :
- Le titre : qui deviendra le titre du contrat mais sera bien évidemment modifiable.
- Le fournisseur : visible dans la section Soumissionnaire.
- Le montant : visible soit dans la partie Montant initial ou bien la partie Avenant.
- Les documents
 Un contrat peut être lié à plusieurs demandes d'acquisitions.
|
Appel d'offres
Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc.)
Soumissionnaires, intervenants et échéancier
Cette section permet de répertorier les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les intervenants de ce dernier et de planifier un échéancier.
Soumissionnaires
Lors de l'association d'un appel d'offre, et si vous acceptez l'importation de tous les éléments de ce dernier, les soumissionnaires seront alors importés. Vous aurez également la possibilité d'aller sélectionner les soumissionnaires choisis dans la liste des relations. Vous pourrez alors statuer sur la situation de chacun d'entre eux afin de faire ressortir le soumissionnaire bénéficiaire du présent contrat.
Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Intervenants
Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation et éventuellement, ajoutez des notes :
Les situations concernant les intervenants sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Échéancier
Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionnez les livrables souhaités :
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet, soit l'avancement de vos activités.
Obligations et risques
Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.
Obligations
Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :
Les situations concernant les obligations sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Risques
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajoutez éventuellement une note :
Les situations concernant les risques sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Montant initial, avenants, factures et dénonciations/quittances
Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.
Budget autorisé
Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajoutez un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton Ajouter et renseignez les différents champs.
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
Montant total
Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant avec taxes du montant initial + le montant des avenants - le montant des factures
Montant initial
Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant initial de contrat.
Ajout manuel
Pour ajouter un montant initial, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
Les catégories du montant initial sont personnalisables.
Ajout automatique
Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie montant initial du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des flags vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.
Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Avenants
Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant d’avenant au contrat.
Ajout manuel
Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
Les catégories des avenants sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Ajout automatique
Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie Avenant du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des flags vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.
Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Factures
Les factures liées au contrat pourront être prises en compte et se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :
Si le montant d’une facture qui est associée à un contrat vient à être changé, un flag apparaitra alors dans la partie « Factures » du contrat. Il suffira de cliquer sur le flag orange afin de rétablir la situation.
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
Les catégories des factures sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Dénonciations / Quittances
Le bilan des dénonciations ainsi que des quittances qui y sont liées apparaîtront dans le contrat. Le montant total des quittances permettra de pouvoir le comparer au montant facturé afin de suivre ces éléments dans le contrat.
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
- Sous-total des items
Montant total des dénonciations SANS taxes
- Sous-total des quittances
Montant total des quittances SANS taxes
- Sous-total
Sous-total des items - Sous-total des quittances
- Sous-total quittances restantes
Sous-total des dénonciations - Sous-total des quittances SANS taxes
- Total quittances restantes
Total des factures - Total des quittances AVEC taxes
Notes et documents
Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :
Suivis et permalien
- Suivis
La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer complétés.
- Permalien
Copiez ce lien pour partager le contrat avec des utilisateurs ayant un accès aux contrats. En cliquant sur le lien, il se copie automatiquement.
Interface de la liste des contrats
L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats :
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Statuts
Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, les situations intervenants, situations soumissionnaires, etc., cliquez sur l'onglet Configurer :
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Recherche
Afin de trouver rapidement un contrat parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.
- Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.
Filtres
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise. Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
 Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres
|
- Projets : Permet de rechercher par projet.
- Statuts : Filtrer par statuts.
Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris.
- Responsables : Permet de rechercher par responsable.
- Contrats maîtres : Permet de rechercher par contrat maître.
- Unités fonctionnelles : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
- Début : Permet de rechercher par date de début.
- Fin : Permet de rechercher par date de fin.
- Demandes d'acquisitions : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
- Appels d'offres : Permet de rechercher par appel d'offre.
- Soumissionnaires : Permet de rechercher par soumissionnaire.
- Intervenants : Permet de rechercher par intervenants.
- Risques : Permet de rechercher par risque.
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #30
