Documents
Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).
La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.
Sommaire
Depuis le 15 mai 2019, la liste des documents fait dorénavant partie des nouvelles listes, vous permettant alors de configurer les formats de vues et d'édition comme la liste des projets. Quelques ajustements au niveau des permissions globales devront sans doute être effectués par votre corporation afin de valider les accès de chacun.
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Pour l'outil des documents vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les documents dont vous êtes responsable dans la liste des documents.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission de Lire des documents privés
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Elle vous donne accès à tous les documents en lecture/écriture privé.
L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Tableau de bord personnel
- Tableau de bord d'un projet
Barre d'outils
Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'icône Documents présent dans la barre d'outils :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des documents, cliquez sur le lien dans le menu corporatif :
Tableau de bord personnel
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :
Tableau de bord de projet
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :
Importer un fichier dans le GED
Téléverser un document
Pour importer un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED), cliquez sur le bouton Ajouter, situé en haut à gauche de la liste, et choisissez un ou plusieurs fichiers dans la fenêtre d'exploration :
Tous les types de documents (texte, image, vidéo...) peuvent être importés. Taille maximale de 800mb
Drag & drop d'un document
Afin de faciliter l'importation de vos documents, il es possible d'utiliser la fonction "Drag and Drop" en glissant directement les fichiers dans la fenêtre de gestion des documents.Pour ce faire :
- ouvrir la liste des documents et réduire un peu la fenêtre
- ouvrir votre dossier avec les fichiers
- sélectionner les fichiers et glisser en maintenant le bouton de la souris enfoncé, les fichiers dans la liste des documents ISIOS
Le message suivant s'affichera :
Télécharger un document
Pour télécharger et ouvrir un document:
- cliquer sur le menu à droite du titre et sélectionner Télécharger
- ou faites un clic droit de souris pour ouvrir le menu puis sélectionner Télécharger
Nuage
La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents, simplement cliquez sur le lien suivant :
Les informations suivantes s'afficheront :
Informations de base
Pour gérer les spécificités d'un document (permissions, versionnement etc...), cliquez sur le titre de ce dernier. La fiche du document va alors s'ouvrir.
La fiche d'un document possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des documents sont personnalisables. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section.
Si les champs, colonnes ou vues ne correspondent pas à ce que vous voyez et pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Titre
Vous pouvez modifier le titre du document qui apparaîtra dans la liste. Le titre porte par défaut le même nom que celui du document téléversé. Ce dernier portera également le titre de la dernière version téléversée.
Télécharger
En cliquant sur le logo, votre document sera téléchargé.
Statut
Les statuts sont configurables et permettent de catégoriser les documents afin de faciliter la recherche par filtre.
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Responsable
Le responsable est la personne qui est responsable du document et par défaut celle qui le téléverse. Il pourra cependant être changé par les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents ou bien par le responsable lui même.
Lié à
Cela permet, en un seul coup d’œil de savoir où le document est associé. Cette information est très pertinente surtout en cas de suppression du document car la suppression ne sera permise que si le document a été dissocié de tous les éléments avant de le supprimer.
Projets et activités
Vous pouvez visualiser et/ou associer votre document directement à votre projet et, au besoin, à une activité.
Versionnement
Le versionnement permet de conserver les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger toujours la bonne version d'un document.
Ajouter une version
Pour ajouter une nouvelle version, 2 possibilités :
1 - cliquer sur Ajouter et sélectionner la nouvelle version de votre document préalablement enregistrée dans votre bibliothèque de documents.
2 - utiliser la fonction "Drag an Drop" et glisser votre version dans la fiche du document
Version
Le numéro de la version du document.
A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé.
Titre
Titre du fichier téléversé
Auteur
Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié.
Consultations
Indique le nombre de connexion. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir le détails des consultations (par qui et quand).
Modifié
Indique la date du nouveau téléversement.
Supprimer une version
Pour supprimer seulement une des versions d'un document, cliquer sur le petit logo menu (ou bien faire un clic droit de souris) et sélectionner Supprimer. Ainsi, seulement la ligne sera supprimée et non le document entier.
Permissions
Permissions générales
Par défaut, lors du téléversement d'un document, ce dernier sera un document privé, c'est à dire qu'il ne sera accessible en lecture et en écriture uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux les utilisateurs de votre base de données.
Vous aurez le choix entre :
- Permission lecture
- Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents pourront voir le document
- Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document
- Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé
- Permission écriture
- Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents pourront modifier le document
- Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document
- Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé
Cependant la permission de "Lecture" s'ajuste automatiquement selon à quel endroit de l'application le document a été téléversé
Permissions individuelles
Il vous sera possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajouter une ressource et sélectionner le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document.
Suivis et archivage automatique
Suivis
Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :
- Date : date à laquelle le suivi doit être effectué
- Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier.
- Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi du e apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
- Commentaires : ajouter une description au suivi
Les différents suivis du document seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi du document.
Date d'archivage
Vous pourrez sélectionner la date à laquelle votre document sera archivé. Le statut de ce dernier prendra alors le statut Archivé.
Permalien
Copier ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant un accès aux documents. En cliquant sur le lien, le document se téléchargera directement.
Interface de la liste des documents
L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Statuts
Pour configurer les statuts de la liste des documents, cliquez sur l'onglet Configurer :
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Appliquer
Un bouton ‘’Appliquer’’ permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…)
Par exemple, lorsque votre projet est terminé, complété ou archivé, il est possible d’archiver rapidement les documents qui y sont liés.
1- Sélectionner plusieurs documents (si aucun élément n'est sélectionné, le changement s'appliquera à tous les éléments de la liste)
2- Cliquer sur « Appliquer »
3- Cliquer sur « Statut » et sélectionner le statut que vous souhaitez appliquer à vos documents
Recherche
Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
- Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....
Filtres
La liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis :
- Projet : Filtrer les documents associés à un projet en particulier.
- Statuts : Filtrer par statuts.
- Responsable : Filtrer les documents par ressource (auteur, responsable).
- Tags : Filtrer les documents associés à un ou plusieurs tags en particulier.
Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris
Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser tous les documents, cliquer sur 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #10
