Appels d'offres
C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres
Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
La liste des appels d'offres peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :
Informations de base
La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
Titre
Renseigner le titre de l'appel d'offres.
Statut
Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :
- Nouveau
- En cours
- En attente
- Terminé
- Archivé
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Responsable
Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.
Projets
Associer un ou plusieurs projets.
Unités fonctionnelles
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
Tags
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.
Demandes d'acquisitions et contrats
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.
Demandes d'acquisitions
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.
Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.
Contrats
Pour ajouter un ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes.
Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.
Conformités et évaluations
L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.
Conformités
Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.
Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.
Évaluation
Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maxiamle), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.
Soumissionnaires, intervenants et échéancier
Soumissionnaires
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.
La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :
La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne Points cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :
Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, sélectionner le pointage attribué et enregistrez.
La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut.
Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.
Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.
Intervenants
Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :
La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Échéancier
Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
Questions et addendas
Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.
Questions
Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :
Addendas
Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :
Budget autorisé et risques
Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.
Budget autorisé
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :
Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.
Risques
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :
La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Notes et documents
Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :
Suivis
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.
Interface de la liste des appels d'offres
L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Statuts
Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Recherche
Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
Filtres
- Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
- Tous les filtres de la liste des appels d'offres n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
- Statuts
- Filtrer par statuts.
Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris
- Responsables
- Permet de rechercher par responsable.
- Projets
- Permet de rechercher par projet.
- Unités fonctionnelles
- Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
- Demandes d'acquisitions
- Permet de rechercher par demande d'acquisition.
- Contrats
- Permet de rechercher par contrat.
- Soumissionnaires
- Permet de rechercher par soumissionnaire.
- Risques
- Permet de rechercher par risque.
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