Tâches

Une tâche est, par définition, une action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat. ISIOS offre des outils pour gérer et faire le suivi de vos tâches.

Bien qu'ISIOS gère aussi les tâches générales, vous avez la possibilité d'associer une tâche à des événements spécifiques via les outils suivants :

• La gestion des réunions
• La liste des projets
• Le diagramme de Gantt

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches

Permission requise

Pour l'outil des tâches vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des tags.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' Ajouter / supprimer dans les permissions de projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission minimum de lecture dans les permissions de projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

L'outil de gestion des tâches peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Menu corporatif
• Tableau de bord personnel
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :

Accès via le tableau de menu corporatif

Tableau de bord personnel

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :

Accès via le tableau de bord personnel

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via le calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le calendrier, à la date choisie :

Accès via le calendrier

Informations de bases

Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos tâches, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Titre

Renseignez le titre de la tâche.

Statut

Les statuts d'une tâche sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.

Les états actifs sont :

• Nouveau
• En cours de réalisation
• En attente

L'état inactif est :

• Terminé
• Fermé

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Le responsable est celui qui devra effectuer la tâche et s'assurer de la fermer une fois celle-ci terminée.

Tag

Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à la tâche.

Évaluation

Afin de mieux évaluer la tâche, ISIOS vous propose d'établir la priorité et la proximité de la tâche :

Qualification de la tâche

Heures à venir

Si la tâche a été créée via l'échéancier d'un projet, le nombre d'heure à venir, autrement dit le nombre d'heures budgété pour réaliser la tâche, sera inscrit automatiquement.

Si la tâche est créée via le gestionnaire de tâches et associée à une activité de projet (un peu plus bas), le nombre d'heures à venir sera alors inscrit dans l'échéancier du projet.

Priorité

La tâche peut avoir les priorités suivantes :

• Élevé
• Normale
• Faible

Difficulté

Vous pouvez choisir parmi différentes difficultés pour décrire votre tâche :

• Inconnue
• Très facile
• Facile
• Moyen
• Difficile
• Très difficile

Description

La section suivante permet de décrire en détail la tâche :

Description de la tâche

Description du travail

Ce champ permet d'ajouter une description plus détaillée de la tâche.

Documents

Cet outil permet d'ajouter des fichiers extérieurs ayant le potentiel de bonifier la documentation de la tâche.

Projets, activité et budget

Vous pouvez associer une tâche à :

• un projet
• une activité
• une fonction
• une catégorie de budget
• un type de budget
• un demandeur
• une relation

Informations complémentaires

Suivis et date limite

Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Date
• Complété
• Commentaires

Les différents suivis de la tâche seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge de la réalisation de la tâche.

Suivis

Date limite

Vous pouvez renseigner une date limite pour la réalisation qui sera représenté par un point rouge dans le calendrier de la ressource en charge de réaliser la tâche.

Autres champs disponibles

ID

Un numéro (ID) est attribué à chacune des tâches.

Créateur

Vous pouvez renseigner le créateur de la tâche.

Heures budgétisées

Vous pouvez renseigner le nombre d'heures budgétisées pour effectuer la tâche.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Interface de la liste des tâches

L'outil de gestion des tâches est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues

Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Création

Affiche la date de création du risque.

Prochain suivi

Le prochain suivi est le résultat d'un calcul du système qui affichera le premier suivi non complété, relié à ce risque.

Heures à venir

Cette colonne affiche le nombre d'heures à venir, basée sur le plan de projet.

Heures budgétées, heures travaillées, heures projetées

Dans le cas où la tâche est associée à un élément de projet, vous pouvez afficher les éléments de budget qui lui sont associés.

Onglets

Les onglets de la liste sont une reproduction exacte des différents statuts que vous avez définis pour la tâche.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Recherche

Afin de trouver rapidement une tâche parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les tâches qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les tâches qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des tâches possèdes des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un risque précis :

Filtres

Responsable

Filtrer par le nom du responsable.

Projet

Filtrer la liste par projet spécifique.

Activité

Filtrer la liste par activité.

Fonction

Filtrer la liste par fonction des ressources assignées.

Réunion

Filtrer la liste par les réunions contenant la ou les tâches recherchées.

Date

Filtrer la liste par une intervalle de date de suivis.

Priorité

Il est possible de filtrer la liste par la priorité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Élevée
• Normale
• Faible

Difficulté

Il est possible de filtrer la liste par la difficulté, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Négligeable
• Faible
• Acceptable
• Assez Élevé
• Trop élevé

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #5