Projets

À l'instar du Project Management Institute (PMI) et du nombre croissant de firmes de consultation qui se spécialisent en gestion de projet, nous avons statué sur notre propre définition du terme projet, à savoir :

« Un projet consiste en une mobilisation de ressources humaines, matérielles et financières circonscrites dans le temps, dans le but de créer un bien tangible ou un bien intangible unique ».

Quoique légèrement plus explicite par l'allusion aux types de ressources devant être mobilisées, cette définition est en tout point conforme à celle du PMI, qui décrit un projet comme « une tentative entreprise temporairement pour créer un produit ou un service unique ».

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des projets, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Projets

Permission requise

Pour l'outil des projets vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les projets dans la liste de projets.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil projets dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

La liste des projets peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Tableau personnel

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des projets en tout temps en cliquant sur le l'onglet suivant :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des projets corporatifs via le menu corporatif, cliquez sur le lien suivant dans la boîte Portefeuille :

Accès via le Menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder à la liste des projets corporatifs via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien suivant :

Accès via le Tableau de bord personnel

Informations de base

La fiche d'un projet possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Projet

Le titre du projet doit être significatif, car il sera utilisé comme référence dans tous les outils d'ISIOS.

Phase

Vous pouvez changer la phase du projet directement via ce diagramme :

Phase

Opportunité

C'est pendant cette phase que le projet est évalué par le programme d'investissement.

Démarrage

C'est au cours de cette étape que les besoins, les problèmes et les opportunités d'affaires sont précisés.

Planification

C'est pendant la phase de planification que le chef de projet précise de façon détaillée les paramètres de réalisation du projet tels que les caractéristiques de la solution, le budget requis, le calendrier de livraison, ainsi que la nature et le nombre de ressources humaines et matérielles requises.

Réalisation

Durant cette étape, la principale responsabilité du chef de projet consiste à mener à bien l'ensemble des activités de projet en respectant les trois contraintes classiques : le coût projeté, le calendrier de livraison et la qualité des biens livrables.

Fermeture

Le projet entre dans sa phase de fermeture lorsque les objectifs ont été atteints et que le client utilisateur prend possession de biens livrables.

Statut

Les statuts de base d'un projet

Les différents statuts de base d'un projet sont :

• En évaluation
• En cours
• En suspens
• Fermé
• Complété
• Archivé
• Supprimé
• Modèle

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Informations de base

Responsable

Permet de sélectionner le responsable du projet.

Champion

Permet de sélectionner le champion du projet.

Portefeuille

Permet d'associer le projet à un portefeuille.

Programme

Permet d'associer le projet à un programme.

Sous-programme

Permet d'associer le projet à un sous-programme.

Unité fonctionnelle

Permet d'associer le projet à des unités fonctionnelles.

Relation

Permet d'associer le projet à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Description

Permet d'ajouter une description plus complète du projet.

Tag

Permet d'ajouter un ou plusieurs tags au projet.

Permissions

Permissions de projets

• Utiliser l'énoncé de projet : cette option vous permettra de créer un énoncé de projet, ce qui aura pour conséquence, que votre projet ne pourra pas passer en réalisation tant que l'énoncé de projet ne sera pas validé.
• Utiliser la feuilles de temps : par défaut cette option est cochée et permet de visualiser le projet dans la feuille des ressources concernées afin que ces dernières puissent rentrer leur temps de travail.
• Autoriser la modification des heures venir par la feuille de temps
• Permissions : sélectionner les ressources auxquelles vous souhaitez donner un accès à votre projet et déterminer pour chacune d'entres elles leur permission.

C'est via cette section que vous définissez les droits et les processus qui affecteront le projet.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Projets

Opportunité

C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.

Opportunité

Évaluation

Vous pouvez évaluer votre opportunité. Les valeurs possibles sont définis via l'outil de configuration des valeurs d'évaluation des opportunités.

Contraintes

Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :

• un titre
• une évaluation
• un type
• un responsable
• une date de suivi

Obligation réglementaire

C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.

Impact de l'obligation

C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.

Objectifs

C'est via cette section que évaluez les projets à financer par le plan d'investissement.

Évaluation des projets

Plan d'investissement

Associez cette opportunité à un plan d'investissement afin de pouvoir évaluer les projets suivants les objectifs définis dans le plan d'investissement en question.

Objectif globaux

Ce champs affichera le résultat de l'évaluation des objectifs.

Pour plus d'informations, consultez la section sur le Plans d'investissement

Objectifs stratégiques, opérationnels, financiers

Pour chacun des objectifs définis par le plan d'investissement, sélectionnez l'évaluation correspondante.

Objectifs

Ce champs permet d'ajouter des détails sur les objectifs ou de renchérir certaines explications.

Étapes d'approbation et conformités

Cette section permet de définir les étapes d'approbation et leurs conformités.

Mesures

Nature du projet

C'est via cette sélection que vous pouvez choisir la nature du projet.

Pour plus d'informations, consultez la section sur le Nature des projets

Étapes d'approbation

Vous pouvez définir les étapes d'approbation du projet. Une étape peut avoir les champs suivants :

• Titre
• Autorisé
• Description
• Critères d'autorisation
• Date autorisée

Conformités

Vous pouvez définir la liste des conformités pour ce projet. Les conformités peuvent avoir les champs suivants :

• Titre
• Projet

ISIOS est une application flexible qui vous permet de choisir la route que prendra votre projet. Ainsi, vous pouvez choisir d'activer ou non les processus suivants :

Utilisation de l'énoncé

L'énoncé de projet est une entente régissant les modalités d'un projet et grâce à laquelle tous les intervenants sont informés des paramètres. C'est via ce document que le directeur donne son aval pour engager les ressources de son organisation dans des activités de projets. En activant ce module, vous aurez accès à des outils afin de gérer l'énoncé de votre projet.

Utilisation des feuilles de temps

Le module de gestion des efforts permet d'activer la saisie des heures réelles via les feuilles de temps. Ainsi, il permet aux utilisateurs de saisir leur temps pour chacune des activités de projet. C'est via cette saisie que le niveau d'avancement est compilé.

Modification des heures à venir par la feuille de temps

Ce paramètre donne l'autorisation aux ressources affectées dans les activités de projet, de modifier les heures à venir directement via leurs feuilles de temps.

Interface de la liste des projets

L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes qui apparaîtront dans la liste des projets, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les colonnes.

Onglet

Pour modifier les onglets, qui correspondent aux statuts dans la fiche d'un projet, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts/onglets

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les onglets.

Recherche

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Phase

Permet de rechercher par phase de projet.

Responsable

Permet de rechercher par responsable.

Portefeuilles

Permet de rechercher par portefeuille.

Programmes

Permet de rechercher par programme.

Unités fonctionnelles

Permet de rechercher par unité fonctionnelle.

Relations

Permet de rechercher par relation.

Industries

Permet de rechercher par industrie.

Natures de projet

Permet de rechercher par nature du projet.

Évaluation de l'opportunité

Permet de rechercher par étape d'approbation.

Plans d'investissement

Permet de rechercher par plan d'investissement.

Type de budget

Permet de rechercher les projets par type de budget.

Type de coûts

Permet de rechercher les projets par type de coûts.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #3