Rencontres : Différence entre versions

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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
 
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
  
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L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.
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L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.
  
  
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:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
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:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
  
  
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Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.  
 
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.  
 
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Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum de''' Lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors voir toutes les rencontres <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>.
+
Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum de ''' Lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors voir toutes les rencontres <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>.
 
   
 
   
  
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:* Barre d'outils
 
:* Barre d'outils
 
:* Menu corporatif
 
:* Menu corporatif
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:* Menu personnel
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:* Menu Burger
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Calendrier
 
:* Calendrier
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=== Menu personnel ===
+
=== Menu d'intérêts ===
  
  
−
Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsables ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :
+
Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :
  
  
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|-
 
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| [[Image:Rencontre MenuPerso1.png|gauche|frame|]]  
 
| [[Image:Rencontre MenuPerso1.png|gauche|frame|]]  
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|| [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu personnel]]
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|| [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu d'intérêts]]
 
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=== Menu Burger ===
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Pour accéder à l'outil '''Rencontres''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Rencontres'''.
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-19_à_21.24.00.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
  
  
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[[Image:Rencontre TBProjet.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
 
[[Image:Rencontre TBProjet.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
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Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.
  
  
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[[Image:Rencontre Infosde base 1.png|center|frame|Informations de base]]
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[[Image:Rencontre Infosde base 1.1.png|center|frame|Informations de base]]
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[[Image:Rencontre Infosde base 2.png|center|frame|Informations de base]]
 
[[Image:Rencontre Infosde base 2.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
−
:* '''Titre''' : Renseigner le titre de la rencontre
+
:* '''Titre''' : Renseignez le titre de la rencontre.
 
:* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
 
:* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
−
:* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables
+
:* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
−
:* '''Date''' : Sélectionner la date de la rencontre
+
:* '''Date''' : Sélectionnez la date de la rencontre.
−
:* '''Début et fin''' : Sélectionner l'heure de début et de fin de la rencontre
+
:* '''Début et fin''' : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
 
:* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
 
:* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
 
:* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
 
:* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
−
:* '''Participants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.
+
:* '''Intervenants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
−
:* '''Projets''' : associer la rencontre à un ou plusieurs projets
+
:* '''Projets''' : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
−
:* '''Sprint''' : associer la rencontre à un sprint
+
:* '''Sprint''' : Associer la rencontre à un sprint.
−
:* '''Ordre du jour''' : préparer un ordre du jour.
+
:* '''Ordre du jour''' : Préparer un ordre du jour.
−
:* '''Notes''' : ajouter des notes
+
:* '''Notes''' : Ajouter des notes.
−
:* '''Documents''' : ajouter des documents
+
:* '''Documents''' : Ajouter des documents.
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs]].</big>
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|}
  
  
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 
|- bgcolor='#fcf0de'
 
|- bgcolor='#fcf0de'
−
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface d'édition des fiches]].</big>
+
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section [[Interface d'édition des fiches]].</big>
 
|}
 
|}
  
  
 +
== Préparer un ordre du jour ==
  
  
 +
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
  
 +
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
 +
:* Saisissez l'ordre du jour
  
  
−
=== Notes ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour Ajouter.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
  
  
−
Il s'agit d'un champ texte enrichi qui vous permettra d'inscrire des notes en utilisant la mise en forme disponible.
+
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
  
  
−
=== Documents ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour Glisser.png|center|frame|Déplacer les sujets de la rencontre]]
  
  
−
Afin de mieux documenter la rencontre, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.
+
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
  
  
−
=== Suivis ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour Statut.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
  
  
−
Vous pourrez ajouter un ou plusieurs suivis concernant la rencontre. Ces suivis apparaîtront dans le calendrier du responsable tant qu'ils ne seront pas complétés.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs##Ajouter_un_statut_pour_un_champ_natif|Personnaliser les statuts]].</big>
 +
|}
  
  
−
[[Image:Rencontre suivis.png|center|frame|Ajouter une ou plusieurs suivis à la rencontre]]
+
=== Ajouter des tâches ===
  
  
−
:* '''Date''' : Sélectionner la date du suivi.
+
Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, faites un clic droit sur le titre du sujet et sélectionnez '''Tâches''' dans le menu :  
−
:* '''Complété''' : Cliquez sur le lien pour compléter le suivi.
 
−
:* '''Responsable''' : Assignez un responsable pour effectuer le suivi.
 
−
:* '''Commentaire''' : Ajouter un commentaire.
 
−
:* '''Créateur''' : Ressource humaine ayant ajouté le suivi.
 
  
−
<div class="note">
 
−
Pour faire apparaître des colonnes cachées, comme celle de "Créateur" par exemple, référez-vous à la section [[Interface_des_sous-listes#Personnalisation_des_colonnes_d.27une_sous-liste|Personnaliser une sous-liste]]
 
−
</div>
 
  
−
=== Permalien ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit Tâches.png|center|frame|Accéder à la fiche du sujet]]
  
  
−
Copier ce lien pour partager la rencontre avec des utilisateurs ayant un accès aux rencontres. En cliquant sur le permalien, la fiche de la rencontre s'ouvrira directement.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches'''</big>
 +
|}
  
  
−
[[Image:Rencontres permalien.png|center|frame|Permalien]]
+
La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.
  
  
−
== Préparer un ordre du jour ==
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit AjouterTache.png|center|frame|Ajouter une nouvelle tâche]]
  
−
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
 
  
−
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit Remplir Tache.png|center|frame|Renseigner les champs de la tâche]]
−
:* Saisissez l'ordre du jour
 
  
  
−
[[Image:Rencontres AjoutOrdre.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
+
Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.
  
  
−
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit VisualisationTache.png|center|frame|Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre]]
  
  
−
[[Image:Rencontre ordre du jour glisser.png|center|frame|Déplacer les sujets de la rencontre]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].</big>
 +
|}
  
  
−
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
+
=== Ajouter un compte rendu et décisions ===
  
  
−
[[Image:Rencontre ordre du jour statut.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
+
Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :
  
  
−
Vous aurez le choix entre :
+
* si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.
  
−
:* A Traiter
 
−
:* Traité
 
−
:* Reporté
 
  
 +
[[Image:Rencontre Ordre du jour CompteRendu Colonne.png|center|frame|Entrer directement un compte rendu dans la colonne]]
  
−
<div class="note">
 
−
Les statuts des ordres du jour sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs]].
 
−
</div>
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface_des_sous-listes]].</big>
 +
|}
  
−
=== Ajouter des tâches ===
 
  
 +
* si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.
  
−
:Pour pouvoir ajouter des éléments pour un autre du jour, cliquer sur le titre du sujet pour accéder à la fiche de l'élément :
 
  
 +
[[Image:Rencontre Ordre du jour Titre sujet.png|center|frame|Clic sur le titre du sujet]]
  
−
[[Image:Rencontres Ordre du jour Fiche sujet.png|center|frame|Accéder à la fiche du sujet]]
 
  
 +
[[Image:Rencontre Ordre du jour CR Fichesujet.png|center|frame|Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet]]
  
−
La fiche du sujet va alors s'ouvrir :
 
  
 +
== Programmer une rencontre récurrente ==
  
−
[[Image:Rencontres Ordre du jour Fiche sujet1.png|center|frame|Fiche du sujet]]
 
  
 +
Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.
  
−
Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur '''Ajouter'''. Cette action va vous ouvrir la liste des tâches dans laquelle vous pourrez ajouter une tâche :
 
  
 +
Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.
  
−
[[Image:Rencontre ordre du jour ajout tache.png|center|frame|Ajouter une tâche dans un ordre du jour]]
 
  
−
[[Image:Rencontre ordre du jour ajout tache1.png|center|frame|Ajouter une tâche dans un ordre du jour]]
+
[[Image:Rencontre TAB dupliquer.png|center|frame|Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période]]
  
  
−
<div class="note">
+
Des options de duplication seront alors proposées :
−
Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].
 
−
</div>
 
  
 +
* Tous les jours jusqu'au ...
 +
* Chaque semaine jusqu'au ...
 +
* Tous les mois jusqu'au ...
 +
* Chaque année jusqu'au ...
  
−
Une fois la tâche créée, fermer la liste des tâches en cliquant sur le X pour revenir à votre sujet de rencontre :
 
  
 +
[[Image:Rencontre TAB dupliquer Options.png|center|frame|Options de duplication]]
  
−
[[Image:Rencontre ordre du jour fermer tache.png|center|frame|Fermer la liste des tâches]]
 
  
 +
== Interface de la liste des rencontres ==
  
−
<div class="note">
 
−
Pour visualiser la tâche ajoutée dans la rencontre, il suffit de fermer la liste des tâches, cliquer sur OK et enregistrer la rencontre.
 
−
</div>
 
  
 +
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
  
−
=== Ajouter un compte rendu, décisions et autres informations ===
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
:;Durée
 
−
:Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.
 
  
 +
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône [[Image:Rencontre Icone.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
  
−
:;Statut
 
−
:Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
<div class="note">
 
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
−
</div>
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.52.29.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Compte-rendu
 
−
:Vous pouvez entrer un compte-rendu pour le sujet.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.53.53.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Décisions
 
−
:Pour ajouter une décision, cliquez sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants :
 
−
::* Décision
 
−
::* Date
 
−
::* Responsable
 
−
::* Description
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].</big>
 +
|}
  
−
[[Image:Rencontre ordre du jour ajout decision.png|center|frame|Ajouter une ou plusieurs décisions à l'ordre du jour]]
+
=== Statuts ===
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Configurer]]
−
Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur le titre de la décision
 
−
</div>
 
  
  
−
:;Point de suivi
+
Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
−
:Vous pouvez associer un point de suivi à votre sujet.
 
  
−
== Interface de la liste des rencontres ==
 
  
 +
[[Image:Rencontre Configurer.png|center|frame|Configurer]]
  
−
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_09.02.17.png|center|frame|Configurer]]
  
−
=== Gérer les vues et les détails ===
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big>
 +
|}
  
−
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
 
  
 +
== Recherche ==
  
−
[[Image:Rencontres modifier le format1.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
 
  
 +
=== Recherche rapide ===
  
−
<div class="note">
 
−
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
</div>
 
  
−
=== Statuts ===
+
Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
  
  
−
Les statuts et types d'une rencontre sont personnalisables. Pour gérer les statuts et les types, cliquez sur l'onglet '''Gérer'''  :
+
[[Image:Rencontre Recherche.png|center|frame|Recherche]]
  
  
−
[[Image:Rencontres gérer1.png|center|frame|Gérer les champs]]
+
:: Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre
  
  
−
[[Image:Rencontres gérer les champs1.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
+
[[Image:Rencontre Recherche ID1.png|center|frame|Recherche dans l'ID]]
  
  
−
<div class="note">
+
:: Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre
−
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
−
</div>
 
  
−
=== Recherche ===
 
  
 +
[[Image:Rencontre Recherche Titre1.png|center|frame|Recherche dans le titre]]
  
−
Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
 
  
 +
=== Recherche avec filtres ===
  
−
[[Image:Tâche recherche.png|center|frame|Recherche]]
 
  
−
=== Filtres ===
+
La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
  
  
−
Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.  
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-27_à_16.16.49.png|center|frame|Recherche avec filtres]]
  
  
−
[[Image:Rencontre Newfiltres1.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des rencontres]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
 +
|}
  
  
−
<div class="note">
+
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
−
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
+
:* '''D'intérêt''' : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
−
</div>
 
−
 
 
 
:* '''Date début et fin''' : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
 
:* '''Date début et fin''' : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
 
:* '''Participant''' : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
 
:* '''Participant''' : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
Ligne 367 : Ligne 376 :
 
:* '''Relations''' : Vous pouvez filtrer par relations.
 
:* '''Relations''' : Vous pouvez filtrer par relations.
 
:* '''Responsables''' : Vous pouvez filtrer par responsable.
 
:* '''Responsables''' : Vous pouvez filtrer par responsable.
−
:* '''Types''' : Filtrer par types.
+
:* '''Types''' : Filtrer par types de rencontre.
−
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
+
 
  
−
<div class="note">
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris.
+
|- bgcolor='#f9fae1'
−
</div>
+
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre</big>
 +
|}
  
−
<div class="note">
 
−
Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]
 
−
</div>
 
  
−
<div class="note">
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les rencontres, cliquer sur [[Image:Rencontre reinitialiser filtres.png]]
+
|- bgcolor='#fcf0de'
−
</div>
+
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]</big>
 +
|}

Version actuelle datée du 27 juillet 2022 à 16:33


L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Rencontres


Permission requise


Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.


Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum de Lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors voir toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet
  • Calendrier


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Menu d'intérêts

Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :


Rencontre MenuPerso1.png
Accès via le menu d'intérêts


Menu Burger

Pour accéder à l'outil Rencontres via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Rencontres.

Accès via le tableau de bord d'un projet


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.


Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :


Accès via le calendrier


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Informations de base


  • Titre : Renseignez le titre de la rencontre.
  • Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
  • Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
  • Date : Sélectionnez la date de la rencontre.
  • Début et fin : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
  • Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
  • Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton Tache Logobrowse.png pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
  • Intervenants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
  • Projets : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
  • Sprint : Associer la rencontre à un sprint.
  • Ordre du jour : Préparer un ordre du jour.
  • Notes : Ajouter des notes.
  • Documents : Ajouter des documents.


Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.


Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.


Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.


Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

  • Cliquez sur Ajouter
  • Saisissez l'ordre du jour


Ajouter un ordre du jour


Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :


Déplacer les sujets de la rencontre


Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :


Statuer sur un ordre du jour


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section Personnaliser les statuts.


Ajouter des tâches

Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, faites un clic droit sur le titre du sujet et sélectionnez Tâches dans le menu :


Accéder à la fiche du sujet


Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches


La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.


Ajouter une nouvelle tâche


Renseigner les champs de la tâche


Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.


Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre


Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.


Ajouter un compte rendu et décisions

Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :


  • si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.


Entrer directement un compte rendu dans la colonne


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface_des_sous-listes.


  • si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.


Clic sur le titre du sujet


Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet


Programmer une rencontre récurrente

Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.


Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.


Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période


Des options de duplication seront alors proposées :

  • Tous les jours jusqu'au ...
  • Chaque semaine jusqu'au ...
  • Tous les mois jusqu'au ...
  • Chaque année jusqu'au ...


Options de duplication


Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône Rencontre Icone.png et sélectionnez le modèle voulu :


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Configurer


Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :


Configurer


Configurer


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre


Recherche dans l'ID


Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche avec filtres


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Statuts : Filtrer par statuts.
  • D'intérêt : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
  • Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
  • Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
  • Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
  • Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
  • Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
  • Types : Filtrer par types de rencontre.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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