Factures

Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.

Qu'elles soient de type Clients ou Fournisseurs, les factures vous permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des factures, les permissions globales minimums suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Factures
• Cocher l'option voir coût et taux horaire

Permissions requises

Pour l'outil des factures vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les factures dans la liste des factures.
Pour visualiser les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil factures dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les factures dont vous êtes responsables.
Pour modifier les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil factures dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les projets dont vous êtes responsable.
Pour ajouter/supprimer les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de ajouter et supprimersur l'outil factures dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil factures dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

La liste des factures peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :

Accès via le Menu corporatif

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question .

Créer une nouvelle facture

Une fois que vous aurez cliqué sur un des accès aux factures, la liste des factures va alors s'ouvrir :

Liste des factures

Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes la liste des factures sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes de la liste.

Pour créer un nouveau projet, cliquer sur le bouton Nouveau :

nouveau projet

La fiche du projet va alors s'ouvrir.

Informations de base

La fiche d'un projet possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Projet

Le titre du projet doit être significatif, car il sera utilisé comme référence dans tous les outils d'ISIOS.

Phase

Vous pouvez changer la phase du projet directement via ce diagramme :

Phase

Opportunité

C'est pendant cette phase que le projet est évalué par le programme d'investissement.

Démarrage

C'est au cours de cette étape que les besoins, les problèmes et les opportunités d'affaires sont précisés.

Planification

C'est pendant la phase de planification que le chef de projet précise de façon détaillée les paramètres de réalisation du projet tels que les caractéristiques de la solution, le budget requis, le calendrier de livraison, ainsi que la nature et le nombre de ressources humaines et matérielles requises.

Vous pourrez facilement changer de phase en passant de l'une à l'autre sachant qu'un retour à la phase précédente est possible.

Réalisation

Durant cette étape, la principale responsabilité du chef de projet consiste à mener à bien l'ensemble des activités de projet en respectant les trois contraintes classiques : le coût projeté, le calendrier de livraison et la qualité des biens livrables. La phase de réalisation aura donc pour conséquence d'arrêter votre Baseline tant au niveau de vos coûts planifiés que de vos échéances. Toutes les modifications qui surviendront dans votre plan de projet après être passé en phase de réalisation, seront assujettis à des révisions et créeront des écarts entre votre autorisé (planifié) et votre projeté (réel).

Si vous passez votre projet en réalisation, aucun retour en arrière n'est possible.

Fermeture

Le projet entre dans sa phase de fermeture lorsque les objectifs ont été atteints et que le client utilisateur prend possession de biens livrables.

Statut

Les statuts de base d'un projet

Les différents statuts de base d'un projet sont :

• Besoin
• Démarrage
• En cours
• Complété
• Fermé
• Archivé
• Modèle

Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Informations de base

Responsable

Permet de sélectionner le responsable du projet. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé le projet.

Champion

Permet de sélectionner le champion du projet.

Portefeuille

Permet d'associer le projet à un portefeuille.

Programme

Permet d'associer le projet à un programme.

Sous-programme

Permet d'associer le projet à un sous-programme.

Unité fonctionnelle

Permet d'associer le projet à des unités fonctionnelles.

Relation

Permet d'associer le projet à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Description

Permet d'ajouter une description plus complète du projet.

Tag

Permet d'ajouter un ou plusieurs tags au projet.

Permissions

Permissions de projets

• Utiliser l'énoncé de projet : cette option vous permettra de créer un énoncé de projet, ce qui aura pour conséquence, que votre projet ne pourra pas passer en réalisation tant que l'énoncé de projet ne sera pas validé.

• Utiliser la feuilles de temps : par défaut cette option est cochée et permet de visualiser le projet dans la feuille des ressources concernées afin que ces dernières puissent rentrer leur temps de travail.

• Autoriser la modification des heures venir par la feuille de temps : cette option donne l'autorisation aux ressources affectées dans les activités de projet, de modifier les heures à venir directement via leurs feuilles de temps.

• Permissions : sélectionner les ressources auxquelles vous souhaitez donner un accès à votre projet et déterminer pour chacune d'entres-elles leur permission. Pour ce faire, entrer le nom des ressources ou bien sélectionner les dans la liste des ressources humaines. Puis double cliquer dans la cellule des permissions projets pour sélectionner une permission projet pour chacune d'entres-elles.

Permissions de projets pour les ressources

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Projets

Opportunité

C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.

Opportunité

Évaluation

Vous pouvez évaluer votre opportunité. Les valeurs possibles sont définis via l'outil de configuration des valeurs d'évaluation des opportunités.

L'Évaluation de l'opportunité sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.

Contraintes

Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :

• un titre
• une évaluation
• un type
• un responsable
• une date de suivi

Obligation réglementaire

C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.

Impact de l'obligation

C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.

Objectifs

C'est via cette section que évaluez les projets à financer par le plan d'investissement.

Évaluation des projets

Plan d'investissement

Associez cette opportunité à un plan d'investissement afin de pouvoir évaluer les projets suivants les objectifs définis dans le plan d'investissement en question.

Objectif globaux

Ce champs affichera le résultat de l'évaluation des objectifs.

Pour plus d'informations, consultez la section Plans d'investissement

Objectifs stratégiques, opérationnels, financiers

Pour chacun des objectifs définis par le plan d'investissement, sélectionnez l'évaluation correspondante.

Objectifs

Ce champs permet d'ajouter des détails sur les objectifs ou de renchérir certaines explications.

Étapes d'approbation et conformités

Cette section permet de définir les étapes d'approbation et leurs conformités.

Processus d'approbation et conformités

Nature du projet

C'est via cette sélection que vous pouvez choisir la nature du projet.

Pour plus d'informations, consultez la section Nature de projets

Étapes d'approbation

Vous pouvez définir les étapes d'approbation du projet. Une étape peut avoir les champs suivants :

• Titre
• Autorisé
• Description
• Critères d'autorisation
• Date autorisée

Conformités

Vous pouvez définir la liste des conformités pour ce projet. Les conformités peuvent avoir les champs suivants :

• Titre
• Projet

Permalien

Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.

Modification d'un élément dans la fiche d'un projet

Tout au long du cycle de vie de votre projet, vous serez amené à modifier ou à compléter certains champs dans la fiche de projet comme :

• le changement de phase
• l'évaluation du projet
• l'ajout de ressources travaillant sur votre projet etc...

Pour accéder à la fiche du projet, cliquer sur le titre du projet :

Modifier ou compléter des éléments dans la fiche d'un projet

Accéder au tableau de bord d'un projet

Le tableau de bord d'un projet vous permettra de gérer et suivre les informations du projet telles que : l'échéancier, les coûts, les risques etc... Pour accéder au tableau de bord d'un projet, cliquer sur la flèche à droite du titre du projet dans la liste de projets :

Accéder au tableau de bord d'un projet

Interface de la liste des projets

L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues et les détails

Pour gérer les colonnes et les détails qui apparaîtront dans la liste des projets, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :

Gérer les colonnes et les détails

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les vues.

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :

Gérer les statuts

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs / statuts.

Recherche

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 et priorité

• Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Statut

Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.

Pour faire apparaître tous les projets y compris ceux qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.

Phase

Permet de filtrer la liste de projet par phase de projet.

Responsables

Permet de filtrer la liste de projet par responsable.

Portefeuilles

Permet de filtrer la liste de projet par portefeuille.

Programmes

Permet de filtrer la liste de projet par programme.

Sous-Programmes

Permet de filtrer la liste de projet par sous-programme.

Unités fonctionnelles

Permet de filtrer la liste de projet par unité fonctionnelle.

Relations

Permet de filtrer la liste de projet par relation.

Industries

Permet de filtrer la liste de projet par industrie.

Sous-Industries

Permet de filtrer la liste de projet par sous-industrie.

Natures de projet

Permet de filtrer la liste de projet par nature du projet.

Étapes d'approbation

Permet de filtrer la liste de projet par étapes d'approbation.

Évaluation de l'opportunité

Permet de filtrer la liste de projet par étape d'approbation.

Plans d'investissement

Permet de filtrer la liste de projet par plan d'investissement.

Type de budget

Permet de filtrer la liste de projet par type de budget.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #3