Importation Excel
ISIOS vous offre la possibilité d'importer des données Excel vers les fonctionnalités suivantes :
- Portefeuille
- Projet
- Tâches
- Comptes budgétaires
- Inventaire
- Fonctions des ressources humaines
L'option d'importer des données permet de modifier des items déjà existants et d'en créer des nouveaux.
Sommaire
- 1 Permissions requises
- 2 Processus d'importation
- 3 Gabarits des importations proposés
- 4 Autres importations possibles
- 5 Récupération des ID
- 6 Exemple de gabarit complété
- 7 Résultats attendus
- 8 Téléverser le gabarit à importer
- 9 Prévisualisation avant l'importation
- 10 Interprétation de la prévisualisation
- 11 Enregistrement et constat
- 12 Importation des sous-tableaux
Permissions requises
Pour pouvoir Importer, il faut détenir l'option Autoriser l'importation d'éléments de liste dans les permissions globales.
Cette option est applicable au niveau globale pour toutes les listes offrant cette option. Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Processus d'importation
L'importation est un outil utilisé pour l'organisation et devrait être disponible que pour quelques utilisateurs chevronnés. Afin de compléter le gabarit d'exportation proposé, il est nécessaire d'obtenir les ID (Numéro unique système) de chacun des éléments demandés.
Prenons à titre d'exemple une importation au niveau de la liste des projets, avec des projets à modifier et des projets à créer.
Gabarits des importations proposés
Les gabarits proposés ci-dessous sont des exemples d'importation des données sur les champs natifs (systèmes). Il est tout à fait possible d'utiliser la méthode d'importation sur les champs personnalisés.
Importer des portefeuilles
Pour importer des portefeuilles, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
: entrer le numéro de l'ID du portefeuille à modifier, sinon laisser vide pour le créer
: entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
: entrer le titre du portefeuille à modifier ou à créer
: entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
: entrer le texte de la description du portefeuille pour la modifier ou la créer.
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
 Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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Importer des projets
Pour importer des projets, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
: entrer le numéro de l'ID du projet à modifier, sinon laisser vide pour le créer
: entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
: entrer le titre du projet à modifier ou à créer
: entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
: entrer le texte de la description du projet pour la modifier ou la créer.
: entrer les objectifs du projet pour les modifier ou les créer.
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
| Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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 Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont
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Importer des tâches
Pour importer des tâches, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
: entrer le numéro de l'ID de la tâche à modifier, sinon laisser vide pour la créer
: entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
: entrer le titre de la tâche à modifier ou à créer
: entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
: entrer le titre exact du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet ou si vous renseignez son ID.
: entrer le numéro de l'ID du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet.
: entrer le numéro de l'ID de la priorité à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors la 1ère priorité sera associée par défaut.
: entrer le nombre d'heures budgétées à créer ou à modifier pour la tâche.
: entrer le nombre d'heures requises à créer ou à modifier pour la tâche.
: entrer les notes de la tâche pour les modifier ou les créer.
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
| Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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| Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont
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Importer des factures
Pour importer des factures, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
: entrer le numéro de l'ID de la facture à modifier, sinon laisser vide pour la créer
: entrer le titre de la facture à modifier ou à créer
: entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
: entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
: entrer le numéro de l'ID du projet auquel la facture est associée ou bien laisser vide pour créer une facture sans projet.
| Si la facture n'est pas associée à un projet alors elle ne sera pas sécurisée par les permissions projets et sera donc accessible par tous les utilisateurs.
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: entrer le numéro de l'ID du fournisseur (relation) auquel la facture est associée.
: entrer la date de la facture.
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
| Penser à entrer une donnée de format date dans le gabarit Excel d'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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| Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont
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Importer des comptes budgétaires
Pour importer des comptes budgétaires, remplir une liste Excel selon le gabarit souhaité.
: entrer le numéro de l'ID du compte budgétaire à modifier, sinon laisser vide pour la créer
: entrer le numéro de l'ID du statut du compte budgétaire à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.
: entrer le titre du compte budgétaire à modifier ou à créer
: entrer le numéro de l'ID du responsable du compte budgétaire à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.
: entrer la description du compte budgétaire à modifier ou à créer
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
| Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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| Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont
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Importer un inventaire
Pour importer un inventaire, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
: entrer le numéro de l'ID de l'item de l'inventaire à modifier, sinon laisser vide pour le créer.
: entrer le titre de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
: entrer la dimension de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
:entrer l'unité de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
: entrer le SKU de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
: entrer la marque de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
: entrer le prix unitaire de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
| Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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| Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont
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Importer des fonctions de ressources humaines
Pour importer un inventaire, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.
: entrer le numéro de l'ID de l'item de l'inventaire à modifier, sinon laisser vide pour le créer.
: entrer le titre de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
: entrer la dimension de l'item de l'inventaire à modifier ou à créer
Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.
| Les champs personnalisés de tout type sont dorénavant supportés lors de l'importation. Ajouter les colonnes et lier ces dernières lors de l'importation.
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| Pour l'importation des champs à choix multiples, séparer les ID par des virgules sans espace.
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| Les données des sous-listes (données représentées dans des tableaux dans la fonctionnalités, ne sont pas importables. Seules les données de 1er niveau le sont
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Autres importations possibles
Importation des ressources humaines
Importation des journaux de chantiers
Importation des journaux des relations
Récupération des ID
ID de l'élément
Cette cellule doit être remplie uniquement si l'on souhaite modifier les données d'un projet déjà existant. Pour récupérer l'ID du projet à modifier, 2 solutions sont offertes :
Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
ID du statut
Pour récupérer les ID des statuts concernant la liste des projets :
- cliquer sur Configurer puis Champs personnalisés et filtres
- rechercher le champ Statut
- entrer dans le champ
- afficher la colonne des statuts (faire un clic droit sur la barre de titre du tableau des choix de statuts pour accéder aux colonnes cachées)
ID du responsable
Pour récupérer l'ID du responsable, aller dans la Liste des ressources humaines et afficher la colonne ID.
Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Exemple de gabarit complété
Résultats attendus
Dans l'exemple ci-dessus, les résultats attendus pour la liste des projets suivante sont :
- Mise à jour du projet ID 6 (un ID renseigné dans la colonne ID élément) : ajout d'une description et confirmation de l'ID responsable
- Création de 2 nouveaux projets (aucun ID renseigné dans la colonne ID élément) : Nouveau projet importé avec le Responsable Marcel Janvier (ID 1) et Et encore un nouveau projet importé avec le Responsable Peggy Garrel (ID 4)
- Mise à jour du projet ID 3 (car un ID renseigné dans la colonne ID élément) : changement du statut pour le statut ID 28 soit "En cours" et confirmation de l'ID responsable
Téléverser le gabarit à importer
Pour importer le gabarit complété :
1 - Cliquer sur le bouton Importer et la fenêtre d'importation va alors s'ouvrir
2 - Glisser le gabarit directement dans la fenêtre d'importation ou bien cliquer sur le logo pour sélectionner le gabarit enregistré sur votre ordinateur
Prévisualisation avant l'importation
Lorsque le document sera téléversé, une prévisualisation sera offerte, afin de vous permettre d'ajuster les données non reconnues par le système.
Pour les colonnes qui ne seraient par reconnues (erreur de frappe dans le gabarit, ajout de colonnes non supportées etc...), ISIOS vous permettra alors de faire un lien manuel. Pour ce faire, cliquer sur la colonne non-reconnue et sélectionner le lien correspondant :
Interprétation de la prévisualisation
La colonne État de la prévisualisation permet de vérifier les éléments qui seront ajoutés et ceux qui seront créés.
: les éléments qui affichent un Crayon dans la colonne État seront des éléments qui seront modifiés selon les informations des colonnes importées.
: les éléments qui affichent un Plus dans la colonne État seront des éléments qui seront créés selon les informations des colonnes importées.
Enregistrement et constat
Une fois la prévisualisation conformes aux attentes, cliquer le bouton Enregistrer et constater les données importées dans la fonctionnalité concernée.
Importation des sous-tableaux
Pour le moment, l'importation des sous-tableaux est seulement disponible dans la liste des ressources humaines mais sera déployé partout en temps et lieux.
Dans votre tableau Excel, il faut nommer les sous-tableaux par onglet que vous souhaitez importer. Chaque onglet équivaut à un sous-tableau.
Pour importer votre fichier, référez-vous à la section Processus d'importation.
Une fois les étapes d'importation faite, les onglets apparaitront dans des tableaux distinctifs.
