Rencontres

L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Rencontres

Permission requise

Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum de Lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors voir toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Onglet dans la barre d'outils
• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé du côté gauche :

Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :

Accès à l'outil via le calendrier

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Titre

Vous devez donner un titre à votre rencontre.

Date et heure

Vous devez entrer la date et l'heure de début et de fin de la rencontre.

Statut

Une rencontre possède différents statuts :

• À venir
• En cours
• Reportée
• Complétée
• Archivée
• Modèle
• Annulée
• A confirmer

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Responsable

Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.

Convoqué par

Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la rencontre. La ressource renseignée, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource qui a convoqué la rencontre.

Participants

Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.

Objectif

Il s'agit d'un champ texte enrichi qui vous permettra de renseigner un ou plusieurs objectifs en utilisant la mise en forme disponible.

ordre du jour

Cette section vous permettra de préparer votre ordre du jour.

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Préparer un ordre du jour.

Type

Par défaut, les types d'une rencontre sont :

• Rendez-vous
• Réunion

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Lieu

Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.

Une représentation google map apparaîtra alors. Veillez à ne pas rentrer des détails par exemple numéro de la suite, code d'accès car la représentation s'en trouvera perturbée. Vous pourrez rentrer les détails dans la section commentaires.

Projet

Vous pouvez associer la rencontre à un ou plusieurs projets.

Activités

Vous pouvez associer la rencontre à une activité ou plusieurs.

Sprint

Vous pouvez associer la rencontre à un sprint.

Tâches

Permet de visualiser le nombre de tâches qui découlent de cette rencontre.

Notes

Il s'agit d'un champ texte enrichi qui vous permettra d'inscrire des notes en utilisant la mise en forme disponible.

Documents

Afin de mieux documenter la rencontre, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.

Suivis

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs suivis concernant la rencontre. Ces suivis apparaîtront dans le calendrier du responsable tant qu'ils ne seront pas complétés.

Ajouter une ou plusieurs suivis à la rencontre

• Date : Sélectionner la date du suivi.
• Complété : Cliquez sur le lien pour compléter le suivi.
• Responsable : Assignez un responsable pour effectuer le suivi.
• Commentaire : Ajouter un commentaire.
• Créateur : Ressource humaine ayant ajouté le suivi.

Pour faire apparaître des colonnes cachées, comme celle de "Créateur" par exemple, cliquer sur le petit œil en haut à droite du tableau de suivis

Permalien

Copier ce lien pour partager la rencontre avec des utilisateurs ayant un accès aux rencontres. En cliquant sur le permalien, la fiche de la rencontre s'ouvrira directement.

Permalien

Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

• Cliquez sur Ajouter
• Saisissez l'ordre du jour

Ajouter un ordre du jour

Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :

Déplacer les sujets de la rencontre

Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :

Statuer sur un ordre du jour

Vous aurez le choix entre :

• A Traiter
• Traité
• Reporté

Les statuts des ordres du jour sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

Ajouter des tâches, des décisions, point de suivi, compte rendu

Pour pouvoir ajouter des éléments pour un autre du jour, cliquer sur le titre du sujet pour accéder à la fiche de l'élément :

Accéder à la fiche du sujet

La fiche du sujet va alors s'ouvrir :

Fiche du sujet

Ajouter une tâche

Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur Ajouter. Cette action va vous ouvrir la liste des tâches dans laquelle vous pourrez ajouter une tâche :

Ajouter une tâche dans un ordre du jour

Ajouter une tâche dans un ordre du jour

Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.

Une fois la tâche créée, fermer la liste des tâches en cliquant sur le X pour revenir à votre sujet de rencontre :

Fermer la liste des tâches

Pour visualiser la tâche ajoutée dans la rencontre, il suffit de fermer la liste des tâches, cliquer sur OK et enregistrer la rencontre.

Compte rendu, décisions et autres informations

Durée

Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.

Statut

Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Compte-rendu

Vous pouvez entrer un compte-rendu pour le sujet.

Décisions

Pour ajouter une décision, cliquez sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Décision
• Date
• Responsable
• Description

Ajouter une ou plusieurs décisions à l'ordre du jour

Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur le titre de la décision

Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Les statuts et types d'une rencontre sont personnalisables. Pour gérer les statuts et les types, cliquez sur l'onglet Gérer  :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Exemple de filtres possibles sur la liste des rencontres

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

• Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

• Voir : Vous pouvez choisir entre voir :

• toutes les rencontres
• mes rencontres seulement

• Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
• Responsable : Vous pouvez filtrer par responsable.
• Convoqué par : Vous pouvez chercher une rencontre par la personnes qui l'a convoquée.
• Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
• Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.