Évaluations

L'évaluation est un tableau de bord statutaire complété par le chef de projet, dans lequel les principales données de gestion du projet sont représentées sommairement :

• Évaluation globale du projet
• Échéancier
• Gestion des dépenses et des efforts
• Faits saillants
• Risques et enjeux de la période

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des évaluations, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Projets
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Évaluations

Permissions requises

Pat défaut, la permission de lecture sur les outils Appels d'offres et demandes d'Acquisitions seront cochées.

Pour l'outil évaluation vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les évaluations dans la liste.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil évaluation dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les évaluations des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil évaluation dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les évaluations des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Évaluations dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Évaluations dans les permissions projets.

L'outil des évaluations peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Liste de projets
• Tableau de bord d'un projet

Liste de projets

Pour accéder aux évaluations d'un projet, cliquez sur l'indicateur dans la colonne Évaluation. La liste des évaluations s'affichera et vous pourrez consulter l'évaluation désiré :

Accès à l'outil via la liste de projets

Liste des statuts d'avancement du projet

Si la colonne Évaluation n’apparaît pas, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Tableau de bord d'un projet

Lors de l'ouverture du tableau de bord de votre projet, le bilan de ce dernier sera affiché en bas du menu.

Indicateur dans le tableau de bord du projet

Pour accéder à l'outil des évaluations, cliquez sur le lien situé dans la boîte Envergure :

Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet

Évaluation

Ajouter une évaluation

Pour ajouter une nouvelle évaluation, cliquez sur le bouton Nouveau :

Créer une nouvelle évaluation

Indicateurs d'évaluation

Des indicateurs de bases seront positionnés dans la fiche de la nouvelle évaluation comme :

• Communication

Est-ce que la communication est fluide ?

• Échéancier

Est-ce que le projet respecte l'échéancier ?

• Coûts

Est-ce que les coûts respectent le budget autorisé ?

• Qualité

Est-ce que les livrables sont de bonnes qualités ?

Indicateurs de base

Ajouter un commentaire pour un indicateur

Vous pourrez saisir un commentaire sous chaque indicateur en cliquant sur le lien Ajouter un commentaire

Sélectionner l'état de chaque indicateur

Pour sélectionner l'état de chaque indicateur, cliquez sur la cellule de la colonne de votre choix, plusieurs fois jusqu'à obtenir l'état souhaité. Pour chacune des colonnes, vous aurez la possibilité entre différents états :

• la coche qui représente une situation stable
• la flèche vers le haut qui représente une hausse
• la flèche vers le bas qui représente une baisse
• la croix pour les statuts non pris en compte dans le calcul du bilan

États des indicateur

Ajouter et/ ou modifier un indicateur d'évaluation

Vous pourrez personnaliser et ajouter un ou plusieurs indicateurs d'évaluation. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Gérer dans la liste des évaluations :

Personnaliser les indicateurs d'évaluation

La liste des champs ouvrira, allez sélectionner le champ Indicateurs:

Ajout d'un indicateur

Cliquez alors sur le bouton Ajouter et remplissez les différents champs :

Ajout d'un indicateur

Configurer la valeur de chacun des états disponibles

C'est également dans la fiche Gérer les champs : Évaluations, que vous pourrez déterminer la valeur de chacun des états des indicateurs. Pour changer la valeur, cliquez sur la cellule et saisissez la valeur souhaitée. Les valeurs saisies s'appliqueront alors lors de vos prochaines évaluations.

Vous pourrez également définir les indicateur sur lesquels vous souhaités obligatoirement avoir un statut et dont le statut N/D (non disponible) ne sera pas accepté lors de la sauvegarde de votre évaluation.

Changer les valeurs des évaluations et rendre obligatoire des indicateurs

Déplacer les indicateurs

Vous pourrez déplacer les indicateurs comme bon vous semble soit pour respecter l'importance des indicateurs, soit pour respecter le caractère obligatoire pour certain

Déplacer les indicateurs

Sommaire

Le chef de projet a accès à un sommaire qui génère des données automatiquement et qui proviennent de l'échéancier. Ce sommaire peut aider à la documentation de l'évaluation :

Sommaire

Pour plus de détails concernant les choix des colonnes du tableau sommaire, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Documents

Le chef de projet pourra également associer un ou plusieurs documents.

Ajoute de documents

Échéancier

Le chef de projet peut afficher les livrables les plus préoccupants :

Échéancier

Titre

Affiche le titre de l'activité

%

Affiche le pourcentage complété

Heures à venir

Affiche le nombre d'heures à venir.

Date de début projetée

Affiche la date de début projetée

Date de fin projeté

Affiche la date de fin projetée

Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.

Risques, mesures de contrôle et enjeux

Le chef de projet peut afficher les risques, les mesures de contrôle et les enjeux les plus préoccupants :

Risques, mesures de contrôle et enjeux

Risques

Titre

Affiche le titre du risque.

Risque Brut

Affiche le risque brut du risque.

Risque résiduel

Affiche le risque résiduel

Mesures de contrôle

Titre

Affiche le titre de la mesure.

Risque

Affiche le risque lié à la mesure.

Maîtrise

Affiche le niveau de maîtrise.

Enjeux

Titre

Affiche le titre de l'enjeu.

Ampleur

Affiche l'ampleur de l'enjeu.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des risques et Gestion des enjeux

Pour modifier la vue de vos colonnes, faite un clic droit et sélectionner vos options voulues

Représentation graphique

Les évaluations d'un projet apparaissent sous forme de graphique dans le tableau de bord de ce dernier.

Graphique

Les évaluations peuvent être représentés sous forme graphique :

Graphique

Pour voir apparaître le graphique, il faut au moins 2 évaluations. De plus, si plusieurs évaluations sont créées la même semaine, seulement la dernière évaluation sera prise en compte.

Nature des abscisses et ordonnées

Les mesures représentées sur le graphique sont :

• En Abscisse : la semaine dans laquelle a été créé l'évaluation
• En Ordonnées : le niveau de l'évaluation en sachant que le haut de l'ordonnée représente un bon bilan

Abscisse-Ordonnées

Afficher une évaluation via le graphique

Les points représentés sur le graphique représentent une évaluation. Pour ouvrir la fiche de l'évaluation désirée, cliquez sur le point :

Sélectionner une évaluation

Afficher le bilan d'une évaluation

Interface de la liste des évaluations

L'outil de gestion des évaluations est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des évaluations :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Recherche

Afin de trouver rapidement un statut parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

La liste des évaluations possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Filtres

Bilan

Filtrer par catégorie de bilan (Vraiment bon, bon, à surveiller tec...).

Projet

Filtrer la liste avec un projet spécifique.

Activité

Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).

Date de début et fin

Vous pouvez filtrer les statuts par intervalle de dates.

Auteur

Vous pouvez filtrer les statuts par auteur.

Risque

Vous pouvez filtrer les statuts en fonction des risques.

Enjeu

Vous pouvez filtrer les statuts en fonction des enjeux.

Pour pouvoir modifier les champs filtrables et l'ordre de ceux-ci, référez-vous à la section Gérer les champs personnalisés.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #15