Ressources humaines
La gestion des ressources humaines se définit comme un ensemble de pratiques ayant pour objectif de mobiliser et de développer les ressources humaines pour une plus grande efficacité et efficience, en soutien de la stratégie d'une organisation (association, entreprise, administration publique, etc.).
L'outil de gestion des ressources humaines permet donc de créer, modifier ou supprimer une ressource. C'est à partir du même endroit que la fonction, le tarif, les permissions, les coordonnées, etc. peuvent être saisis et configurés.
Sommaire
Depuis le 28 janvier 2019, la liste des ressources humaines fait dorénavant partie des nouvelles listes, vous permettant alors de configurer les formats de vues et d'édition comme la liste des projets. Quelques ajustements au niveau des permissions globales devront sans doute être effectués par votre corporation afin de valider les accès de chacun.
L'accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à liste des ressources humaines, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Ressources Humaines
Pour l'outil des ressources humaines vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet à l'utilisateur de:
- voir toutes les ressources humaines dans la liste
- d'éditer sa fiche de ressource humaine et de modifier les champs suivants : nom, avatar, numéro de téléphone, ajouter des documents et modifier les champs crées par la corporation si ces derniers sont débloqués.
- Permission de écriture
Cette permission permet à l'utilisateur de:
- voir toutes les ressources humaines dans la liste
- d'éditer toutes les fiches de ressources humaines et de modifier les champs suivants : nom, avatar, numéro de téléphone, ajouter des documents et modifier les champs crées par la corporation si ces derniers sont débloqués.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet à l'utilisateur d'ajouter et/ou supprimer une ressource humaine.
- Permission de Gérer
Cette permission permet à l'utilisateur de:
- de lire toutes les ressources humaines
- de modifier les informations des ressources humaines avec la combinaison de la permission d' Ecriture
- d'attribuer des permissions globales à une ressource humaine pour créer un compte utilisateur
- de supprimer le jeton d'authentification d'une ressource
- Permission de Voir les coordonnées d'une ressource humaine
Cette permission permet de voir les coordonnées (courriel et téléphone) d'une ressource humaine.
- Permission d'Afficher toutes les ressources humaines en dehors de l'unité fonctionnelle assignée
Cette permission permet d'afficher toutes les ressources humaines en dehors de votre unité fonctionnelle assignée.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
L'outil de gestion des ressources humaines peut être accédé à partir de :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
Barre d'outils
Pour accéder à la liste des ressources humaines, cliquez sur l'icône suivant dans la barre d'outils :
Menu corporatif
Pour accéder à la liste des ressources humaines, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
Fiche d'une ressource humaine
Afin de vous permettre de documenter adéquatement les fiches des ressources humaines, ISIOS vous fournit un formulaire par défaut que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Comme la plupart des listes, cette fiche est modifiable avec les permissions nécessaires.
Informations personnelles
La première étape est de compléter les informations suivantes :
- Prénom et nom
- Statut : sélectionner un statut pour la ressource humaine
- Avatar : Choisir une photo de profil
- Fonctions : Choisir la fonction ainsi que les taux
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Compte Utilisateur
La liste des ressources humaines regroupe les contacts de vos relations mais également les utilisateurs de votre base de données. Ainsi, il se peut que certaines de vos ressources soient des utilisateurs du système ISIOS (fournisseur, client, partenaire...). Cette section permet de créer un utilisateur :
- Courriel : l’adresse courriel saisie ici détermine où sont acheminés les notifications ainsi que les courriels quotidiens. L'adresse courriel est Obligatoire pour la création d'un compte utilisateur.
- Mot de passe : définir un mot de passe nécessaire à la première connexion de l'utilisateur. Ce dernier le modifiera lors de sa première connexion.
- Permissions : c'est cette partie qui différencie une ressource humaine contact d'une ressource humaine utilisateur. Assigner un ou plusieurs groupes de permissions globales et visualiser le détails de l'ensemble.
- Unité fonctionnelle : associer une ou plusieurs unités fonctionnelles à une ressource humaine. Regroupement des ressources qui sont responsables d'occuper une fonction précise (ex: département des TI). Il est possible d'associer la ressource à une unité fonctionnelle existante ou en créer une nouvelle.
- Langue : sélectionner la langue français ou anglais (l’utilisateur pourra changer le choix s'il s'avère incorrect lors de la création de son compte utilisateur)
- Thème : choisir la couleur du thème voulu
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Coordonnées
Cette section permet d'entrer les coordonnées de la ressource humaine. Les coordonnées présentent sur la fiche de la ressource humaine seront importées lors de l'association de cette dernière à une relation en tant que contact.
- Est interne : Personne physique faisant partie de l'organisation à titre de salariée, et qui participe plus ou moins activement au projet. Ce type de ressource peut être "prêtée" ou facturée au projet par un mécanisme de facturation interne, à partir d'un système de feuille de temps intégrée à la gestion du projet.
- Relations : Permet d'associer une ressource à une ou plusieurs relations.
- Cellulaire : Numéro de téléphone mobile.
- Bureau : Numéro de téléphone corporatif. Il est possible d'ajouter un numéro de poste.
- Adresse : Adresse complète de la ressource.
- Notes : Vous pourrez apposer des notes à la ressources humaines.
- Documents : Vous pourrez associer un ou plusieurs documents à la ressource humaine, comme par exemples : contrat de travail, avenant, courrier...
- Tags : associer un ou plusieurs tags à une ressource humaine. Le système de balises permet d'associer une ressource à un ou plusieurs mots clés. En utilisant cet outil et le moteur de recherche conjointement, il devient alors possible de trouver tous les éléments qui ont été associés à une ressource à l'aide d'une ou plusieurs balises.
Notification et courriel quotidien
Il est possible de choisir les sujets pour lesquels la ressource recevra une notification. Les notifications sont visibles à partir de la barre de menu personnalisée et sont également envoyées via courriel à l'adresse indiquée dans la section coordonnées.
Les notifications concernent :
- Compte
- Projets
- Messages
- Tâches
- Suivis
- Points de suivis
- Rencontres
- Risques
Le courriel inclut les suivis suivants :
- Rencontres
- Dates limites tâches
- Dates limites sprints
- Suivis
- Absences
Heures disponibles par semaine
- Heures quotidiennes : En entrant le nombre d'heures au quotidien, un flag rouge sera levé dans sa feuille de temps, lorsque la ressource dépassera les heures de travail indiquées dans cette section.
iCalendar et permissions détaillées
Dans cette section, on y retrouve le jeton nécessaire pour activer le iCalendar ainsi que le détail des permissions donné.
Interface de la liste des ressources humaines
L'outil de gestion des ressources humaines est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des ressources humaines :
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Statuts
Pour configurer les statuts de la liste des ressources humaines, cliquez sur l'onglet Configurer :
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Recherche
Afin de trouver rapidement une ressource humaine parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
- Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....
Filtres
La liste des ressources humaines possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
- Statuts
- Filtrer la liste en sélectionnant un ou plusieurs statuts.
Pour faire apparaître toutes les ressources humaines y compris celles qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.
- Tag
- Filtrer la liste par un ou plusieurs tags.
- Unité Fonctionnelle
- Filtrer la liste par une ou plusieurs unités fonctionnelles.
- Relation
- Filtrer la liste par une ou plusieurs relations (client, fournisseur, partenaire...).
- Fonction
- Filtrer la liste par une ou plusieurs fonctions.
- Dernière connexion
- Ce filtre permet de rechercher par date de connexion.
- Permissions globales
- Filtrer la liste selon les groupes de permissions globales octroyées.
- Date de renouvellement
- Permet de filtrer par date ce champ personnalisé.
Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section XXXXXXXXX
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #2
