Évaluations
L'évaluation est un tableau de bord statutaire complété par le chef de projet, dans lequel les principales données de gestion du projet sont représentées sommairement :
- Évaluation globale du projet
- Échéancier
- Gestion des dépenses et des efforts
- Faits saillants
- Risques et enjeux de la période
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à la liste des évaluations, les permissions globales minimum suivantes sont requises :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Évaluations
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Projets
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Rapport des coûts par périodes et livrables ainsi que Rapport des heures par périodes et livrables
Pour l'outil évaluation vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir toutes les évaluations dans la liste dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil évaluation dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les évaluations des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil évaluation dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les évaluations des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Évaluations dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Évaluations dans les permissions projets.
 Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.
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La liste des évaluations peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Menu burger
- Liste des projets
- Tableau de bord des projets
- Certains rapports
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des évaluations (évaluations de tous les projets auxquels vous avez accès) en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
| Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section Personnaliser la barre d'outils.
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Menu corporatif
Pour accéder à la liste des évaluations (évaluations de tous les projets auxquels vous avez accès), cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif. Cet accès est identique à celui du menu burger.
| Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre menu corporatif, consultez la section Page d'accueil.
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Menu Burger
Pour accéder à la liste des évaluations, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif. Cet accès est identique à celui du menu corporatif.
| Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre menu Burger, consultez la section Personnaliser le menu Burger.
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Liste des projets
Afin d'accéder facilement et directement aux évaluations d'un projet, afficher la colonne Évaluation et cliquer sur le résultat visible :
| Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre Vue de liste des projets, consultez la section Barre d'outils.
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Tableau de bord d'un projet
Afin d'accéder facilement et directement aux évaluations d'un projet, cliquer sur le titre du projet pour accéder à son tableau de bord puis cliquer sur le lien Évaluations :
| Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre Vue de liste des projets, consultez la section Barre d'outils.
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Certains rapports
L'accès aux évaluations d'un projet est également accessible via la colonne Avancement présente dans certains rapports comme :
- le rapport des Évaluations par portefeuilles
- le rapport Tableau de bord stratégique
Dans les options du rapport, afficher la colonne correspondante et cliquer sur le résultat.
Configuration de l'outil Évaluations
L'évaluation d'un projet est la moyenne de l'évaluation des différents indicateurs. L'organisation doit alors configurer ces derniers afin que tous les projets soient évalués de la même manière.
Configuration des indicateurs
Ajout/suppression des indicateurs d'évaluations
Par défaut, ISIOS a configuré des indicateurs de base (Communication, Coûts, Échéancier, Risque) mais il est tout à fait possible de les modifier.
Pour ce faire :
- Aller dans Configurer, puis Champs personnalisés et filtres et rechercher le champ Indicateurs qui permettra d'accéder à la configuration des indicateurs
 Accès à la configuration |
 Recherche du champ indicateur |
- Cliquer sur le titre afin de rentrer dans le champ et Ajouter, Modifier, Supprimer ou Déplacer les indicateurs
 Ajout d'un indicateur |
 Modification d'un indicateur existant |
 Suppression d'un indicateur |
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 Les indicateurs sont une configuration concernant l'Organisation donc tous les indicateurs seront accessibles pour tous les services utilisateurs. Il n'est donc pas possible de faire apparaitre tel ou tel indicateur en fonction d'une Direction, d'un service.
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Pondération des indicateurs
Par défaut, chaque indicateur a été configuré avec la même pondération. Mais un indicateur peut avoir un poids différent dans le calcul de l'évaluation global du projet. Chaque niveau d'évaluation de chaque indicateur peut avoir une pondération différente. La pondération se configure également à l'intérieur de la configuration du champ Indicateurs.
Rendre un indicateur obligatoire
Dans la panoplie des indicateurs configurés, il est possible de rendre obligatoire un ou plusieurs indicateurs. Pour ce faire, dans la configuration de ces derniers, cocher la colonne Obligatoire.
| Un indicateur obligatoire non évalué empêchera alors la sauvegarde de votre évaluation.
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Configurer les indicateurs pour que le projet prenne la pire des couleurs
Il se peut, que selon votre processus, l'évaluation globale de votre projet, doit être la pire des couleurs des évaluations et ne soit donc pas la moyenne des évaluations des indicateurs. Comme l'évaluation n'a pas été développée avec ce principe, il est cependant possible d'ajuster les évaluations afin de répondre à ce besoin précis. Pour ce faire : 1 - Ajouter un indicateur État de santé globale par exemple 2 - Mettre à 0 toutes les pondérations des autres indicateurs 3 - Ajouter une pondération uniquement è l'indicateur État de santé globale
Lors de l'évaluation, le gestionnaire de projets devra alors manuellement, reporter la couleur la pire des indicateurs dans l'indicateur définissant alors la couleur de l'évaluation du projet.
Formulaire de l'évaluation
Comme toutes les fonctionnalités dans ISIOS, les évaluations offrent la possibilité de remplir de la données dans les champs natifs prévus ou bien d'ajouter de l'information dans des champs personnalisés.
Informations de base
- Date de création qui représente ici le titre de l'évaluation
- Responsable : par défaut le nom de la ressource humaine qui créé l'évaluation
- Projet : une évaluation est obligatoirement associée à un projet
- Projet ID : le numéro unique du projet remonte automatiquement à l'association du projet
- Évaluation : résultat de l'évaluation du projet
- Indicateurs : section d'évaluation pour chaque indicateur permettant également l'ajout de commentaire pour chacun d'entre eux
- Faits saillants : champ de type texte permettant l'ajout d'informations pertinentes
- Début et fin de période : par défaut ces champs sont automatiquement renseignés avec les dates de début et fin du projet. Cependant, les dates peuvent être ajustées
- Tableau sommaire : tableau généré automatiquement par le système avec les données provenant des outils de gestions (échéanciers, coûts divers, tâches etc...)
| L'ajustement des dates de la période de l'évaluation, filtreront les données du tableau sommaire. Seules les données comprises dans la période indiquées remonteront alors.
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Autres champs disponibles
Si vous en détenez la permission, il est alors d'afficher et d'utiliser d'autres champs natifs disponibles tels que :
- Intervenants : permet d'identifier des ressources humaines concernées par l'évaluation et qui pourraient être tenues informées via une règle de flux de travail
- Demandes de changements : permet d'accéder à la liste des demandes de changements du projet afin d'en laisser une trace dans l'évaluation
- Échéancier : permet d'accéder et de sélectionner des éléments de l'échéancier qui feront automatiquement remonter l'information de ces derniers
- Risques : permet d'accéder à la liste des risques du projet afin d'en laisser une trace dans l'évaluation
- suivis : permet d'ajouter et/ou de garder en historique les suivis de l'évaluation
- Documents : permet d'associer plusieurs documents
- Statut : permet d'associer un statut à l'évaluation
- Statut projet : permet de visualiser le statut du projet lors de l'association de ce dernier à l'évaluation
 La plupart des sous-tableaux comme Demandes de changements, Risques, Échéancier offre des colonnes cachées qui pourraient être utilisées et sauvegardées dans le formulaire de création de l'évaluation. Faire un clic droit dans la barre de titre du sous-tableau pour accéder aux colonne cachées.
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Légende des couleurs de l'évaluation du projet
L'évaluation du projet est dans la plupart des cas, la moyenne des évaluations des indicateurs. Suivant la pondération de chacun, les couleurs de l'évaluation du projet seront atténuées. Voici
| Couleur | Valeur (%) |
|---|---|
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0% (Les indicateurs n'ont pas été évalués) |
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de 0% à 20% (Le projet est critique) |
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de 20% à 40% (Le projet est au seuil critique) |
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de 40% à 60% (Le projet est à Surveiller) |
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de 60% à 80% (Le projet est en contrôle) |
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80% à 100% (Le projet est parfaitement sous-contrôle) |
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à l'outil des évaluations, cliquez sur le lien situé dans la boîte Envergure :
Évaluation
Ajouter une évaluation
Pour ajouter une nouvelle évaluation, cliquez sur le bouton Nouveau :
Indicateurs d'évaluation
Des indicateurs de bases seront positionnés dans la fiche de la nouvelle évaluation comme :
- Communication
- Est-ce que la communication est fluide ?
- Échéancier
- Est-ce que le projet respecte l'échéancier ?
- Coûts
- Est-ce que les coûts respectent le budget autorisé ?
- Qualité
- Est-ce que les livrables sont de bonnes qualités ?
Ajouter un commentaire pour un indicateur
Vous pourrez saisir un commentaire sous chaque indicateur en cliquant sur le lien Ajouter un commentaire
Sélectionner l'état de chaque indicateur
Pour sélectionner l'état de chaque indicateur, cliquez sur la cellule de la colonne de votre choix, plusieurs fois jusqu'à obtenir l'état souhaité. Pour chacune des colonnes, vous aurez la possibilité entre différents états :
- la coche qui représente une situation stable
- la flèche vers le haut qui représente une hausse
- la flèche vers le bas qui représente une baisse
- la croix pour les statuts non pris en compte dans le calcul du bilan
| Il est possible de faire une évaluation sans critère. La couleur globale sera alors noire.
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Ajouter et/ ou modifier un indicateur d'évaluation
Vous pourrez personnaliser et ajouter un ou plusieurs indicateurs d'évaluation. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Configurer dans la liste des évaluations :
La liste des champs ouvrira, allez sélectionner le champ Indicateurs:
Cliquez alors sur le bouton Ajouter et remplissez les différents champs :
Configurer la valeur de chacun des états disponibles
C'est également dans la fiche Gérer les champs : Évaluations, que vous pourrez déterminer la valeur de chacun des états des indicateurs. Pour changer la valeur, cliquez sur la cellule et saisissez la valeur souhaitée. Les valeurs saisies s'appliqueront alors lors de vos prochaines évaluations.
Vous pourrez également définir les indicateur sur lesquels vous souhaités obligatoirement avoir un statut et dont le statut N/D (non disponible) ne sera pas accepté lors de la sauvegarde de votre évaluation.
Déplacer les indicateurs
Vous pourrez déplacer les indicateurs comme bon vous semble soit pour respecter l'importance des indicateurs, soit pour respecter le caractère obligatoire pour certain
Sommaire
Le chef de projet a accès à un sommaire qui génère des données automatiquement et qui proviennent de l'échéancier. Ce sommaire peut aider à la documentation de l'évaluation :
Pour plus de détails concernant les choix des colonnes du tableau sommaire, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Documents
Le chef de projet pourra également associer un ou plusieurs documents.
Échéancier
Le chef de projet peut afficher les livrables les plus préoccupants :
- Titre
- Affiche le titre de l'activité
- H%
- Affiche le pourcentage complété
- Heures à venir
- Affiche le nombre d'heures à venir.
- Date de début projetée
- Affiche la date de début projetée
- Date de fin projeté
- Affiche la date de fin projetée
Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.
Risques et mesures de contrôle
Le chef de projet peut afficher les risques, les mesures de contrôle et les enjeux les plus préoccupants :
Risques
- Titre
- Affiche le titre du risque.
- Risque Brut
- Affiche le risque brut du risque.
- Risque résiduel
- Affiche le risque résiduel
Mesures de contrôle
- Titre
- Affiche le titre de la mesure.
- Risque
- Affiche le risque lié à la mesure.
- Maîtrise
- Affiche le niveau de maîtrise.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des risques
Pour modifier la vue de vos colonnes, faite un clic droit et sélectionner vos options voulues
Représentation graphique
Les évaluations d'un projet apparaissent sous forme de graphique dans le tableau de bord de ce dernier.
Graphique
Les évaluations peuvent être représentés sous forme graphique :
Pour voir apparaître le graphique, il faut au moins 2 évaluations. De plus, si plusieurs évaluations sont créées la même semaine, seulement la dernière évaluation sera prise en compte.
Nature des abscisses et ordonnées
Les mesures représentées sur le graphique sont :
- En Abscisse : la semaine dans laquelle a été créé l'évaluation
- En Ordonnées : le niveau de l'évaluation en sachant que le haut de l'ordonnée représente un bon bilan
Afficher une évaluation via le graphique
Les points représentés sur le graphique représentent une évaluation. Pour ouvrir la fiche de l'évaluation désirée, cliquez sur le point :
Interface de la liste des évaluations
L'outil de gestion des évaluations est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des évaluations :
Les évaluations sont modifiables jusqu'à 14 jours dans le passé. Passé ce délai, elles ne seront plus modifiables.
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Recherche
Afin de trouver rapidement une évaluation parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Filtres
La liste des évaluations possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise et d'en exporter ou imprimer des rapports :
- Projet : Filtrer la liste avec un projet spécifique.
- Responsables : Vous pouvez filtrer les évaluations par responsable.
- Statuts : Vous pouvez filtrer les évaluations par statut.
- Date de début et fin : Vous pouvez filtrer par la période pour laquelle les évaluations ont été faites.
- Date : Permet de filtrer toutes les évaluations créées de telle date à telle date.
Pour pouvoir modifier les champs filtrables et l'ordre de ceux-ci, référez-vous à la section Ajouter un nouveau champ personnalisé.
Pour pouvoir exporter les données filtrées de la liste, référez-vous à la section Exportation_CSV.
