Rencontres

L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Rencontres

Permission requise

Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum de Lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors voir toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu personnel
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsables ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :

Accès via le menu personnel

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :

Accès via le calendrier

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Informations de base

• Titre : Renseigner le titre de la rencontre
• Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
• Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables
• Date : Sélectionner la date de la rencontre
• Début et fin : Sélectionner l'heure de début et de fin de la rencontre
• Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
• Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
• Participants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.
• Projets : associer la rencontre à un ou plusieurs projets
• Sprint : associer la rencontre à un sprint
• Ordre du jour : préparer un ordre du jour.
• Notes : ajouter des notes
• Documents : ajouter des documents

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.

Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

• Cliquez sur Ajouter
• Saisissez l'ordre du jour

Ajouter un ordre du jour

Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :

Déplacer les sujets de la rencontre

Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :

Statuer sur un ordre du jour

Vous aurez le choix entre :

• A Traiter
• Traité
• Reporté

Les statuts des ordres du jour sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

Ajouter des tâches

Pour pouvoir ajouter des éléments pour un autre du jour, cliquer sur le titre du sujet pour accéder à la fiche de l'élément :

Accéder à la fiche du sujet

La fiche du sujet va alors s'ouvrir :

Fiche du sujet

Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur Ajouter. Cette action va vous ouvrir la liste des tâches dans laquelle vous pourrez ajouter une tâche :

Ajouter une tâche dans un ordre du jour

Ajouter une tâche dans un ordre du jour

Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.

Une fois la tâche créée, fermer la liste des tâches en cliquant sur le X pour revenir à votre sujet de rencontre :

Fermer la liste des tâches

Pour visualiser la tâche ajoutée dans la rencontre, il suffit de fermer la liste des tâches, cliquer sur OK et enregistrer la rencontre.

Ajouter un compte rendu, décisions et autres informations

Durée

Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.

Statut

Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Compte-rendu

Vous pouvez entrer un compte-rendu pour le sujet.

Décisions

Pour ajouter une décision, cliquez sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Décision
• Date
• Responsable
• Description

Ajouter une ou plusieurs décisions à l'ordre du jour

Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur le titre de la décision

Point de suivi

Vous pouvez associer un point de suivi à votre sujet.

Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Les statuts et types d'une rencontre sont personnalisables. Pour gérer les statuts et les types, cliquez sur l'onglet Gérer  :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Exemple de filtres possibles sur la liste des rencontres

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

• Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
• Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
• Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
• Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
• Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
• Types : Filtrer par types.
• Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris.

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés

Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les rencontres, cliquer sur