Rencontres : Différence entre versions
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span> | <span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span> | ||
| − | L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi | + | |
| + | L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien. | ||
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Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable. | Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable. | ||
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| − | Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum de''' Lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors voir toutes les rencontres <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>. | + | Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum de ''' Lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors voir toutes les rencontres <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>. |
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:* Tableau de bord d'un projet | :* Tableau de bord d'un projet | ||
:* Calendrier | :* Calendrier | ||
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=== Barre d'outils === | === Barre d'outils === | ||
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| − | Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes | + | Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant : |
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|| [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu d'intérêts]] | || [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu d'intérêts]] | ||
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=== Menu Burger === | === Menu Burger === | ||
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Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question. | Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question. | ||
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=== Calendrier === | === Calendrier === | ||
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[[Image:Rencontre Calendrier.png|center|frame|Accès via le calendrier]] | [[Image:Rencontre Calendrier.png|center|frame|Accès via le calendrier]] | ||
| + | |||
== Informations de base == | == Informations de base == | ||
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[[Image:Rencontre Infosde base 1.1.png|center|frame|Informations de base]] | [[Image:Rencontre Infosde base 1.1.png|center|frame|Informations de base]] | ||
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[[Image:Rencontre Infosde base 2.png|center|frame|Informations de base]] | [[Image:Rencontre Infosde base 2.png|center|frame|Informations de base]] | ||
| − | :* '''Titre''' : | + | :* '''Titre''' : Renseignez le titre de la rencontre. |
:* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. | :* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. | ||
| − | :* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables | + | :* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables. |
| − | :* '''Date''' : | + | :* '''Date''' : Sélectionnez la date de la rencontre. |
| − | :* '''Début et fin''' : | + | :* '''Début et fin''' : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre. |
:* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra. | :* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra. | ||
:* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable. | :* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable. | ||
| − | :* '''Intervenants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d' | + | :* '''Intervenants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non. |
| − | :* '''Projets''' : | + | :* '''Projets''' : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets. |
| − | :* '''Sprint''' : | + | :* '''Sprint''' : Associer la rencontre à un sprint. |
| − | :* '''Ordre du jour''' : | + | :* '''Ordre du jour''' : Préparer un ordre du jour. |
| − | :* '''Notes''' : | + | :* '''Notes''' : Ajouter des notes. |
| − | :* '''Documents''' : | + | :* '''Documents''' : Ajouter des documents. |
{| class="wikitable" style='width: 100%;' | {| class="wikitable" style='width: 100%;' | ||
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| − | | [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour | + | | [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs]].</big> |
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].</big> | | [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].</big> | ||
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=== Ajouter un compte rendu et décisions === | === Ajouter un compte rendu et décisions === | ||
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[[Image:Rencontre Ordre du jour CR Fichesujet.png|center|frame|Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet]] | [[Image:Rencontre Ordre du jour CR Fichesujet.png|center|frame|Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet]] | ||
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== Programmer une rencontre récurrente == | == Programmer une rencontre récurrente == | ||
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Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie. | Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie. | ||
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Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord. | Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord. | ||
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[[Image:Rencontre TAB dupliquer.png|center|frame|Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période]] | [[Image:Rencontre TAB dupliquer.png|center|frame|Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période]] | ||
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Des options de duplication seront alors proposées : | Des options de duplication seront alors proposées : | ||
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[[Image:Rencontre TAB dupliquer Options.png|center|frame|Options de duplication]] | [[Image:Rencontre TAB dupliquer Options.png|center|frame|Options de duplication]] | ||
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== Interface de la liste des rencontres == | == Interface de la liste des rencontres == | ||
| − | L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de | + | L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables. |
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big> | | [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big> | ||
|} | |} | ||
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== Recherche == | == Recherche == | ||
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| − | :: | + | :: Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre |
| Ligne 336 : | Ligne 348 : | ||
| − | :: | + | :: Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre |
[[Image:Rencontre Recherche Titre1.png|center|frame|Recherche dans le titre]] | [[Image:Rencontre Recherche Titre1.png|center|frame|Recherche dans le titre]] | ||
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=== Recherche avec filtres === | === Recherche avec filtres === | ||
Version du 26 juillet 2022 à 18:27
L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
- Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Rencontres
Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.
- Permission d' écriture
Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.
- Permission de Gérer
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum de Lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors voir toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.
 Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.
|
L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Menu Burger
- Tableau de bord d'un projet
- Calendrier
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :
Menu d'intérêts
Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :
 |
 Accès via le menu d'intérêts |
Menu Burger
Pour accéder à l'outil Rencontres via le menu Burger, cliquez sur l'icône. 
Puis, sélectionnez Rencontres.
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :
Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.
Calendrier
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
Informations de base
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
- Titre : Renseignez le titre de la rencontre.
- Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
- Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
- Date : Sélectionnez la date de la rencontre.
- Début et fin : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
- Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
- Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton
pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable. - Intervenants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
- Projets : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
- Sprint : Associer la rencontre à un sprint.
- Ordre du jour : Préparer un ordre du jour.
- Notes : Ajouter des notes.
- Documents : Ajouter des documents.
| Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.
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Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.
| Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.
|
Préparer un ordre du jour
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
- Cliquez sur Ajouter
- Saisissez l'ordre du jour
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
- Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
| Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section Personnaliser les statuts.
|
Ajouter des tâches
Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, faites un clic droit sur le titre du sujet et sélectionnez Tâches dans le menu :
 Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches
|
La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.
Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.
| Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.
|
Ajouter un compte rendu et décisions
Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :
- si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.
| Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface_des_sous-listes.
|
- si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.
Programmer une rencontre récurrente
Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.
Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.
Des options de duplication seront alors proposées :
- Tous les jours jusqu'au ...
- Chaque semaine jusqu'au ...
- Tous les mois jusqu'au ...
- Chaque année jusqu'au ...
Interface de la liste des rencontres
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône 
et sélectionnez le modèle voulu :
| Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
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Statuts
Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :
| Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
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Recherche
Recherche rapide
Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
- Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre
- Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre
Recherche avec filtres
La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
| Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres
|
- Statuts : Filtrer par statuts.
- D'intérêt : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
- Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
- Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
- Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
- Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
- Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
- Types : Filtrer par types de rencontre.
 Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre
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| Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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