Rencontres

L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Rencontres

Permission requise

Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas comptedu fait que vous soyez responsable NI des projets associés.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors modifier toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Onglet dans la barre d'outils
• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :

Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :

Accès à l'outil via le calendrier

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Titre

Vous devez donner un titre à votre rencontre.

Statut

Une rencontre possède différents statuts :

• À venir
• En cours
• Reportée
• Complétée
• Archivée
• Modèle
• Annulée
• A confirmer

Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Type

Par défaut, les types d'une rencontre sont :

• Rendez-vous
• Réunion

Les types sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Date et heure

Vous devez entrer la date et l'heure de début et de fin de la rencontre.

Lieu

Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.

Une représentation google map apparaîtra alors. Veillez à ne pas rentrer des détails par exemple numéro de la suite, code d'accès car la représentation s'en trouvera perturbée. Vous pourrez rentrer les détails dans la section commentaires.

Responsable

Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.

Convoqué par

Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la rencontre. La ressource renseignée, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource qui a convoqué la rencontre.

Participants

Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.

Projet

Vous pouvez associer la rencontre à un projet.

Relation

Vous pouvez associer la rencontre à une relation.

Objectifs et ordre du jour

Cette section permet de définir, notamment pour une rencontre de type Réunion, les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.

Objectifs et ordre du jour

Objectifs

Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.

Documents

Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.

Ordre du jour

Ajouter un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

• Cliquez sur Ajouter
• Saisissez l'ordre du jour

Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :

Prioriser les points de la réunion

Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :

Statuer sur un ordre du jour

Vous aurez le choix entre :

• À discuter
• Reporté
• Caduque
• Complété

Les statuts des ordres du jour sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Pour pouvoir modifier les champs Tâches et Décisions, cliquez sur le titre du point à aborder :

Ajouter une tâche, une décision

Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur Ajouter et renseignez le titre de la tâche :

Ajouter une tâche dans un ordre du jour

Durée

Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.

Statut

Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Responsable

Par défaut le responsable est la ressource qui créé la tâche. Vous pouvez changer de responsable en cliquant dans la cellule puis sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.

Heures à venir

Ce sont les heures estimées pour la réalisation de la tâche.

Avancement

Si la tâche est associée à une activité de projet, l'avancement représente le pourcentage des heures travaillées par rapport aux heures à venir budgétées pour cette activité.

Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.

Décisions

Pour ajouter une décision, cliquez sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Décision
• Date
• Responsable
• Description

Ajouter une ou plusieurs décisions à l'ordre du jour

Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur le titre de la décision

Compte-rendu

Vous pouvez entrer un compte-rendu à chacun des ordres du jour.

Suivis, commentaires et permalien

Suivis

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs suivis concernant la rencontre. Ces suivis apparaîtront dans le calendrier du responsable tant qu'ils ne seront pas complétés.

Ajouter une ou plusieurs suivis à la rencontre

Date

Sélectionner la date du suivi.

Complété

Cliquez sur le lien pour compléter le suivi.

Responsable

Assignez un responsable pour effectuer le suivi.

Commentaire

Ajouter un commentaire.

Commentaires

Une partie Commentaires est disponible pour ajouter d'autres informations, détails concernant la rencontre.

Permalien

Copier ce lien pour partager la rencontre avec des utilisateurs ayant un accès aux rencontres. En cliquant sur le lien, la fiche de la rencontre s'ouvrira directement.

Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.

Gérer les colonnes et les détails

Pour gérer les colonnes et les détails de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Gérer les colonnes et les détails

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Les statuts et types d'une rencontre sont personnalisables. Pour gérer les statuts et les types, cliquez sur l'onglet Vues et Gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Filtres

Exemple de filtres possibles sur la liste des rencontres

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

Statuts

Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

Voir

Vous pouvez choisir entre voir :

• toutes les rencontres
• mes rencontres seulement

Projet

Vous pouvez filtrer par projets.

Responsable

Vous pouvez filtrer par responsable.

Convoqué par

Vous pouvez chercher une rencontre par la personnes qui l'a convoquée.

Participant

Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.

Date début et fin

Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.