Documents : Différence entre versions

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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Tous les types de documents (texte, image, vidéo...) peuvent être importés. Taille maximale de 800mb
 
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Tous les types de documents (texte, image, vidéo...) peuvent être importés. Taille maximale de 800mb
 
|}
 
|}
 +
  
 
=== Drag & drop d'un document===
 
=== Drag & drop d'un document===
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−
Le versionnement permet de conserver les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger toujours la bonne version d'un document.  
+
[Image:Doc Version.png|center|frame|Tableau des versions]]
 +
 
 +
 
 +
Le versionnement permet de conserver les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger, partout dans l'application, toujours la dernière version du document.  
  
  
−
=== Ajouter une version ===
+
=== Ajouter une nouvelle version ===
  
  
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−
[[Image:Documents versionnement Ajouter.png|center|frame|Ajouter une version]]
+
[[Image:Doc Version Ajouter.png|center|frame|Ajouter une version]]
  
  
−
2 - utiliser la fonction "Drag an Drop" et glisser votre version dans la fiche du document
+
[[Image:Doc Version Sélection.png|center|frame|Sélectionner une version]]
  
  
−
[[Image:Documents versionnement DragDrop.png|center|frame|Ajouter une version en glissant la version]]
+
2 - utiliser la fonction "Drag an Drop" et glisser votre version dans la fiche du document
  
  
−
=== Version ===
+
[[Image:Doc Version Glisser.png|center|frame|Ajouter une version en glissant la version]]
  
  
−
Le numéro de la version du document.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé.</big>
 +
|}
  
  
−
<div class="note">
+
=== Autres informations accessibles ===
−
A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé.
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Titre ===
+
:* Version
 +
: Le numéro de la version s'inscrira automatiquement à chacune des versions téléversées.
  
  
−
Titre du fichier téléversé  
+
:* Titre de la version
 +
: Le titre de la version est par défaut le titre de votre document téléversé. Il n'est donc pas modifiable dans le tableau des versions. Cependant comme le titre de votre document l'est, il est tout à fait possible de le modifier pour offrir un titre différent.
  
  
−
=== Auteur ===
+
:* Auteur
 +
: Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié si vous détenez les permissions nécessaires pour le faire.
  
  
−
Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié.
+
:* Consultations
 +
: Indique le nombre de consultatinsn. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir le détails des consultations (par qui et quand).
  
  
−
=== Consultations ===
+
:* Modifié
 +
: Indique la date du nouveau téléversement. Date à laquelle le document a subi une modification.
  
  
−
Indique le nombre de connexion. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir le détails des consultations (par qui et quand).
+
=== Supprimer une version ===
  
  
−
=== Modifié ===
+
[[Image:Doc Version supprimer.png|center|frame|Ajouter une version]]
  
  
−
Indique la date du nouveau téléversement.
+
Pour supprimer seulement une des versions d'un document, cliquer sur le logo [[Image:Tache Logobrowse.png]] (ou bien faire un clic droit de souris) et sélectionner '''Supprimer'''. Ainsi, seulement la ligne sera supprimée et non le document entier.
  
  
−
=== Supprimer une version ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Seules les versions antérieures à l'Actuelle sont supprimables.'''</big>
 +
|}
  
  
−
[[Image:Doc info3.png|center|frame|Ajouter une version]]
+
== Permissions ==
−
 
 
−
 
 
−
Pour supprimer seulement une des versions d'un document, cliquer sur le petit logo ''menu'' (ou bien faire un clic droit de souris) et sélectionner '''Supprimer'''. Ainsi, seulement la ligne sera supprimée et non le document entier.
 
  
  
−
== Permissions ==
+
Afin d'apporter un niveau de sécurité supplémentaire sur les documents, ISIOS permet d'appliquer des permissions supplémentaires autre que les permissions globales et celles de projets.
  
  
−
=== Permissions générales ===
+
=== Permissions générales d'un document ===
  
  
−
Par défaut, lors du téléversement d'un document, ce dernier sera un document ''privé'', c'est à dire qu'il ne sera accessible en lecture et en écriture uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux les utilisateurs de votre base de données.
+
Par défaut, lors du téléversement d'un document directement dans la bibliothèque, ce dernier sera un document ''privé'', c'est à dire qu'il ne sera accessible en lecture et en écriture uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux les utilisateurs de votre base de données.
  
  
−
[[Image:Documents informations3.png|center|frame|Gérer les permissions d'un document]]
+
[[Image:Doc Permissions.png|center|frame|Gérer les permissions d'un document]]
  
  
Ligne 311 : Ligne 321 :
 
:;Permission ''lecture''
 
:;Permission ''lecture''
  
−
:* Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de ''gérer'' sur les documents pourront voir le document
+
:* Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de ''Lire les documents privés'' sur les documents pourront voir le document
  
 
:* Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de ''lecture'' sur les documents pourront voir le document
 
:* Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de ''lecture'' sur les documents pourront voir le document
Ligne 320 : Ligne 330 :
 
:;Permission ''écriture''
 
:;Permission ''écriture''
  
−
 
+
:* Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale ''Lire les documents privés'' et de ''gérer'' sur les documents pourront modifier le document
−
:* Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de ''gérer'' sur les documents pourront modifier le document
 
  
 
:* Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de ''lecture'' sur les documents pourront voir le document
 
:* Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de ''lecture'' sur les documents pourront voir le document
Ligne 328 : Ligne 337 :
  
  
−
<div class="note">
+
 
−
Cependant la permission de "Lecture" s'ajuste automatiquement selon à quel endroit de l'application le document a été téléversé
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
</div>
+
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] La permission de "Lecture" s'ajuste automatiquement selon à quel endroit de l'application le document a été téléversé. Si le document a été téléversé dans l'environnement d'un projet, la permission de lecture sera par défaut ''Projet public''.</big>
 +
|}
  
  
Ligne 336 : Ligne 347 :
  
  
−
Il vous sera possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajouter une ressource et sélectionner le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document.
+
Il vous sera également possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajouter une ressource et sélectionner le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document.
  
  
−
[[Image:Documents informations4.png|center|frame|Donner une permission individuelle]]
+
[[Image:Doc Permissions ressources.png|center|frame|Donner une permission individuelle]]
  
  
−
== Suivis et archivage automatique ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Une permission de "Lecture" s'ajoutera automatiquement sur le document lors d'un partage de ce dernier dans un message privé.  Les destinataires du message privé pourront alors accéder au téléchargement du document partagé.</big>
 +
|}
  
  
−
=== Suivis ===  
+
== Suivis et permalien ==
  
  
−
[[Image:Documents informations5.png|center|frame|Suivis]]
+
[[Image:Doc Suivis.png|center|frame|Suivis]]
  
  
−
Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.
+
:;Suivis
 +
:Ajouter un ou plusieurs suivis afin de suivre le document.
  
 +
:;Permalien
 +
:Copier ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant une permission sur ledit document. En cliquant sur le lien, le document pourra se télécharger.
  
−
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants :
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails concernant l'ajout et la gestion des suivis, référez-vous à la section [[Suivis]].</big>
 +
|}
  
−
:* '''Date''' : date à laquelle le suivi doit être effectué
 
−
:* '''Complété''' : tant qu'un suivi est '''Non complété''', il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est '''complété''', il disparaîtra du calendrier.
 
−
:* '''Responsable''' : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi du e apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
 
−
:* '''Commentaires''' : ajouter une description au suivi
 
  
 +
== Interface de la liste des documents ==
  
−
Les différents suivis du document seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi du document.
 
  
 +
L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :
  
−
=== Date d'archivage ===
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
[[Image:Doc archivage.png|center|frame|Programmer un archivage de document]]
 
  
 +
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
  
−
Vous pourrez sélectionner la date à laquelle votre document sera archivé. Le statut de ce dernier prendra alors le statut ''Archivé''.
 
  
 +
[[Image:Doc Vue.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
−
== Permalien ==  
+
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].</big>
 +
|}
  
  
−
Copier ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant un accès aux documents. En cliquant sur le lien, le document se téléchargera directement.
+
=== Statuts ===
  
  
−
== Interface de la liste des documents ==
+
[[Image:Doc Statut.png|center|frame|Statuts]]
  
  
−
L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :
+
Pour configurer les statuts de la liste des relations, cliquez sur l'onglet '''Configurer''':  
  
  
−
=== Gérer les vues et les détails ===
+
[[Image:Doc Statut Configurer.png|center|frame|Configurer]]
  
  
−
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
+
[[Image:Doc Statut Configurer champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
  
  
−
[[Image:Documents vue.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big>
 +
|}
  
  
−
<div class="note">
+
=== Appliquer ===
−
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Statuts ===
+
Un bouton [[Image:Tache Appliquer.png]] permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…).
  
  
−
Pour configurer les statuts de la liste des documents, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
+
Par exemple, lorsque vos documents sont à archiver :
  
  
−
[[Image:Documents configurer.png|center|frame|Configurer les statuts]]
+
[[Image:Doc Appliquer Selection.png|center|frame|Sélectionner les documents et Appliquer]]
  
  
 +
* [[Image:Tache Point1.png]] Sélectionner plusieurs documents
  
−
<div class="note">
+
* [[Image:Tache Point2.png]] Cliquer sur « Appliquer »
−
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Appliquer ===
+
Un message de confirmation va alors s'ouvrir. Cliquer sur Ok pour autoriser les modifications du Appliquer.
  
  
−
Un bouton ‘’Appliquer’’ permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…)
+
[[Image:Tache Appliquer Confimartion.png|center|frame|Sélectionner le champ et le choix à appliquer aux tâches sélectionnées]]
  
−
Par exemple, lorsque votre projet est terminé, complété ou archivé, il est possible d’archiver rapidement les documents qui y sont liés.
 
  
 +
[[Image:Doc Appliquer En cours.png|center|frame|Enregistrement en cours des modifications]]
  
−
1- Sélectionner plusieurs documents (si aucun élément n'est sélectionné, le changement s'appliquera à tous les éléments de la liste)
 
  
 +
Le résultat du changement va alors être visible.
  
−
2- Cliquer sur « Appliquer »
 
  
 +
[[Image:Doc Appliquer Résultats.png|center|frame|Eésultat]]
  
−
3- Cliquer sur « Statut » et sélectionner le statut que vous souhaitez appliquer à vos documents
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Si aucun document n'est sélectionné, le changement de masse s'effectuera pour tous les éléments de la liste.'''</big>
 +
|}
  
−
[[Image:Documents Appliquer.png|center|frame|Appliquer]]
 
  
 +
== Recherche ==
  
−
[[Image:Documents Appliquer1.png|center|frame|Champs disponibles pour appliquer un changement]]
 
  
−
=== Recherche ===
+
=== Recherche rapide ===
  
  
Ligne 444 : Ligne 467 :
  
  
−
[[Image:Mobil Documents recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
[[Image:Doc Recherche.png|center|frame|Recherche]]
−
 
 
−
 
 
−
Vous pourrez également faire une recherche :
 
−
 
 
−
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
 
−
 
 
  
−
[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017]]
 
  
 +
:: Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID du document
  
−
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
 
  
 +
[[Image:Doc Recherche ID.png|center|frame|Recherche dans l'ID]]
  
−
[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 et priorité]]
 
  
 +
:: Inscrire un mot recherchera dans le titre du document
  
−
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'' etc....
 
  
 +
[[Image:Doc Recherche Titre.png|center|frame|Recherche dans le titre]]
  
−
[[Image:Gestion des relations Tags.png|center|frame|Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 ou priorité]]
 
  
  
−
=== Filtres ===
+
=== Recherche avec filtres ===
  
  
Ligne 473 : Ligne 489 :
  
  
−
[[Image:Documents NewFiltres.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des documents]]
+
[[Image:Doc Recherche Filtres.png|center|frame|Filtres]]
  
  
Ligne 482 : Ligne 498 :
  
  
−
<div class="note">
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
+
|- bgcolor='#f9fae1'
−
</div>
+
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre</big>
 +
|}
  
  
−
<div class="note">
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser tous les documents, cliquer sur [[Image:Rencontre reinitialiser filtres.png]]
+
|- bgcolor='#fcf0de'
−
</div>
+
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]</big>
−
 
+
|}
−
 
 
−
<div class="note">
 
−
Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]
 
−
</div>
 
−
 
 
−
 
 
−
<div class="note">
 
−
Retrouvez ces informations en images sur notre [http://isios.ca/fr/apprendre/tutoriel-10-gerer-les-documents/| Tutoriel #10]
 
−
</div>
 

Version du 23 mars 2020 à 19:51


Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).


La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.


Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.


Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents


Permission requise


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


Pour l'outil des documents vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les documents dont vous êtes responsable dans la liste des documents.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission de Lire des documents privés

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Elle vous donne accès à tous les documents en lecture/écriture privé.


L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'icône Documents présent dans la barre d'outils :


Accès rapide via la barre d'outils


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des documents, cliquez sur le lien dans le menu corporatif :


Accès via le menu corporatif


Tableau de bord de projet

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Téléverser un document dans le GED

ISIOS offre plusieurs manières pour téléverser un document dans votre base de données.


Ajouter un document

Pour ajouter un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED), cliquez sur le bouton Ajouter, et choisissez un ou plusieurs fichiers dans la fenêtre d'exploration :


Ajouter un document


Tous les types de documents (texte, image, vidéo...) peuvent être importés. Taille maximale de 800mb


Drag & drop d'un document

Afin de faciliter l'importation de vos documents, il es possible d'utiliser la fonction "Drag and Drop" en glissant directement les fichiers dans la fenêtre de gestion des documents.Pour ce faire :

  • ouvrir la liste des documents et réduire un peu la fenêtre
  • ouvrir votre dossier avec les fichiers
  • sélectionner le/les fichiers, glisser les fichiers dans la liste des documents ISIOS en maintenant le bouton de la souris enfoncé


Le message suivant s'affichera : Doc Message.png.


Glisser un fichier


Télécharger un document

Pour télécharger et ouvrir un document:

  • cliquer sur le menu à droite du titre et sélectionner Télécharger (ou faites un clic droit de souris pour ouvrir le menu puis sélectionner Télécharger)
  • ou cliquer sur le logo présent la colonne Télécharger de la liste


Télécharger un document via le menu
Télécharger un document via la colonne


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Nuage

La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents. Cliquer sur le bouton suivant :


Bouton nuage


Les informations suivantes s'afficheront :


Détails du nuage


Informations de base

Pour gérer les spécificités d'un document (permissions, versionnement etc...), cliquez sur le titre de ce dernier. La fiche du document en mode lecture va alors s'ouvrir.


Ouvrir la fiche en mode lecture d'un document


La fiche d'un document possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des documents sont personnalisables. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Informations de base


  • Télécharger
En cliquant sur le logo, votre document sera téléchargé.
  • Titre
Vous pouvez modifier le titre du document qui apparaîtra dans la liste. Le titre porte par défaut le même nom que celui du document téléversé. Ce dernier portera également le titre de la dernière version téléversée.
  • Statut
Les statuts sont configurables et permettent de catégoriser les documents afin de faciliter la recherche par filtre.
Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.
  • Responsable
Le responsable est la personne qui est responsable du document et par défaut celle qui le téléverse. Il pourra cependant être changé par les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents ou bien par le responsable lui même.


Liens d'un document

Liens du document


Le gestion documentaire est un élément essentiel et prédominant dans l'application. Un document peut être associé à une multitudes d'éléments (risques, factures, relations, projets, messages etc...) Cette section permet, en un seul coup d’œil de savoir où le document est associé. Cette information est très pertinente surtout en cas de suppression du document car la suppression ne sera permise que si le document a été dissocié de tous les éléments avant de le supprimer.


  • Projets et activités
Vous pouvez visualiser et/ou associer votre document directement à votre projet et, au besoin, à une activité. Ce dernier sera visible alors dans les documents de projet et dans l'échéancier.


  • Lié à
Cette section vous permet de visualiser et d'accéder aux éléments auxquels est lié le document.


Versionnement

[Image:Doc Version.png|center|frame|Tableau des versions]]


Le versionnement permet de conserver les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger, partout dans l'application, toujours la dernière version du document.


Ajouter une nouvelle version

Pour ajouter une nouvelle version, 2 possibilités :

1 - cliquer sur Ajouter et sélectionner la nouvelle version de votre document préalablement enregistrée dans votre bibliothèque de documents.


Ajouter une version


Sélectionner une version


2 - utiliser la fonction "Drag an Drop" et glisser votre version dans la fiche du document


Ajouter une version en glissant la version


A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé.


Autres informations accessibles

  • Version
Le numéro de la version s'inscrira automatiquement à chacune des versions téléversées.


  • Titre de la version
Le titre de la version est par défaut le titre de votre document téléversé. Il n'est donc pas modifiable dans le tableau des versions. Cependant comme le titre de votre document l'est, il est tout à fait possible de le modifier pour offrir un titre différent.


  • Auteur
Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié si vous détenez les permissions nécessaires pour le faire.


  • Consultations
Indique le nombre de consultatinsn. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir le détails des consultations (par qui et quand).


  • Modifié
Indique la date du nouveau téléversement. Date à laquelle le document a subi une modification.


Supprimer une version

Ajouter une version


Pour supprimer seulement une des versions d'un document, cliquer sur le logo Tache Logobrowse.png (ou bien faire un clic droit de souris) et sélectionner Supprimer. Ainsi, seulement la ligne sera supprimée et non le document entier.


Seules les versions antérieures à l'Actuelle sont supprimables.


Permissions

Afin d'apporter un niveau de sécurité supplémentaire sur les documents, ISIOS permet d'appliquer des permissions supplémentaires autre que les permissions globales et celles de projets.


Permissions générales d'un document

Par défaut, lors du téléversement d'un document directement dans la bibliothèque, ce dernier sera un document privé, c'est à dire qu'il ne sera accessible en lecture et en écriture uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux les utilisateurs de votre base de données.


Gérer les permissions d'un document


Vous aurez le choix entre :

Permission lecture
  • Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de Lire les documents privés sur les documents pourront voir le document
  • Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document
  • Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé


Permission écriture
  • Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale Lire les documents privés et de gérer sur les documents pourront modifier le document
  • Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document
  • Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé


La permission de "Lecture" s'ajuste automatiquement selon à quel endroit de l'application le document a été téléversé. Si le document a été téléversé dans l'environnement d'un projet, la permission de lecture sera par défaut Projet public.


Permissions individuelles

Il vous sera également possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajouter une ressource et sélectionner le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document.


Donner une permission individuelle


Une permission de "Lecture" s'ajoutera automatiquement sur le document lors d'un partage de ce dernier dans un message privé. Les destinataires du message privé pourront alors accéder au téléchargement du document partagé.


Suivis et permalien

Suivis


Suivis
Ajouter un ou plusieurs suivis afin de suivre le document.
Permalien
Copier ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant une permission sur ledit document. En cliquant sur le lien, le document pourra se télécharger.


Pour plus de détails concernant l'ajout et la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.


Interface de la liste des documents

L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Statuts


Pour configurer les statuts de la liste des relations, cliquez sur l'onglet Configurer:


Configurer


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Appliquer

Un bouton Tache Appliquer.png permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…).


Par exemple, lorsque vos documents sont à archiver :


Sélectionner les documents et Appliquer


  • Tache Point1.png Sélectionner plusieurs documents
  • Tache Point2.png Cliquer sur « Appliquer »


Un message de confirmation va alors s'ouvrir. Cliquer sur Ok pour autoriser les modifications du Appliquer.


Sélectionner le champ et le choix à appliquer aux tâches sélectionnées


Enregistrement en cours des modifications


Le résultat du changement va alors être visible.


Eésultat


Si aucun document n'est sélectionné, le changement de masse s'effectuera pour tous les éléments de la liste.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID du document


Recherche dans l'ID


Inscrire un mot recherchera dans le titre du document


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis :


Filtres


  • Projet : Filtrer les documents associés à un projet en particulier.
  • Statuts : Filtrer par statuts.
  • Responsable : Filtrer les documents par ressource (auteur, responsable).
  • Tags : Filtrer les documents associés à un ou plusieurs tags en particulier.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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