Documents

Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).

La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.

Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

Pour l'outil des documents vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les documents dont vous êtes responsable dans la liste des documents.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission de Lire des documents privés

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Elle vous donne accès à tous les documents en lecture/écriture privé.

L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet

Barre d'outils

Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'icône Documents présent dans la barre d'outils :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des documents, cliquez sur le lien dans le menu corporatif :

Accès via le menu corporatif

Tableau de bord de projet

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Téléverser un document dans le GED

ISIOS offre plusieurs manières pour téléverser un document dans votre base de données.

Ajouter un document

Pour ajouter un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED), cliquez sur le bouton Ajouter, et choisissez un ou plusieurs fichiers dans la fenêtre d'exploration :

Ajouter un document

Tous les types de documents (texte, image, vidéo...) peuvent être importés. Taille maximale de 800mb Drag & drop d'un document Afin de faciliter l'importation de vos documents, il es possible d'utiliser la fonction "Drag and Drop" en glissant directement les fichiers dans la fenêtre de gestion des documents.Pour ce faire : ouvrir la liste des documents et réduire un peu la fenêtre ouvrir votre dossier avec les fichiers sélectionner le/les fichiers, glisser les fichiers dans la liste des documents ISIOS en maintenant le bouton de la souris enfoncé Le message suivant s'affichera : . Glisser un fichier Télécharger un document Pour télécharger et ouvrir un document: cliquer sur le menu à droite du titre et sélectionner Télécharger (ou faites un clic droit de souris pour ouvrir le menu puis sélectionner Télécharger) ou cliquer sur le logo présent la colonne Télécharger de la liste Télécharger un document via le menu Télécharger un document via la colonne Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste. Nuage La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents. Cliquer sur le bouton suivant : Bouton nuage Les informations suivantes s'afficheront : Détails du nuage Informations de base Pour gérer les spécificités d'un document (permissions, versionnement etc...), cliquez sur le titre de ce dernier. La fiche du document en mode lecture va alors s'ouvrir. Ouvrir la fiche en mode lecture d'un document La fiche d'un document possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des documents sont personnalisables. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste. Informations de base Télécharger En cliquant sur le logo, votre document sera téléchargé. Titre Vous pouvez modifier le titre du document qui apparaîtra dans la liste. Le titre porte par défaut le même nom que celui du document téléversé. Ce dernier portera également le titre de la dernière version téléversée. Statut Les statuts sont configurables et permettent de catégoriser les documents afin de faciliter la recherche par filtre. Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts. Responsable Le responsable est la personne qui est responsable du document et par défaut celle qui le téléverse. Il pourra cependant être changé par les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents ou bien par le responsable lui même. Liens d'un document Liens du document Le gestion documentaire est un élément essentiel et prédominant dans l'application. Un document peut être associé à une multitudes d'éléments (risques, factures, relations, projets, messages etc...) Cette section permet, en un seul coup d’œil de savoir où le document est associé. Cette information est très pertinente surtout en cas de suppression du document car la suppression ne sera permise que si le document a été dissocié de tous les éléments avant de le supprimer. Projets et activités Vous pouvez visualiser et/ou associer votre document directement à votre projet et, au besoin, à une activité. Ce dernier sera visible alors dans les documents de projet et dans l'échéancier. Lié à Cette section vous permet de visualiser et d'accéder aux éléments auxquels est lié le document. Versionnement Le versionnement permet de conserver les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger toujours la bonne version d'un document. Ajouter une version Pour ajouter une nouvelle version, 2 possibilités : 1 - cliquer sur Ajouter et sélectionner la nouvelle version de votre document préalablement enregistrée dans votre bibliothèque de documents. Ajouter une version 2 - utiliser la fonction "Drag an Drop" et glisser votre version dans la fiche du document Ajouter une version en glissant la version Version Le numéro de la version du document. A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé. Titre Titre du fichier téléversé Auteur Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié. Consultations Indique le nombre de connexion. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir le détails des consultations (par qui et quand). Modifié Indique la date du nouveau téléversement. Supprimer une version Ajouter une version Pour supprimer seulement une des versions d'un document, cliquer sur le petit logo menu (ou bien faire un clic droit de souris) et sélectionner Supprimer. Ainsi, seulement la ligne sera supprimée et non le document entier. Permissions Permissions générales Par défaut, lors du téléversement d'un document, ce dernier sera un document privé, c'est à dire qu'il ne sera accessible en lecture et en écriture uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux les utilisateurs de votre base de données. Gérer les permissions d'un document Vous aurez le choix entre : Permission lecture Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents pourront voir le document Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé Permission écriture Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents pourront modifier le document Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé Cependant la permission de "Lecture" s'ajuste automatiquement selon à quel endroit de l'application le document a été téléversé Permissions individuelles Il vous sera possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajouter une ressource et sélectionner le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document. Donner une permission individuelle Suivis et archivage automatique Suivis Suivis Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants : Date : date à laquelle le suivi doit être effectué Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier. Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi du e apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice. Commentaires : ajouter une description au suivi Les différents suivis du document seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi du document. Date d'archivage Programmer un archivage de document Vous pourrez sélectionner la date à laquelle votre document sera archivé. Le statut de ce dernier prendra alors le statut Archivé. Permalien Copier ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant un accès aux documents. En cliquant sur le lien, le document se téléchargera directement. Interface de la liste des documents L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents : Gérer les vues et les détails Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu : Gérer les colonnes et les détails Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste. Statuts Pour configurer les statuts de la liste des documents, cliquez sur l'onglet Configurer : Configurer les statuts Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs. Appliquer Un bouton ‘’Appliquer’’ permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…) Par exemple, lorsque votre projet est terminé, complété ou archivé, il est possible d’archiver rapidement les documents qui y sont liés. 1- Sélectionner plusieurs documents (si aucun élément n'est sélectionné, le changement s'appliquera à tous les éléments de la liste) 2- Cliquer sur « Appliquer » 3- Cliquer sur « Statut » et sélectionner le statut que vous souhaitez appliquer à vos documents Appliquer Champs disponibles pour appliquer un changement Recherche Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition. Recherche Vous pourrez également faire une recherche : Par tag en écrivant #nom du tag Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc.... Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 et priorité Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc.... Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 ou priorité Filtres La liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis : Exemple de filtres possibles sur la liste des documents Projet : Filtrer les documents associés à un projet en particulier. Statuts : Filtrer par statuts. Responsable : Filtrer les documents par ressource (auteur, responsable). Tags : Filtrer les documents associés à un ou plusieurs tags en particulier. Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser tous les documents, cliquer sur Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #10