Relations

La gestion de projet s'effectue le plus souvent dans un environnement où s'activent un certain nombre d'intervenants. Les relations sont formées de liens entre ceux-ci, que ce soit comme clients, partenaires, fournisseurs, etc.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des relations, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Relations

Permission requise

Pour l'outil des relations vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les relations dont vous êtes responsable dans la liste des relations.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les relations dont vous êtes responsable.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les relations dont vous êtes responsable.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

La liste des relations peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des relations, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos relations, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entres-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Avatar

Logo de la relation

Nom

Nom de la relation par exemple le nom de la Société du client, du fournisseur...

Statut

Les statuts d'une relation sont des champs configurables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

Type

Permet de classifier la relation à savoir si c'est un fournisseur, client, partenaire, prospect ou autre

Responsable

Le responsable est par défaut la ressource qui va créer la relation. La notion de responsable est importante, essentiellement si vous ne détenez pas la permission de Gérer au niveau de l'outils de relations. Vous ne pourrez alors modifier que les relations dont vous êtes responsable.

Industrie

Permet de classifier la relation dans une industrie (domaine d'activité)

Sous-industrie

Permet de classifier la relation dans une sous-industrie (sous domaine d'activité lié à l’industrie choisie)

Pour plus de détails concernant la personnalisation des industries, référez-vous à la section Créer une industrie.

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Coordonnées

Coordonnées de la relation

Adresse

Adresse de la relation.

Téléphone

Téléphone de la relation.

Site web

Site web de la relation

Note

Ajouter des notes à la relation.

Qualification de la relation

Qualification de la relation

Priorité

Sélectionnez la priorité de la relation. Vous aurez le choix entre :

• Faible
• Normale
• Élevé

Probabilité de conclure

Champs disponible uniquement pour les types clients et prospects. Déplacer le curseur afin de renseigner la probabilité de conclure un contrat, une vente ou autre.

Valeur potentielle brute

Est définie par le chiffre d'affaire qui pourrait être éventuellement généré par la relation.

Valeur potentielle nette

Est calculée en fonction de la valeur brute et de la probabilité de conclure indiquées

Contacts

Contacts et suivis

Vous pouvez associer une ou plusieurs ressources à une relation. Pour ajouter une relation, cliquez sur le bouton avec les ... et sélectionner les ressources correspondantes à la relation, dans la liste des ressources humaines.

Associer une ressource à une relation

Vous pourrez également modifier la vue des colonnes présentes dans le tableau des ressources. Pour ce faire, faites un clic droit avec la souris et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître. Vous pourrez également modifier l'ordre des colonnes en glissant les éléments.

Modifier les colonnes

Modifier l'ordre des colonnes

Suivis

• Ajouter un suivi

Pour ajouter un ou plusieurs suivis, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date souhaitée pour le suivi et renseignez un commentaire en cliquant dans la cellule :

Créer un suivi

• Compléter un suivi

Vous pourrez indiquer que le suivi est complété en cliquant sur le lien. Cette action aura pour conséquence de faire disparaître ce suivi de votre calendrier.

Compléter un suivi

• Attribuer un suivi à un responsable

Vous pouvez attribuer un responsable à un suivi. Cette action aura pour conséquence de faire apparaître ce suivi dans le calendrier du responsable nommé, ainsi que dans le calendrier du responsable de la relation afin qu'il puisse suivre les suivis en cours de sa relation. Pour ce faire, entrez directement le nom de la ressource responsable ou bien sélectionnez son nom en accédant à la liste des ressoruces humaines en cliquant sur le bouton avec les points.

Attribuer un responsable à un suivi

Vous pouvez positionner plusieurs suivis avec des responsables différents pour une même relation.

Notes, documents et permalien

Notes, documents et permalien

Notes

Ajouter une note à la relation

Documents

Associer un ou plusieurs documents à une relation

Permalien

Copier ce lien pour partager la relation avec des utilisateurs ayant un accès aux relations. En cliquant sur le lien, la fiche de la relation s'ouvrira directement.

Interface de la liste des relations

L'outil de gestion des relations est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des relations :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Les statuts d'une relation sont personnalisables. Pour gérer les statuts, cliquez sur l'onglet Configurer :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une relation parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017 et priorité

• Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

• La liste des relations possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver une relation précise :

Filtres

• Évaluation : Filtrer les relations par type d'évaluation
• Industrie : Il est possible de filtrer la liste par industrie.
• Priorité : Filtrer la liste par priorité.
• Responsables : Filtrer par le nom du responsable.
• Ressources : Filtrer la liste par ressources.
• Source : Filtrer la liste par source.
• Sous-industrie : Il est possible de filtrer la liste par sous-industrie.
• Type : Filtrer la liste par type de relation.
• Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les relations, cliquer sur

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #8