Importation Excel : Différence entre versions

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(53 révisions intermédiaires par le même utilisateur non affichées)
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:* Projet
 
:* Projet
 
:* Tâches
 
:* Tâches
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:* Comptes budgétaires
 +
:* Inventaire
 +
:* Fonctions des ressources humaines
  
 
L'option d'importer des données permet de modifier des items déjà existants et d'en créer des nouveaux.
 
L'option d'importer des données permet de modifier des items déjà existants et d'en créer des nouveaux.
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Pour pouvoir '''''Importer''''', il faut détenir l'option '''''Autoriser l'importation d'éléments de liste''''' dans les permissions globales.
 
Pour pouvoir '''''Importer''''', il faut détenir l'option '''''Autoriser l'importation d'éléments de liste''''' dans les permissions globales.
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 +
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[[Image:Importation Perm.png|center|frame|Permissions globales]]
  
  
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</div>
 
</div>
  
−
+
 
−
== Importer des portefeuilles ==
+
== Processus d'importation ==
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L'importation est un outil utilisé pour l'organisation et devrait être disponible que pour quelques utilisateurs chevronnés. Afin de compléter le gabarit d'exportation proposé, il est nécessaire d'obtenir les ID (Numéro unique système) de chacun des éléments demandés.
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 +
Prenons à titre d'exemple une importation au niveau de la liste des projets, avec des projets à modifier et des projets à créer.
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[[Image:Importation Template Projet1.png|center|frame|Gabarit projet]]
 +
 
 +
 
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== Gabarits des importations proposés ==
 +
 
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Les gabarits proposés ci-dessous sont des exemples d'importation des données sur les champs natifs (systèmes). Il est tout à fait possible d'utiliser la méthode d'importation sur les champs personnalisés.
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 +
 
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=== Importer des portefeuilles ===
  
  
−
Pour importer des portefeuilles, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
+
Pour importer des portefeuilles, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
  
  
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−
== Importer des projets ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.'''</big>
 +
|}
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 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
 +
|}
  
  
−
Pour importer des projets, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
+
=== Importer des projets ===
  
  
−
[[Image:Importation Template Projet.png|center|frame|Gabarit projet]]
+
Pour importer des projets, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
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 +
 
 +
[[Image:Importation Template Projet1.png|center|frame|Gabarit projet]]
  
  
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−
== Importer des tâches ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
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|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont'''</big>
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|}
 +
 
  
 +
=== Importer des tâches ===
  
−
Pour importer des tâches, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
 
  
 +
Pour importer des tâches, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
  
−
[[Image:Importation Template Taches.png|center|frame|Gabarit tâches]]
+
 
 +
[[Image:Importation Template Taches2.png|center|frame|Gabarit tâches]]
  
  
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[[Image:Importation Point4 Orange.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
 
[[Image:Importation Point4 Orange.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
  
−
[[Image:Importation Point5 Bleu.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet.
+
[[Image:Importation Point5 Bleu.png|40px]] : entrer le titre exact du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet ou si vous renseignez son ID.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point6 Rouge.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point7 Gris.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID de la priorité à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors la 1ère priorité sera associée par défaut.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point8 Jaune.png|40px]] : entrer le nombre d'heures budgétées à créer ou à modifier pour la tâche.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point9 Bleufonce.png|40px]] : entrer le nombre d'heures requises à créer ou à modifier pour la tâche.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point10 Vertfluo.png|40px]] : entrer les notes de la tâche pour les modifier ou les créer.
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
=== Importer des factures ===
 +
 
 +
 
 +
Pour importer des factures, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Template Facture.png|center|frame|Gabarit facture]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Point1 Rose.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID de la facture à modifier, sinon laisser vide pour la créer
 +
 
 +
[[Image:Importation_Point2_Vert.png|40gpx]] : entrer le titre de la facture à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point3 Violet.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point4 Orange.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point5 Bleu.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du projet auquel la facture est associée ou bien laisser vide pour créer une facture sans projet.
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Si la facture n'est pas associée à un projet alors elle ne sera pas sécurisée par les permissions projets et sera donc accessible par tous les utilisateurs.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
[[Image:Importation Point6 Rouge.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du fournisseur (relation) auquel la facture est associée.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point7 Gris.png|40px]] : entrer la date de la facture.
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
 +
</div>
 +
 
  
−
[[Image:Importation Point6 Rouge.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID de la priorité à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors la 1ère priorité sera associée par défaut.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Penser à entrer une donnée de format date dans le gabarit Excel d'importation.'''</big>
 +
|}
  
−
[[Image:Importation Point7 Gris.png|40px]] : entrer le nombre d'heures budgétées à créer ou à modifier pour la tâche.
 
  
−
[[Image:Importation Point8 Jaune.png|40px]] : entrer le nombre d'heures requises à créer ou à modifier pour la tâche.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
 +
|}
  
−
[[Image:Importation Point9 Bleufonce.png|40px]] : entrer les notes de la tâche pour les modifier ou les créer.
+
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
=== Importer des comptes budgétaires ===
 +
 
 +
 
 +
Pour importer des comptes budgétaires, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Template CompteBudg.png|center|frame|Gabarit comptes budgétaires]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Point1 Rose.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du compte budgétaire à modifier, sinon laisser vide pour la créer
 +
 
 +
[[Image:Importation_Point2_Vert.png|40gpx]] : entrer le numéro de l'ID du statut du compte budgétaire à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point3 Violet.png|40px]] : entrer le titre du compte budgétaire  à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point4 Orange.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID du responsable du compte budgétaire  à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
 +
 
 +
[[Image:Importation Point5 Bleu.png|40px]] : entrer la description du compte budgétaire  à modifier ou à créer
  
  
Ligne 107 : Ligne 258 :
  
  
−
== Processus d'importation ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
=== Importer un inventaire ===
 +
 
 +
 
 +
Pour importer un inventaire, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Template Inventaire1.png|center|frame|Gabarit inventaire]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Point1 Rose.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID de l'item de l'inventaire à modifier, sinon laisser vide pour le créer.
 +
 +
[[Image:Importation_Point2_Vert.png|40gpx]] : entrer le titre de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point3 Violet.png|40px]] : entrer la dimension de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point4 Orange.png|40px]] :entrer l'unité de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point5 Bleu.png|40px]] : entrer le SKU de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point6 Rouge.png|40px]] : entrer la marque de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point7 Gris.png|40px]] : entrer le prix unitaire de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
=== Importer des fonctions de ressources humaines ===
 +
 
 +
 
 +
Pour importer un inventaire, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Template Fonctions RH.png|center|frame|Gabarit fonctions des ressources humaines]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Point1 Rose.png|40px]] : entrer le numéro de l'ID de l'item de l'inventaire à modifier, sinon laisser vide pour le créer.
 +
 +
[[Image:Importation_Point2_Vert.png|40gpx]] : entrer le titre de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
[[Image:Importation Point3 Violet.png|40px]] : entrer la dimension de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont'''</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
== Autres importations possibles ==
 +
 
 +
 
 +
=== Importation des ressources humaines ===
 +
 
 +
 
 +
=== Importation des journaux de chantiers ===
 +
 
 +
 
 +
=== Importation des journaux des relations ===
 +
 
 +
 
 +
== Récupération des ID ==
 +
 
 +
 
 +
=== [[Image:Importation Point1 Rose.png|40px]] ID de l'élément ===
 +
 
 +
 
 +
Cette cellule doit être remplie uniquement si l'on souhaite modifier les données d'un projet déjà existant. Pour récupérer l'ID du projet à modifier, 2 solutions sont offertes :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation ID Projet Colonne.png|center|frame|Afficher la colonne ID (ou No de Projet si le champ bénéficie d'un synonyme)]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation ID Projet Permalien.png|center|frame|Passer la souris sur le titre du projet et noter le numéro qui apparait dans le permalien en bas de la page]]
 +
 
 +
 
 +
=== [[Image:Importation_Point2_Vert.png|40gpx]] ID du statut ===
 +
 
 +
 
 +
Pour récupérer les ID des statuts concernant la liste des projets :
 +
 
 +
:* cliquer sur '''''Configurer''''' puis '''''Champs personnalisés et filtres'''''
 +
:* rechercher le champ '''''Statut'''''
 +
:* entrer dans le champ
 +
:* afficher la colonne des statuts (faire un clic droit sur la barre de titre du tableau des choix de statuts pour accéder aux colonnes cachées)
 +
 
 +
[[Image:Importation ID Statut Configurer.png|centre|frame|Bouton]]
 +
[[Image:Importation ID Statut Recherche.png|centre|frame|Accès au champ Statut]]
 +
[[Image:Importation ID Statut Colonne.png|centre|frame|Visiuyaliser les Ids des statuts]]
 +
 
 +
 
 +
=== [[Image:Importation Point4 Orange.png|40px]] ID du responsable ===
 +
 
 +
 
 +
Pour récupérer l'ID du responsable, aller dans la '''''Liste des ressources humaines''''' et afficher la colonne ID.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation ID Responsable.png|centre|frame|ID du responsable]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
 +
 
 +
== Exemple de gabarit complété ==
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Gabarit complete2.png|centre|frame|Exemple de gabarit complété]]
 +
 
 +
 
 +
== Résultats attendus ==
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Liste projet.png|centre|frame|Liste des projets concernés]]
 +
 
 +
 
 +
Dans l'exemple ci-dessus, les résultats attendus pour la liste des projets suivante sont :
 +
 
 +
:* '''''Mise à jour''''' du projet ID 6 (un ID renseigné dans la colonne ID élément) : ajout d'une description et confirmation de l'ID responsable
 +
:* '''''Création''''' de 2 nouveaux projets (aucun ID renseigné dans la colonne ID élément) : ''Nouveau projet importé'' avec le Responsable Marcel Janvier (ID 1) et ''Et encore un nouveau projet importé'' avec le Responsable Peggy Garrel (ID 4)
 +
:* '''''Mise à jour''''' du projet ID 3 (car un ID renseigné dans la colonne ID élément) : changement du statut pour le statut ID 28 soit "En cours" et confirmation de l'ID responsable
 +
 
 +
 
 +
== Téléverser le gabarit à importer ==
 +
 
 +
 
 +
Pour importer le gabarit complété :
 +
 
 +
 
 +
1 - Cliquer sur le bouton '''''Importer''''' et la fenêtre d'importation va alors s'ouvrir
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Bouton importer.png|centre|frame|Bouton Importer]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Fenetre importation.png|centre|frame|Fenêtre d'importation]]
 +
 
 +
 
 +
2 - Glisser le gabarit directement dans la fenêtre d'importation ou bien cliquer sur le logo pour sélectionner le gabarit enregistré sur votre ordinateur
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Glisser le doc.png|centre|frame|Glisser ou sélectionner le document]]
 +
 
 +
 
 +
== Prévisualisation avant l'importation ==
 +
 
 +
 
 +
Lorsque le document sera téléversé, une prévisualisation sera offerte, afin de vous permettre d'ajuster les données non reconnues par le système.
 +
 
 +
Pour les colonnes qui ne seraient par reconnues (erreur de frappe dans le gabarit, ajout de colonnes non supportées etc...), ISIOS vous permettra alors de faire un lien manuel. Pour ce faire, cliquer sur la colonne non-reconnue et sélectionner le lien correspondant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Lier une colonne.png|centre|frame|Lier une colonne non reconnue]]
 +
 
 +
 
 +
== Interprétation de la prévisualisation ==
 +
 
 +
 
 +
La colonne '''''État''''' de la prévisualisation permet de vérifier les éléments qui seront ajoutés et ceux qui seront créés.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Interpreter une previsualisation.png|centre|frame|Interpréter une prévisualisation]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Modification.png|40px]] : les éléments qui affichent un Crayon dans la colonne État seront des éléments qui seront modifiés selon les informations des colonnes importées.
 +
 
 +
[[Image:Importation Creation.png|40px]] : les éléments qui affichent un Plus  dans la colonne État seront des éléments qui seront créés selon les informations des colonnes importées.
 +
 
 +
 
 +
== Enregistrement et constat ==
 +
 
 +
 
 +
Une fois la prévisualisation conformes aux attentes, cliquer le bouton '''''Enregistrer''''' et constater les données importées dans la fonctionnalité concernée.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Importation Resultat.png|centre|frame|Résultats]]
 +
 
 +
 
 +
== Importation des sous-tableaux ==
 +
 
 +
 
 +
Pour le moment, l'importation des sous-tableaux est seulement disponible dans la liste des ressources humaines mais sera déployé partout en temps et lieux.
 +
 
 +
 
 +
Dans votre tableau Excel, il faut nommer les sous-tableaux par onglet que vous souhaitez importer. Chaque onglet équivaut à un sous-tableau.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Import onglet.png|centre|frame|Exemple d'importation de sous-tableaux]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Pour importer votre fichier, référez-vous à la section [[Importation Excel|Processus d'importation]].
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
Une fois les étapes d'importation faite, les onglets apparaitront dans des tableaux distinctifs.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Import.png|centre|frame|Onglet 1]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Import|centre|frame|Onglet 2]]

Version actuelle datée du 27 mai 2022 à 15:28

ISIOS vous offre la possibilité d'importer des données Excel vers les fonctionnalités suivantes :

  • Portefeuille
  • Projet
  • Tâches
  • Comptes budgétaires
  • Inventaire
  • Fonctions des ressources humaines

L'option d'importer des données permet de modifier des items déjà existants et d'en créer des nouveaux.



Permissions requises

Pour pouvoir Importer, il faut détenir l'option Autoriser l'importation d'éléments de liste dans les permissions globales.


Permissions globales


Cette option est applicable au niveau globale pour toutes les listes offrant cette option. Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


Processus d'importation

L'importation est un outil utilisé pour l'organisation et devrait être disponible que pour quelques utilisateurs chevronnés. Afin de compléter le gabarit d'exportation proposé, il est nécessaire d'obtenir les ID (Numéro unique système) de chacun des éléments demandés.

Prenons à titre d'exemple une importation au niveau de la liste des projets, avec des projets à modifier et des projets à créer.


Gabarit projet


Gabarits des importations proposés

Les gabarits proposés ci-dessous sont des exemples d'importation des données sur les champs natifs (systèmes). Il est tout à fait possible d'utiliser la méthode d'importation sur les champs personnalisés.


Importer des portefeuilles

Pour importer des portefeuilles, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.


Gabarit portefeuille


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID du portefeuille à modifier, sinon laisser vide pour le créer

40gpx : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

Importation Point3 Violet.png : entrer le titre du portefeuille à modifier ou à créer

Importation Point4 Orange.png : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

Importation Point5 Bleu.png : entrer le texte de la description du portefeuille pour la modifier ou la créer.


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Importer des projets

Pour importer des projets, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.


Gabarit projet


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID du projet à modifier, sinon laisser vide pour le créer

40gpx : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

Importation Point3 Violet.png : entrer le titre du projet à modifier ou à créer

Importation Point4 Orange.png : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

Importation Point5 Bleu.png : entrer le texte de la description du projet pour la modifier ou la créer.

Importation Point6 Rouge.png : entrer les objectifs du projet pour les modifier ou les créer.


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont


Importer des tâches

Pour importer des tâches, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.


Gabarit tâches


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID de la tâche à modifier, sinon laisser vide pour la créer

40gpx : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

Importation Point3 Violet.png : entrer le titre de la tâche à modifier ou à créer

Importation Point4 Orange.png : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

Importation Point5 Bleu.png : entrer le titre exact du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet ou si vous renseignez son ID.

Importation Point6 Rouge.png : entrer le numéro de l'ID du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet.

Importation Point7 Gris.png : entrer le numéro de l'ID de la priorité à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors la 1ère priorité sera associée par défaut.

Importation Point8 Jaune.png : entrer le nombre d'heures budgétées à créer ou à modifier pour la tâche.

Importation Point9 Bleufonce.png : entrer le nombre d'heures requises à créer ou à modifier pour la tâche.

Importation Point10 Vertfluo.png : entrer les notes de la tâche pour les modifier ou les créer.


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont


Importer des factures

Pour importer des factures, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.


Gabarit facture


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID de la facture à modifier, sinon laisser vide pour la créer

40gpx : entrer le titre de la facture à modifier ou à créer

Importation Point3 Violet.png : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

Importation Point4 Orange.png : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

Importation Point5 Bleu.png : entrer le numéro de l'ID du projet auquel la facture est associée ou bien laisser vide pour créer une facture sans projet.


Si la facture n'est pas associée à un projet alors elle ne sera pas sécurisée par les permissions projets et sera donc accessible par tous les utilisateurs.

Importation Point6 Rouge.png : entrer le numéro de l'ID du fournisseur (relation) auquel la facture est associée.

Importation Point7 Gris.png : entrer la date de la facture.


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Penser à entrer une donnée de format date dans le gabarit Excel d'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont


Importer des comptes budgétaires

Pour importer des comptes budgétaires, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.


Gabarit comptes budgétaires


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID du compte budgétaire à modifier, sinon laisser vide pour la créer

40gpx : entrer le numéro de l'ID du statut du compte budgétaire à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

Importation Point3 Violet.png : entrer le titre du compte budgétaire à modifier ou à créer

Importation Point4 Orange.png : entrer le numéro de l'ID du responsable du compte budgétaire à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

Importation Point5 Bleu.png : entrer la description du compte budgétaire à modifier ou à créer


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont


Importer un inventaire

Pour importer un inventaire, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.


Gabarit inventaire


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID de l'item de l'inventaire à modifier, sinon laisser vide pour le créer.

40gpx : entrer le titre de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer

Importation Point3 Violet.png : entrer la dimension de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer

Importation Point4 Orange.png :entrer l'unité de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer

Importation Point5 Bleu.png : entrer le SKU de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer

Importation Point6 Rouge.png : entrer la marque de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer

Importation Point7 Gris.png : entrer le prix unitaire de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont


Importer des fonctions de ressources humaines

Pour importer un inventaire, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.


Gabarit fonctions des ressources humaines


Importation Point1 Rose.png : entrer le numéro de l'ID de l'item de l'inventaire à modifier, sinon laisser vide pour le créer.

40gpx : entrer le titre de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer

Importation Point3 Violet.png : entrer la dimension de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer


Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.


Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.


Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.


Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont


Autres importations possibles

Importation des ressources humaines

Importation des journaux de chantiers

Importation des journaux des relations

Récupération des ID

Importation Point1 Rose.png ID de l'élément

Cette cellule doit être remplie uniquement si l'on souhaite modifier les données d'un projet déjà existant. Pour récupérer l'ID du projet à modifier, 2 solutions sont offertes :


Afficher la colonne ID (ou No de Projet si le champ bénéficie d'un synonyme)


Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Passer la souris sur le titre du projet et noter le numéro qui apparait dans le permalien en bas de la page


40gpx ID du statut

Pour récupérer les ID des statuts concernant la liste des projets :

  • cliquer sur Configurer puis Champs personnalisés et filtres
  • rechercher le champ Statut
  • entrer dans le champ
  • afficher la colonne des statuts (faire un clic droit sur la barre de titre du tableau des choix de statuts pour accéder aux colonnes cachées)
Bouton
Accès au champ Statut
Visiuyaliser les Ids des statuts


Importation Point4 Orange.png ID du responsable

Pour récupérer l'ID du responsable, aller dans la Liste des ressources humaines et afficher la colonne ID.


ID du responsable


Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Exemple de gabarit complété

Exemple de gabarit complété


Résultats attendus

Liste des projets concernés


Dans l'exemple ci-dessus, les résultats attendus pour la liste des projets suivante sont :

  • Mise à jour du projet ID 6 (un ID renseigné dans la colonne ID élément) : ajout d'une description et confirmation de l'ID responsable
  • Création de 2 nouveaux projets (aucun ID renseigné dans la colonne ID élément) : Nouveau projet importé avec le Responsable Marcel Janvier (ID 1) et Et encore un nouveau projet importé avec le Responsable Peggy Garrel (ID 4)
  • Mise à jour du projet ID 3 (car un ID renseigné dans la colonne ID élément) : changement du statut pour le statut ID 28 soit "En cours" et confirmation de l'ID responsable


Téléverser le gabarit à importer

Pour importer le gabarit complété :


1 - Cliquer sur le bouton Importer et la fenêtre d'importation va alors s'ouvrir


Bouton Importer


Fenêtre d'importation


2 - Glisser le gabarit directement dans la fenêtre d'importation ou bien cliquer sur le logo pour sélectionner le gabarit enregistré sur votre ordinateur


Glisser ou sélectionner le document


Prévisualisation avant l'importation

Lorsque le document sera téléversé, une prévisualisation sera offerte, afin de vous permettre d'ajuster les données non reconnues par le système.

Pour les colonnes qui ne seraient par reconnues (erreur de frappe dans le gabarit, ajout de colonnes non supportées etc...), ISIOS vous permettra alors de faire un lien manuel. Pour ce faire, cliquer sur la colonne non-reconnue et sélectionner le lien correspondant :


Lier une colonne non reconnue


Interprétation de la prévisualisation

La colonne État de la prévisualisation permet de vérifier les éléments qui seront ajoutés et ceux qui seront créés.


Interpréter une prévisualisation


Importation Modification.png : les éléments qui affichent un Crayon dans la colonne État seront des éléments qui seront modifiés selon les informations des colonnes importées.

Importation Creation.png : les éléments qui affichent un Plus dans la colonne État seront des éléments qui seront créés selon les informations des colonnes importées.


Enregistrement et constat

Une fois la prévisualisation conformes aux attentes, cliquer le bouton Enregistrer et constater les données importées dans la fonctionnalité concernée.


Résultats


Importation des sous-tableaux

Pour le moment, l'importation des sous-tableaux est seulement disponible dans la liste des ressources humaines mais sera déployé partout en temps et lieux.


Dans votre tableau Excel, il faut nommer les sous-tableaux par onglet que vous souhaitez importer. Chaque onglet équivaut à un sous-tableau.


Exemple d'importation de sous-tableaux


Pour importer votre fichier, référez-vous à la section Processus d'importation.


Une fois les étapes d'importation faite, les onglets apparaitront dans des tableaux distinctifs.


Fichier:Import.png
Onglet 1


Fichier:Import
Onglet 2
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