Tâches
Une tâche est, par définition, une action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat. ISIOS offre des outils pour gérer et faire le suivi de vos tâches.
Bien qu'ISIOS gère aussi les tâches générales, vous avez la possibilité d'associer une tâche à des événements spécifiques via les outils suivants :
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches
Pour l'outil des tâches vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des tags.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' Ajouter / supprimer dans les permissions de projets.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission minimum de lecture dans les permissions de projets.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions
L'outil de gestion des tâches peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Menu corporatif
- Tableau de bord personnel
- Tableau de bord d'un projet
- Calendrier
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Tableau de bord personnel
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Calendrier
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via le calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le calendrier, à la date choisie :
Informations de bases
Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos tâches, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
Titre
Renseignez le titre de la tâche.
Statut
Les statuts d'une tâche sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
Les états actifs sont :
- Nouveau
- En cours de réalisation
- En attente
L'état inactif est :
- Terminé
- Fermé
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Responsable
Le responsable est celui qui devra effectuer la tâche et s'assurer de la fermer une fois celle-ci terminée.
Tag
Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à la tâche.
Évaluation
Afin de mieux évaluer la tâche, ISIOS vous propose d'établir la priorité et la proximité de la tâche :
Heures à venir
Si la tâche a été créée via l'échéancier d'un projet, le nombre d'heure à venir, autrement dit le nombre d'heures budgété pour réaliser la tâche, sera inscrit automatiquement.
Si la tâche est créée via le gestionnaire de tâches et associée à une activité de projet (un peu plus bas), le nombre d'heures à venir sera alors inscrit dans l'échéancier du projet.
Priorité
La tâche peut avoir les priorités suivantes :
- Élevé
- Normale
- Faible
Difficulté
Vous pouvez choisir parmi différentes difficultés pour décrire votre tâche :
- Inconnue
- Très facile
- Facile
- Moyen
- Difficile
- Très difficile
Description
La section suivante permet de décrire en détail la tâche :
Description du travail
Ce champ permet d'ajouter une description plus détaillée de la tâche.
Documents
Cet outil permet d'ajouter des fichiers extérieurs ayant le potentiel de bonifier la documentation de la tâche.
Projets, activité et budget
Vous pouvez associer une tâche à :
- un projet
- une activité
- une fonction
- une catégorie de budget
- un type de budget
- un demandeur
- une relation
Suivis et date limite
Suivis
Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :
- Date
- Complété
- Commentaires
Les différents suivis de la tâche seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge de la réalisation de la tâche.
Date limite
Vous pouvez renseigner une date limite pour la réalisation qui sera représenté par un point rouge dans le calendrier de la ressource en charge de réaliser la tâche.
Autres champs disponibles
ID
- Un numéro (ID) est attribué à chacune des tâches.
Créateur
- Vous pouvez renseigner le créateur de la tâche.
Heures budgétisées
- Vous pouvez renseigner le nombre d'heures budgétisées pour effectuer la tâche.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Interface de la liste des tâches
L'outil de gestion des tâches est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
Gérer les vues
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Onglets
Les onglets de la liste sont une reproduction exacte des différents statuts que vous avez définis pour la tâche. Pour modifier les onglets et donc les statuts d'une tâche, cliquez sur l'onglet vues et Gérer les champs :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Recherche
Afin de trouver rapidement une tâche parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
Filtres
Comme pour les onglets, la liste des tâches possèdes des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un risque précis :
- Responsable
- Filtrer par le nom du responsable.
- Projet
- Filtrer la liste par projet spécifique.
- Activité
- Filtrer la liste par activité.
- Fonction
- Filtrer la liste par fonction des ressources assignées.
- Réunion
- Filtrer la liste par les réunions contenant la ou les tâches recherchées.
- Date
- Filtrer la liste par une intervalle de date de suivis.
- Priorité
- Il est possible de filtrer la liste par la priorité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
- Élevée
- Normale
- Faible
- Difficulté
- Il est possible de filtrer la liste par la difficulté, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
- Négligeable
- Faible
- Acceptable
- Assez Élevé
- Trop élevé
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #5
