Rencontres : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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(→‎Permissions requises)
 
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
 
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
  
−
La réalisation d'un projet suppose qu'un certain nombre d'activités de projets doit être exécuté par des intervenants. La réunion est technique et très efficace pour s'occuper des préoccupations de gestion reliées à la gestion des délais ou la gestion des risques.
 
  
−
Un rencontre de gré à gré dans le but de résoudre un problème constitue encore la meilleur façon de communiquer entre individus, en réunissant autour d'une même table les intervenants concernés afin d'élaborer une solution optimale pour le projet.
+
L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.
  
  
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== Accès à l'outil ==
 
== Accès à l'outil ==
 +
  
 
=== Permissions requises ===
 
=== Permissions requises ===
  
  
−
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum de '''lecture''' est requise.
+
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
 +
 
  
−
:* Dans les permissions globales : sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Réunions'''
+
:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
  
  
−
[[Image:Reunions Perm requise.png|center|frame|Permission requise]]
+
[[Image:Renc permi.png|center|frame|Permission requise]]
  
  
−
<div class="note">
+
Pour l'outil des rencontres l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions :
−
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|Gestion des permissions]]
 
−
</div>
 
  
  
−
Pour l'outil des réunions vous devez choisir entre différents types de permissions :
+
:;Permission de ''lecture''
 +
Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
 +
<br>
 +
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission de ''lecture''  
+
:;Permission d'''écriture''
−
Cette permission permet de voir toutes les réunions qui ne sont pas associées à un projet.
+
Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
−
Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
+
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission d' ''écriture''  
+
:;Permission d'''ajouter''
−
Cette permission permet de modifier toutes les réunions dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
+
Cette permission permet d'ajouter une rencontre.
 
<br>
 
<br>
−
Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
+
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
+
:;Permission de ''supprimer''
−
Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les réunions dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
+
Cette permission permet de supprimer les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
−
Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Ajouter/Supprimer''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
+
Si la rencontre est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission de ''Gérer''  
+
:;Permission d'''Appliquer sur tous les projets''
−
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte''du fait que vous soyez '''responsable''' NI des projets associés.
+
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les rencontres.
 
<br>
 
<br>
−
Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum d'''' Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors modifier toutes les réunions <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>.
 
 
   
 
   
  
−
L'outil de gestion des réunions peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]].</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
  
 +
:* Barre d'outils
 
:* Menu corporatif
 
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Calendrier
 
:* Calendrier
 +
 +
 +
=== Barre d'outils ===
 +
 +
 +
Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
 +
 +
 +
[[Image:Rencontres Barre outils.png|center|frame|Icône]]
 +
  
 
=== Menu corporatif ===
 
=== Menu corporatif ===
  
−
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''' :
 
  
 +
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :
  
−
[[Image:Reunions Menu corpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
+
 
 +
[[Image:Rencontre MenuCorpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
 +
 
 +
 
 +
=== Menu d'intérêts ===
 +
 
 +
 
 +
Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :
 +
 
 +
 
 +
{| style='margin-left: auto; margin-right: auto;'
 +
|-
 +
| [[Image:Rencontre MenuPerso1.png|gauche|frame|]]
 +
|| [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu d'intérêts]]
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
=== Menu Burger ===
 +
 
 +
 
 +
Pour accéder à l'outil '''Rencontres''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Rencontres'''.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-19_à_21.24.00.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
  
  
 
=== Tableau de bord d'un projet ===
 
=== Tableau de bord d'un projet ===
  
−
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''' :
 
  
 +
Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :
  
−
[[Image:Reunions tableau de bord projet.png|center|frame|Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet]]
+
 
 +
[[Image:Renc mod tdbp.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
 +
 
 +
 
 +
Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.
  
  
 
=== Calendrier ===
 
=== Calendrier ===
  
−
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
 
  
 +
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
  
−
[[Image:Reunions calendrier.png|center|frame|Accès à l'outil via le calendrier]]
+
 
 +
[[Image:Rencontre Calendrier.png|center|frame|Accès via le calendrier]]
  
  
 
== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
  
−
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos réunions, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
 
  
 +
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
  
−
[[Image:Reunions informations de base.png|center|frame|Informations de base]]
 
  
 +
[[Image:Renc info 1.png|center|frame|Informations de base]]
  
−
=== Titre ===
 
  
−
Vous devez donner un titre à votre réunion.
+
[[Image:Renc info 2.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
−
=== Statut ===
+
[[Image:Renc info 3.png|center|frame|Informations de base]]
  
−
La réunion possède différents statuts :
 
  
−
:* À venir
+
:* '''Titre''' : Renseignez le titre de la rencontre.
−
:* En cours
+
:* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
−
:* Reporté
+
:* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
−
:* Complété
+
:* '''Date''' : Sélectionnez la date de la rencontre.
−
:* Archivé
+
:* '''Début et fin''' : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
−
:* Modèle
+
:* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
 +
:* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
 +
:* '''Intervenants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
 +
:* '''Projets''' : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
 +
:* '''Sprint''' : Associer la rencontre à un sprint.
 +
:* '''Ordre du jour''' : Préparer un ordre du jour.
 +
:* '''Notes''' : Ajouter des notes.
 +
:* '''Documents''' : Ajouter des documents.
  
  
−
=== Date et heure ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs]].</big>
 +
|}
  
−
Vous devez entrer la date et l'heure planifiées de la réunion.
 
  
 +
Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.
  
−
=== Lieu ===
 
  
−
Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section [[Interface d'édition des fiches]].</big>
 +
|}
  
  
−
=== Responsable ===
+
== Préparer un ordre du jour ==
  
−
Par définition, le responsable de la réunion est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la réunion, est par défaut la personne qui va créer la réunion. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
+
 
 +
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
 +
 
 +
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
 +
:* Saisissez l'ordre du jour
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc ajout odj.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
 +
 
 +
 
 +
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc odj déplacé.png|center|frame|Déplacer les sujets de la rencontre]]
 +
 
 +
 
 +
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc odj statut.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs##Ajouter_un_statut_pour_un_champ_natif|Personnaliser les statuts]].</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
=== Ajouter des tâches ===
 +
 
 +
 
 +
Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, cliquer sur la ligne dans la colonne pour ouvrir la fonctionnalité des tâches :
  
  
−
=== Convoqué par ===
+
[[Image:Renc odj tache.png|center|frame|Accéder à la fiche du sujet]]
  
−
Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la réunion. La ressource renseignée, lors de la création de la réunion, est par défaut la personne qui va créer la réunion mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches'''</big>
 +
|}
  
−
=== Participants ===
 
  
−
Les personnes invitées à participer à la réunion. Tous les participants recevront des notifications concernant la réunion en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression.
+
La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.
  
  
−
=== Projet ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit AjouterTache.png|center|frame|Ajouter une nouvelle tâche]]
  
−
Vous pouvez associer la réunion à un projet.
 
  
 +
[[Image:Renc tahe.png|center|frame|Renseigner les champs de la tâche]]
  
−
=== Relation ===
 
  
−
Vous pouvez associer la réunion à une relation.
+
Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.
  
  
−
== Objectifs et ordre du jour ==
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit VisualisationTache.png|center|frame|Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre]]
  
−
Cette section permet de définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].</big>
 +
|}
  
−
[[Image:Reunions objectifs.png|center|frame|Objectifs et ordre du jour]]
 
  
 +
=== Ajouter un compte rendu et décisions ===
  
−
=== Objectifs ===
 
  
−
Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.
+
Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :
  
  
−
=== Documents ===
+
* si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.
  
−
Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.
 
  
 +
[[Image:Renc ODJ CR.png|center|frame|Entrer directement un compte rendu dans la colonne]]
  
−
=== Ordre du jour ===
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface_des_sous-listes]].</big>
 +
|}
  
−
[[Image:Reunions ordre du jour.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
 
  
 +
* si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.
  
−
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
 
  
−
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
+
[[Image:Renc titre odj.png|center|frame|Clic sur le titre du sujet]]
−
:* Saisissez l'ordre du jour
 
  
  
−
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
+
[[Image:Renc décisions.png|center|frame|Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet]]
  
  
−
[[Image:Reunions ordre du jour glisser.png|center|frame|Prioriser les points de la réunion]]
+
== Programmer une rencontre récurrente ==
  
  
−
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
+
Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.
  
  
−
[[Image:Reunions ordre du jour statut.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
+
Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.
  
  
 +
[[Image:Rencontre TAB dupliquer.png|center|frame|Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période]]
  
−
Vous aurez le choix entre :
 
  
−
:* À discuter
+
Des options de duplication seront alors proposées :
−
:* Reporté
 
−
:* Caduque
 
−
:* Complété
 
  
 +
* Tous les jours jusqu'au ...
 +
* Chaque semaine jusqu'au ...
 +
* Tous les mois jusqu'au ...
 +
* Chaque année jusqu'au ...
  
−
:Pour pouvoir modifier les champs '''Tâches''' et '''Décisions''', cliquez sur le titre du point à aborder :
 
  
 +
[[Image:Rencontre TAB dupliquer Options.png|center|frame|Options de duplication]]
  
−
[[Image:Reunions ordre du jour ajout tache.png|center|frame|Ajouter une tâche, une décision]]
 
  
 +
== Interface de la liste des rencontres ==
  
−
:Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur '''Ajouter''' et renseignez le titre de la tâche :
 
  
 +
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
  
−
[[Image:Reunions ordre du jour ecrire tache.png|center|frame|Ajouter une tâche dans un ordre du jour]]
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
:;Statut
 
−
:Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.
 
  
 +
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône [[Image:Rencontre Icone.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
  
−
<div class="note">
 
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les onglets]].
 
−
</div>
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Responsable
 
−
:Par défaut le responsable est la ressource qui créé la tâche. Vous pouvez changer de responsable en cliquant dans la cellule puis sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.52.29.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Durée
 
−
:Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.53.53.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Heures à venir
 
−
:Ce sont les heures estimées pour la réalisation de la tâche.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].</big>
 +
|}
  
−
:;Date limite
 
−
:Vous pouvez indiquer une date limite pour effectuer la tâche
 
  
 +
=== Statuts ===
  
−
:;Avancement
 
−
:Si la tâche est associée à une activité de projet, l'avancement représente le pourcentage des heures travaillées par rapport aux heures à venir budgétées pour cette activité.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Configurer]]
  
−
<div class="note">
 
−
Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].
 
−
</div>
 
  
 +
Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
  
−
:;Décisions
 
−
:Pour ajouter une décision, cliquez sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants :
 
−
::* Décision
 
−
::* Date
 
−
::* Responsable
 
−
::* Description
 
  
 +
[[Image:Rencontre Configurer.png|center|frame|Configurer]]
  
−
<div class="note">
 
−
Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur la décision
 
−
</div>
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_09.02.17.png|center|frame|Configurer]]
  
−
[[Image:Reunions ordre du jour ajout decision.png|center|frame|Modifier la décision]]
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big>
 +
|}
  
−
:;Compte-rendu
 
−
:Vous pouvez entrer un compte-rendu de la réunion.
 
  
 +
== Recherche ==
  
−
== Interface de la liste des réunions ==
 
  
−
L'outil de gestion des réunions est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des réunions est personnalisables.
+
=== Recherche rapide ===
  
  
−
<div class="note">
+
Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Recherche ===
+
[[Image:Rencontre Recherche.png|center|frame|Recherche]]
  
−
Afin de trouver rapidement une réunion parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
 
  
 +
:: Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre
  
−
[[Image:Reunions recherche.png|center|frame|Recherche]]
 
  
 +
[[Image:Rencontre Recherche ID1.png|center|frame|Recherche dans l'ID]]
  
−
=== Filtres ===
 
  
−
La liste des réunions possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
+
:: Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre
  
  
−
[[Image:Reunions filtres.png|center|frame|Filtres]]
+
[[Image:Rencontre Recherche Titre1.png|center|frame|Recherche dans le titre]]
  
  
−
:;Voir
+
=== Recherche avec filtres ===
−
:Vous pouvez choisir entre voir :
 
−
::*toutes les réunions
 
−
::*mes réunions seulement
 
  
  
−
:;Projet
+
La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :  
−
:Vous pouvez filtrer par projets.
 
  
  
−
:;Responsable
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-27_à_16.16.49.png|center|frame|Recherche avec filtres]]
−
:Vous pouvez filtrer par responsable.
 
  
  
−
:;Convoqué par
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
:Vous pouvez chercher une réunion par la personnes qui l'a convoquée.
+
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
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:;Participants
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:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
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:Vous pouvez chercher une réunion par ses participants.
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:* '''D'intérêt''' : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
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:* '''Date début et fin''' : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
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:* '''Participant''' : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
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:* '''Projet''' : Vous pouvez filtrer par projets.
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:* '''Relations''' : Vous pouvez filtrer par relations.
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:* '''Responsables''' : Vous pouvez filtrer par responsable.
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:* '''Types''' : Filtrer par types de rencontre.
  
  
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:;Date
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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:Vous pouvez chercher une réunion par une intervalle de dates.
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| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre</big>
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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Retrouvez ces informations en images sur notre [http://isios.ca/fr/apprendre/tutoriel-7-gerer-les-reunions/| Tutoriel #7]  
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]</big>
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Version actuelle datée du 17 octobre 2024 à 19:49


L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Rencontres


Permission requise


Pour l'outil des rencontres l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter une rencontre.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.


Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.


Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les rencontres.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet
  • Calendrier


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Menu d'intérêts

Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :


Rencontre MenuPerso1.png
Accès via le menu d'intérêts


Menu Burger

Pour accéder à l'outil Rencontres via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Rencontres.


Accès via le tableau de bord d'un projet


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.


Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :


Accès via le calendrier


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Informations de base


Informations de base


  • Titre : Renseignez le titre de la rencontre.
  • Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
  • Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
  • Date : Sélectionnez la date de la rencontre.
  • Début et fin : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
  • Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
  • Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton Tache Logobrowse.png pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
  • Intervenants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
  • Projets : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
  • Sprint : Associer la rencontre à un sprint.
  • Ordre du jour : Préparer un ordre du jour.
  • Notes : Ajouter des notes.
  • Documents : Ajouter des documents.


Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.


Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.


Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.


Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

  • Cliquez sur Ajouter
  • Saisissez l'ordre du jour


Ajouter un ordre du jour


Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :


Déplacer les sujets de la rencontre


Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :


Statuer sur un ordre du jour


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section Personnaliser les statuts.


Ajouter des tâches

Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, cliquer sur la ligne dans la colonne pour ouvrir la fonctionnalité des tâches :


Accéder à la fiche du sujet


Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches


La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.


Ajouter une nouvelle tâche


Renseigner les champs de la tâche


Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.


Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre


Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.


Ajouter un compte rendu et décisions

Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :


  • si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.


Entrer directement un compte rendu dans la colonne


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface_des_sous-listes.


  • si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.


Clic sur le titre du sujet


Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet


Programmer une rencontre récurrente

Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.


Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.


Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période


Des options de duplication seront alors proposées :

  • Tous les jours jusqu'au ...
  • Chaque semaine jusqu'au ...
  • Tous les mois jusqu'au ...
  • Chaque année jusqu'au ...


Options de duplication


Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône Rencontre Icone.png et sélectionnez le modèle voulu :


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Configurer


Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :


Configurer


Configurer


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre


Recherche dans l'ID


Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche avec filtres


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Statuts : Filtrer par statuts.
  • D'intérêt : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
  • Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
  • Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
  • Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
  • Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
  • Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
  • Types : Filtrer par types de rencontre.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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