Points de suivis
Un point de suivi peut être de nature différente. Il peut représenter un besoin, une idée, un problème, un enjeu, une situation, un récit, etc...
Il en général documenté, suivi, partagé et peut rester ouvert continuellement.
Un point de suivi peut être associé à un projet ou non, à une rencontre. Il peut également être évalué dans le cadre d'un enjeu.
Cette fonctionnalité est assimilée à un récit utilisateur, dans le monde Agile pour les activités de développement.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à liste des points de suivis, la permission suivante est requise :
- Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Points de suivis
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Pour l'outil des points de suivis, vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les points de suivis dont vous êtes responsable dans la liste des points de suivis.
- Permission d'écriture
Cette permission permet de modifier les points de suivis dont vous êtes responsable.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les points de suivis dont vous êtes responsable.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
L'outil des points de suivis peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outil
- Menu corporatif
- Tableau de bord personnel
- Tableau de bord d'un projet
- Échéancier / Diagramme de Gantt
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des points de suivis en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
Tableau de bord corporatif
Pour accéder à la liste des points de suivis via le menu corporatif, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
Tableau de bord personnel
Pour accéder à la liste de vos points de suivis via le tableau de bord personnel, cliquez sur le lien suivant :
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à l'outil de gestion des enjeux via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Risques et Enjeux :
Échéancier / Diagramme de Gantt
Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des enjeux directement via le diagramme de Gantt. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'activité désirée :
Informations de base
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos enjeux, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
Titre
L'enjeu doit obligatoirement être nommée pour être sauvegardée.
Statut
Les statuts d'un enjeux sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
Les états actifs sont :
- Nouveau
- En cours
- En attente
L'état inactif est :
- Terminé
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Responsable
Le responsable est la personne mandatée comme responsable des suivis et de la mise à jour de la documentation du problème. Sa principale tâche consiste à s'assurer que les mesures correctives sont appliquée, ou en voie de l'être, et à revoir l'ampleur du problème si cela est requis.
Intervenants
Personnes ayant un rôle actif lié à la résolution du problème, mais qui n'est pas responsable de celui-ci.
Projet
L'enjeu peut être associé à un projet précis. Ce champ permet d'identifier le projet en question, le cas échéant.
Activité
L'enjeu peut être relié à un élément spécifique d'un projet, par exemple, le bris du matériel informatique responsable de la mise à jour des données (élément de projet).
Évaluation
Cette section permet de documenter les variables qui influenceront le calcul de l'ampleur de l'enjeu.
Complexité
Ce champ quantifie la complexité d'un enjeu. La complexité est une mesure utilisée dans le calcul de l'ampleur du problème.
La valeur du champ peut être interprétée comme suit :
| Complexité | Valeur |
|---|---|
| Faible | 1 |
| Modérée | 5 |
| Élevé | 9 |
Impact
L'impact est l'effet négatif sur les coûts, le calendrier de livraison ou la qualité des livrables. L'impact est une mesure utilisé dans le calcul de l'ampleur du problème.
La valeur du champ peut être interprétée comme suit :
| Impact | Valeur |
|---|---|
| Faible | 1 |
| Moyen | 5 |
| Haut | 9 |
Ampleur
L'ampleur permet de faciliter l'évaluation des efforts requis pour la mise en œuvre des mesures correctives et permet d'établir plus facilement sa priorité d'intervention. Ce champ est le résultat du champ Complexité multiplié par le champ Impact.
Ampleur = Complexité * Impact
La valeur du champ peut être interprétée comme suit :
| Ampleur | Valeur |
|---|---|
| Faible | 1 à 15 |
| Modérée | 15 à 35 |
| Élevée | 35 à 81 |
Description et impact
Cette section permet de mieux détailler le problème et son impact.
Date d'observation
Date à laquelle l'organisation a observé le problème.
Description
Permet de décrire la nature du problème.
Impact
Permet de décrire l'impact du problème sur les coûts, le calendrier de livraison ou la qualité des livrables.
Documents
Cet outil permet d'associer des documents ayant le potentiel de bonifier la compréhension de l'enjeu.
Plan d'action, suivis et permalien
Cette section permet de définir les mesures correctives, sous forme de plan d'action, et d'établir les suivis qui s'imposent.
Plan d'action
Description des mesures correctives.
Suivis
Liste des suivis pour la prochaine action.
Date résolution
Date à laquelle le problème a été résolu.
Permalien
Copier ce lien pour partager la mesure de contrôle avec des utilisateurs ayant un accès aux mesures de contrôle. En cliquant sur le lien, la fiche de la mesure de contrôle s'ouvrira directement.
Interface de la liste des enjeux
L'outil de gestion des enjeux est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des enjeux:
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Statuts
Pour configurer les statuts de la liste des enjeux, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Recherche
Afin de trouver rapidement un enjeu parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Filtres
La liste des enjeux possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un enjeu précis :
- Statut
- Permet de filtrer la liste des enjeux par statut.
Pour faire apparaître toutes les tâches y compris celles qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.
- Responsable
- Filtrer par le nom du responsable de l'enjeu. À ne pas confondre avec le rôle d'intervenant ou demandeur.
- Projet
- Filtrer la liste des enjeux avec un projet spécifique.
- Activité
- Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).
- Date suivi
- Date à laquelle le responsable doit faire le suivi et réévaluer l'ampleur du problème et s'assurer que les mesures correctives ont été appliquées selon l'échéance prévue.
- Complexité
- Il est possible de filtrer la liste des enjeux par Complexité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
- Faible
- Modérée
- Élevée
- Impact
- Il est possible de filtrer la liste des enjeux par Impact, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
- Faible
- Moyen
- Haut
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #12
