Factures : Différence entre versions

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Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.
 
Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.
  
Qu'elles soient de type '''Clients''' ou '''Fournisseurs''', les factures vous permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.
+
Qu'elles soient de type '''Clients''' ou '''Fournisseurs''', les factures permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.
  
  
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=== Permissions requises ===
+
=== Permissions requises ===  
  
  
Pour pouvoir accéder à la liste des factures, les permissions globales minimums suivantes sont requises :
+
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
  
  
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne de '''Factures'''
+
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Factures'''.
:* Cocher l'option voir coûts et taux horaire
 
  
  
[[Image:Factures Perm Globales.png|center|frame|Permissions requises]]
+
[[Image:Factures perm.requises.png|center|frame|Permissions requises]]
  
  
Pour l'outil des factures vous devez choisir entre différents types de permissions :
+
Pour l'outil des factures, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :
  
  
:;Permission de ''lecture''  
+
:;Permission de ''lecture''
Cette permission permet de voir toutes les factures dans la liste des factures.
+
Cette permission permet de voir toutes les factures qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
Pour visualiser les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
  
  
:;Permission de ''écriture''  
+
:;Permission d'''écriture''
Cette permission permet de modifier les factures dont vous '''êtes responsables'''.
+
Cette permission permet de modifier toutes les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
Pour modifier les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets.
  
  
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
+
:;Permission d'''ajouter''
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les projets dont vous '''êtes responsables'''.
+
Cette permission permet d'ajouter une facture.
 
<br>
 
<br>
Pour ajouter/supprimer les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de '''ajouter''' et '''supprimer'''sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets.
  
  
:;Permission de ''Gérer''  
+
:;Permission de ''supprimer''
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsables'''.
+
Cette permission permet de supprimer les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 +
<br>
 +
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
 +
 
 +
 
 +
:;Permission d'''Appliquer sur tous les projets''
 +
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les factures.
 
<br>
 
<br>
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
 
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
+
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]]
 
</div>
 
</div>
  
  
La liste des factures peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
+
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
  
 +
:* Barre d'outils
 
:* Menu corporatif
 
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Tableau de bord d'un projet
  
  
=== Menu corporatif ===
+
=== Barre d'outils ===
 +
 
  
 +
Vous pouvez accéder à la liste des '''factures''' en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
  
Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.50.18.png|center|frame|Icône]]
  
[[Image:Factures Menu corpo.png|center|frame|Accès via le Menu corporatif]]
 
  
 +
=== Menu Burger ===
  
=== Tableau de bord d'un projet ===
 
  
 +
Pour accéder à l'outil des '''factures''' divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Factures'''.
  
Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.56.09.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
  
[[Image:Factures Tableau Bord Projet.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
 
  
 +
=== Menu corporatif ===
  
''Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question ''.
 
  
 +
Pour accéder à la liste des '''factures''', cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
  
== Créer une nouvelle facture ==
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.54.41.png|center|frame|Accès via le Menu corporatif]]
  
Une fois que vous aurez cliqué sur un des accès aux factures, la liste des factures va alors s'ouvrir :
 
  
 +
=== Tableau de bord d'un projet ===
  
[[Image:Factures Liste .png|center|frame|Liste des factures]]
 
  
 +
Pour accéder à la liste des '''factures''', cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :
  
Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes la liste des factures sont personnalisables.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.02.32.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
  
<div class="note">
+
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser la vue des colonnes de la liste]].
+
''Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question ''.
</div>
 
  
  
Pour créer une nouvelle facture, cliquer sur le bouton '''Nouvelle''' :
+
== Ajouter une facture ==
  
  
[[Image:Factures Nouvelle.png|center|frame|Nouvelle facture]]
+
Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:
  
  
La fiche de la facture va alors s'ouvrir.
+
[[Image:Factures Ajouter Facture.png|center|frame|Ajouter une facture]]
  
  
== Informations de base ==
+
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
  
  
[[Image:Factures Infos de bases.png|center|frame|Informations de bases]]
+
[[Image:Fact info de base 1.png|center|frame|Informations de base]]
  
 +
[[Image:Fact info de base 2.png|center|frame|Informations de base]]
  
=== Titre ===
+
[[Image:Fact info de base 3.png|center|frame|Informations de base]]
  
 +
[[Image:Fact info de base 4.png|center|frame|Informations de base]]
  
Renseigner le titre de la facture.
+
[[Image:Fact info de base 5.png|center|frame|Informations de base]]
  
 +
[[Image:Fact info de base 6.png|center|frame|Informations de base]]
  
=== Statut ===
 
  
 +
:;Titre
 +
:Renseignez le titre de la facture (le No par exemple).
  
Les différents statuts de base d'un projet sont :
+
:;Statut
 +
:Les différents statuts de base d'une facture sont :
  
 
:* Nouvelle
 
:* Nouvelle
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<div class="note">
 
<div class="note">
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
+
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
=== Responsable ===
+
:;Période
 +
: Sélectionnez dans le calendrier, la date de la facture.
  
  
Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.
+
:;Responsable
 +
:Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.
  
  
=== Relation ===
+
=== Lier une facture à contrat ===
  
  
Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).
+
Pour associer un contrat à une facture afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :
  
  
=== Projet ===
+
:1 - entrez le titre du contrat, le No de bon de commande ou bien cliquez sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste
  
 +
[[Image:Couts Contrat Entrer titre.png|center|frame|Entrer le titre ou accéder à la liste des contrats]]
  
Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.
 
  
 +
:2 - sélectionnez le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans la facture
  
=== Tag ===
 
  
 +
[[Image:Couts Contrat Message importation.png|center|frame|Importer les données du contrat dans le coût divers]]
  
Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.
 
  
 +
Les données du contrat seront alors importées dans la facture.
  
== Informations sur la facture ==
 
  
 +
[[Image:Factures donnees importees.png|center|frame|Importer les données du contrat dans la facture]]
  
[[Image:Factures Infos factures.png|center|frame|Informations sur la facture]]
 
  
 +
=== Facturer des Items ===
  
=== Type ===
 
  
 +
C'est dans cette partie que vous allez ''Construire'' les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''.
  
Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
 
  
:* Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.21.40.png|center|frame|Ajouter des items]]
:* Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur par exemple
 
  
  
=== Items ===
+
Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :
  
  
C'est dans cette partie que vous allez ''Construire'' les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton ''''Ajouter''''.
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.24.20.png|center|frame|Renseigner des coûts]]
  
  
[[Image:Factures Ajout Item.png|center|frame|Ajouter des items]]
+
La fiche de modification des coûts de l'item '''''Achat matériel''''' va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.
  
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.29.46.png|center|frame|Modifier les coûts]]
  
Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts''. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :
 
  
 +
<span style="color:#4C7D99">'''1- Section des coûts'''</span>
  
[[Image:Factures Achat materiel.png|center|frame|Renseigner des coûts]]
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.19.08.png|center|frame|Modifier les coûts]]
  
la fiche de modification des coûts de l'item ''Achat matériel'' va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.
 
  
+
Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton ''Ajouter'' et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant, puis cliquez sur ''enregistrer''.
[[Image:Factures Couts CoutsDiv CoutRH.png|center|frame|Modifier les coûts]]
 
  
  
'''# Section des coûts'''
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.22.58.png|center|frame|Ajouter des coûts à un item]]
  
== Opportunité ==
 
  
 +
<div class="note">
 +
J'ai fait apparaître la colonne ''''' Total''''' qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.
 
  
 +
<span style="color:#4C7D99">'''2- Section des coûts divers'''</span>
  
[[Image:Mobil Projet Opportunité.png|center|frame|Opportunité]]
 
  
 +
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item '''''Rapport d'expertise'''''.
  
=== Évaluation ===
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.25.51.png|center|frame|Modifier les coûts divers]]
  
Vous pouvez évaluer votre opportunité. Les valeurs possibles sont définis via l'outil de configuration des valeurs d'évaluation des opportunités.
 
  
 +
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.
  
<div class="note">
+
L''''Évaluation de l'opportunité''' sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]].
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.52.28.png|center|frame|Modifier les coûts divers]]
</div>
 
  
  
=== Contraintes ===
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.07.58.png|center|frame|Sélectionner des coûts divers]]
  
  
Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.18.16.png|center|frame|Résultat]]
  
  
:* un titre
+
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.
:* une évaluation
 
:* un type
 
:* un responsable
 
:* une date de suivi
 
  
  
=== Obligation réglementaire ===
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.20.35.png|center|frame|Facturer un coût divers partiellement]]
  
  
C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.
+
Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :
  
  
=== Impact de l'obligation ===
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.22.17.png|center|frame|Visualiser un coût divers]]
  
  
C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.
+
<span style="color:#4C7D99">'''3- Section des coûts des ressources humaines'''</span>
  
  
== Objectifs ==
+
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item '''''2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier'''''.
  
  
C'est via cette section que évaluez les projets à financer par le plan d'investissement.
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.54.16.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]]
  
  
[[Image:Mobil Projet Objectifs.png|center|frame|Évaluation des projets]]
+
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.
  
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.36.25.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]]
  
=== Plan d'investissement ===
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.42.37.png|center|frame|Sélectionner des coûts de ressources humaines]]
  
Associez cette opportunité à un plan d'investissement afin de pouvoir évaluer les projets suivants les objectifs définis dans le plan d'investissement en question.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.44.36.png|center|frame|Résultat]]
  
=== Objectif globaux ===
 
  
 +
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.
  
Ce champs affichera le résultat de l'évaluation des objectifs.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.48.37.png|center|frame|Facturer un coût de ressources humaines partiellement]]
  
<div class="note">
 
Pour plus d'informations, consultez la section [[Plans_investissement|Plans d'investissement]]
 
</div>
 
  
 +
Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :
  
=== Objectifs stratégiques, opérationnels, financiers ===
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.51.58.png|center|frame|Visualiser un coût de ressources humaines]]
  
Pour chacun des objectifs définis par le plan d'investissement, sélectionnez l'évaluation correspondante.
 
  
 
+
<div class="note">
=== Objectifs ===
+
J'ai fait apparaître la colonne ''''' Total''''' qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
  
Ce champs permet d'ajouter des détails sur les objectifs ou de renchérir certaines explications.
+
Une fois que vous avez créé les différents items à facturer, continuez à remplir les autres champs disponibles.
  
  
== Étapes d'approbation et conformités ==  
+
=== Lier une facture à d'autres éléments ===
  
  
Cette section permet de définir les étapes d'approbation et leurs conformités.
+
:;Type
 +
:Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
  
 +
:* Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement.
 +
:* Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur, par exemple.
  
[[Image:Mobil Projet Etapes approbation.png|center|frame|Processus d'approbation et conformités]]
 
  
 +
:;Relation
 +
: Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire, etc.).
  
=== Nature du projet ===
 
  
 +
:;Projet
 +
: Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.
  
C'est via cette sélection que vous pouvez choisir la nature du projet.
 
  
 +
:;Tag
 +
: Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.
  
<div class="note">
 
Pour plus d'informations, consultez la section [[Nature des projets|Nature de projets]]
 
</div>
 
  
=== Étapes d'approbation ===
+
:;Taxes
 +
:Sélectionnez un scénario de taxes.
  
  
Vous pouvez définir les étapes d'approbation du projet. Une étape peut avoir les champs suivants :
+
:; Documents
 +
:Associez un ou plusieurs documents à la facture.
  
 +
== Suivis et permalien ==
  
:* Titre
 
:* Autorisé
 
:* Description
 
:* Critères d'autorisation
 
:* Date autorisée
 
  
 +
=== Suivis et notes===
  
=== Conformités ===
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.01.58.png|center|frame|Suivis]]
  
Vous pouvez définir la liste des conformités pour ce projet. Les conformités peuvent avoir les champs suivants :
 
  
:* Titre
+
Cette section permet de définir des suivis pour la facture.
:* Projet
 
  
  
=== Permalien ===
+
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur '''Ajouter''' et remplissez les champs suivants :
  
  
Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.
+
:* Date : date à laquelle le suivi doit être effectué.
  
  
== Modification d'un élément dans la fiche d'un projet ==
+
:* Complété : tant qu'un suivi est '''Non complété''', il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est '''complété''', il disparaîtra du calendrier.
  
  
Tout au long du cycle de vie de votre projet, vous serez amené à modifier ou à compléter certains champs dans la fiche de projet comme :
+
:* Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
  
:* le changement de phase
 
:* l'évaluation du projet
 
:* l'ajout de ressources travaillant sur votre projet etc...
 
  
 +
:* Commentaires : ajoutez une description au suivi.
  
Pour accéder à la fiche du projet, cliquer sur le titre du projet :
 
  
 +
Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.
  
[[Image:Mobil Projet Modifier fiche de projet.png|center|frame|Modifier ou compléter des éléments dans la fiche d'un projet]]
 
  
 +
=== Permalien ===
  
== Accéder au tableau de bord d'un projet ==
 
  
Le tableau de bord d'un projet vous permettra de gérer et suivre les informations du projet telles que : l'échéancier, les coûts, les risques etc... Pour accéder au tableau de bord  d'un projet, cliquer sur la flèche à droite du titre du projet dans la liste de projets :
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.03.00.png|center|frame|Permalien]]
  
  
[[Image:Mobil Projet Acces Tableau de bord projet.png|center|frame|Accéder au tableau de bord d'un projet]]
+
Copiez ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.
  
  
== Interface de la liste des projets ==
+
== Interface de la liste des factures ==
  
  
L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
+
L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
  
  
Ligne 363 : Ligne 370 :
  
  
Pour gérer les colonnes et les détails qui apparaîtront dans la liste des projets, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
+
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.04.58.png]] et sélectionnez le modèle voulu :  
  
  
[[Image:Mobil Projet vues.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.06.21.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
  
<div class="note">
+
<div class="note">  
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Modifier la vue des colonnes de la liste|Gérer les vues]].
+
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
 +
  
 
=== Statuts ===
 
=== Statuts ===
  
  
Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les champs''' :  
+
Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :  
  
  
[[Image:Mobil Projet gerer les champs Statuts.png|center|frame|Gérer les statuts]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.09.29.png|center|frame|Gérer les statuts]]
  
  
[[Image:Mobil Projet gerer les champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.13.51.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
  
  
 
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Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs / statuts]].
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Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
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Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
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Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
  
  
[[Image:Mobil Projet Recherche.png|center|frame|Recherche]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]]
  
  
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[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
  
  
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
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:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'', etc.
  
  
[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 et priorité]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
  
  
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'' etc....
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:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc.
  
  
[[Image:Gestion des relations Tags.png|center|frame|Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 ou priorité]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
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=== Filtres ===
  
  
=== Filtres ===
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La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
  
  
La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.15.20.png|center|frame|Recherche]]
  
  
[[Image:Mobil Projet Filtres.png|center|frame|Filtres]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
 +
|}
  
  
:;Statut
+
:* '''Projets''' : Permet de filtrer la liste des factures par projet.
:Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.
+
:* '''Statut''' : Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.
 +
:* '''Responsables''' : Permet de filtrer la liste des factures par responsable.
 +
:* '''Relations''' : Permet de filtrer la liste des factures par relation.
 +
:* '''Type''' : Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.
 +
:* '''Période''' : Permet de filtrer la liste des factures par période.
 +
:* '''Contrats''' : Permet de filtrer la liste des factures par contrat.
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
Pour faire apparaître tous les projets y compris ceux qui n'ont pas de statuts, '''désélectionnez tous''' les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner '''tous''' les statuts.
+
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
 
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</div>
 
 
:;Phase
 
:Permet de filtrer la liste de projet par phase de projet.
 
 
 
:;Responsables
 
:Permet de filtrer la liste de projet par responsable.
 
 
 
:;Portefeuilles
 
:Permet de filtrer la liste de projet par portefeuille.
 
 
 
:;Programmes
 
:Permet de filtrer la liste de projet par programme.
 
 
 
:;Sous-Programmes
 
:Permet de filtrer la liste de projet par sous-programme.
 
 
 
:;Unités fonctionnelles
 
:Permet de filtrer la liste de projet par unité fonctionnelle.
 
 
 
:;Relations
 
:Permet de filtrer la liste de projet par relation.
 
 
 
:;Industries
 
:Permet de filtrer la liste de projet par industrie.
 
 
 
:;Sous-Industries
 
:Permet de filtrer la liste de projet par sous-industrie.
 
 
 
:;Natures de projet
 
:Permet de filtrer la liste de projet par nature du projet.
 
 
 
:;Étapes d'approbation
 
:Permet de filtrer la liste de projet par étapes d'approbation.
 
 
 
:;Évaluation de l'opportunité
 
:Permet de filtrer la liste de projet par étape d'approbation.
 
 
 
:;Plans d'investissement
 
:Permet de filtrer la liste de projet par plan d'investissement.
 
 
 
:;Type de budget
 
:Permet de filtrer la liste de projet par type de budget.
 
  
  
 
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Retrouvez ces informations en images sur notre [http://isios.ca/fr/apprendre/tutoriel-3-creer-un-projet/| Tutoriel #3]  
+
Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquez sur [[Image:Rencontre reinitialiser filtres.png]]
 
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Version actuelle datée du 5 décembre 2024 à 21:11

Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.

Qu'elles soient de type Clients ou Fournisseurs, les factures permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Factures.


Permissions requises


Pour l'outil des factures, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les factures qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier toutes les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter une facture.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.


Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.


Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les factures.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des factures en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu Burger

Pour accéder à l'outil des factures divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Factures.


Accès à l'outil via le menu Burger


Menu corporatif

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :


Accès via le Menu corporatif


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question .


Ajouter une facture

Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:


Ajouter une facture


Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base
Informations de base
Informations de base
Informations de base
Informations de base
Informations de base


Titre
Renseignez le titre de la facture (le No par exemple).
Statut
Les différents statuts de base d'une facture sont :
  • Nouvelle
  • En attente
  • Payée


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Période
Sélectionnez dans le calendrier, la date de la facture.


Responsable
Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.


Lier une facture à contrat

Pour associer un contrat à une facture afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :


1 - entrez le titre du contrat, le No de bon de commande ou bien cliquez sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste
Entrer le titre ou accéder à la liste des contrats


2 - sélectionnez le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans la facture


Importer les données du contrat dans le coût divers


Les données du contrat seront alors importées dans la facture.


Importer les données du contrat dans la facture


Facturer des Items

C'est dans cette partie que vous allez Construire les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton Ajouter.


Ajouter des items


Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :


Renseigner des coûts


La fiche de modification des coûts de l'item Achat matériel va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.


Modifier les coûts


1- Section des coûts


Modifier les coûts


Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton Ajouter et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant, puis cliquez sur enregistrer.


Ajouter des coûts à un item


J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


2- Section des coûts divers


Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item Rapport d'expertise.


Modifier les coûts divers


La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.


Modifier les coûts divers


Sélectionner des coûts divers


Résultat


Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.


Facturer un coût divers partiellement


Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :


Visualiser un coût divers


3- Section des coûts des ressources humaines


Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item 2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier.


Modifier les coûts de ressources humaines


La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.


Modifier les coûts de ressources humaines


Sélectionner des coûts de ressources humaines


Résultat


Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.


Facturer un coût de ressources humaines partiellement


Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :


Visualiser un coût de ressources humaines


J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Une fois que vous avez créé les différents items à facturer, continuez à remplir les autres champs disponibles.


Lier une facture à d'autres éléments

Type
Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
  • Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement.
  • Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur, par exemple.


Relation
Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire, etc.).


Projet
Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.


Tag
Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.


Taxes
Sélectionnez un scénario de taxes.


Documents
Associez un ou plusieurs documents à la facture.

Suivis et permalien

Suivis et notes

Suivis


Cette section permet de définir des suivis pour la facture.


Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplissez les champs suivants :


  • Date : date à laquelle le suivi doit être effectué.


  • Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier.


  • Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.


  • Commentaires : ajoutez une description au suivi.


Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.


Permalien

Permalien


Copiez ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.


Interface de la liste des factures

L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Capture d’écran, le 2022-07-29 à 12.04.58.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet Configurer :


Gérer les statuts


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Projets : Permet de filtrer la liste des factures par projet.
  • Statut : Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.
  • Responsables : Permet de filtrer la liste des factures par responsable.
  • Relations : Permet de filtrer la liste des factures par relation.
  • Type : Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.
  • Période : Permet de filtrer la liste des factures par période.
  • Contrats : Permet de filtrer la liste des factures par contrat.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquez sur Rencontre reinitialiser filtres.png