Documents

Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).

La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.

Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Documents

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

Pour l'outil des documents vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les documents dont vous êtes responsable dans la liste des documents.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'écriture sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil documents dans les permissions projets.

Permission de Lire des documents privés

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Elle vous donne accès à tous les documents en lecture/écriture privée.

L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu personnel
• Menu Burger
• Tableau de bord d'un projet

Barre d'outils

Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'icône Documents présent dans la barre d'outils :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des documents, cliquez sur le lien dans le menu corporatif :

Accès via le menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder à l'outil de gestion des documents, cliquez sur le lien dans le menu corporatif :

Accès via le menu personnel

Menu Burger

Pour accéder à l'outil Documents via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Puis, sélectionnez Documents.

Accès à l'outil via le menu Burger

Tableau de bord de projet

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les documents du projet en question.

Téléverser un document dans le GED

ISIOS offre plusieurs manières pour téléverser un document dans votre base de données.

Ajouter un document

Pour ajouter un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED), cliquez sur le bouton Ajouter, et choisissez un ou plusieurs fichiers dans la fenêtre d'exploration :

Ajouter un document

Tous les types de documents (texte, image, vidéo, etc.) peuvent être importés. Taille maximale de 800mb

Drag & drop (glisser et déposer) d'un document sur PC

Afin de faciliter l'importation de vos documents, il est possible d'utiliser la fonction "Drag and Drop" en glissant directement les fichiers dans la fenêtre de gestion des documents. Pour ce faire :

• ouvrez la liste des documents et réduire un peu la fenêtre.
• ouvrez votre dossier avec les fichiers.
• sélectionnez le/les fichiers, glissez les fichiers dans la liste des documents ISIOS en maintenant le bouton de la souris enfoncé.

Le message suivant s'affichera : .

Glisser un fichier

Drag & drop (glisser et déposer) d'un document sur Mac IOS

Afin de faciliter l'importation de vos documents, il est possible d'utiliser la fonction "Drag and Drop" en glissant directement les fichiers dans la fenêtre de gestion des documents. Pour ce faire :

• ouvrez la liste des documents et réduisez un peu la fenêtre.
• ouvrez votre dossier avec les fichiers.
• sélectionnez le/les fichiers, glissez les fichiers dans la liste des documents ISIOS en maintenant le bouton de la souris enfoncé.

Le message suivant s'affichera : .

Glisser un fichier

Télécharger un document

Pour télécharger et ouvrir un document:

• cliquez sur le menu à droite du titre et sélectionnez Télécharger (ou faites un clic droit de souris pour ouvrir le menu, puis sélectionnez Télécharger)
• ou cliquez sur le logo présent la colonne Télécharger de la liste

Télécharger un document via le menu

Télécharger un document via la colonne

Télécharger un document à partir de celui-ci

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Nuage

La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dit Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents. Cliquez sur le bouton suivant :

Bouton nuage

Les informations suivantes s'afficheront :

Détails du nuage

Informations de base

Pour gérer les spécificités d'un document (permissions, versionnement etc.), cliquez sur le titre de ce dernier. La fiche du document en mode lecture va alors s'ouvrir.

Ouvrir la fiche en mode lecture d'un document

La fiche d'un document possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des documents sont personnalisables. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Informations de base

• Télécharger

En cliquant sur le logo, votre document sera téléchargé.

• Projets

Le titre du projet auquel votre document est associé.

• Titre

Vous pouvez modifier le titre du document qui apparaîtra dans la liste. Le titre porte par défaut le même nom que celui du document téléversé. Ce dernier portera également le titre de la dernière version téléversée.

• Statut

Les statuts sont configurables et permettent de catégoriser les documents afin de faciliter la recherche par filtre.

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

• Responsable

Le responsable est la personne qui est responsable du document et par défaut celle qui le téléverse. Il pourra cependant être changé par les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents ou bien par le responsable lui-même.

Liens d'un document

Liens du document

Le gestion documentaire est un élément essentiel et prédominant dans l'application. Un document peut être associé à une multitude d'éléments (risques, factures, relations, projets, messages etc.)

Cette section permet, en un seul coup d’œil de savoir où le document est associé. Cette information est très pertinente surtout en cas de suppression de ce dernier, car la suppression ne sera permise que si celui-ci a été dissocié de tous les éléments avant de le supprimer.

• Projets et activités

Vous pouvez visualiser et/ou associer votre document directement à votre projet et, au besoin, à une activité. Ce dernier sera visible alors dans les documents de projet et dans l'échéancier.

• Lié à

Cette section vous permet de visualiser et d'accéder aux éléments auxquels est lié le document.

Versionnement

Tableau des versions

Le versionnement permet de conserver les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger, partout dans l'application, la dernière version du document.

Ajouter une nouvelle version

Pour ajouter une nouvelle version, 2 possibilités :

1 - cliquez sur Ajouter et sélectionnez la nouvelle version de votre document préalablement enregistrée dans votre bibliothèque de documents.

Ajouter une version

Sélectionner une version

2 - utilisez la fonction "Drag an Drop" et glissez votre version dans la fiche du document.

Ajouter une version en glissant la version

A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé.

Autres informations accessibles

• Version

Le numéro de la version s'inscrira automatiquement à chacune des versions téléversées.

• Titre de la version

Le titre de la version est par défaut le titre de votre document téléversé. Il n'est donc pas modifiable dans le tableau des versions. Cependant comme le titre de votre document l'est, il est tout à fait possible de le modifier pour offrir un titre différent.

• Auteur

Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié si vous détenez les permissions nécessaires pour le faire.

• Consultations

Indique le nombre de consultations. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir les détails des consultations (par qui et quand).

• Modifié

Indique la date du nouveau téléversement. Date à laquelle le document a subi une modification.

Supprimer une version

Ajouter une version

Pour supprimer seulement une des versions d'un document, cliquez sur le logo (ou bien faites un clic droit de souris) et sélectionnez Supprimer. Ainsi, seulement la ligne sera supprimée et non le document entier.

Seules les versions antérieures à l'actuelle sont supprimables.

Permissions

Afin d'apporter un niveau de sécurité supplémentaire sur les documents, ISIOS permet d'appliquer des permissions supplémentaires autres que les permissions globales et celles de projets.

Permissions générales d'un document

Par défaut, lors du téléversement d'un document directement dans la bibliothèque, ce dernier sera un document privé, c'est-à-dire qu'il ne sera accessible qu'en lecture et en écriture, et ce, uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux utilisateurs de votre base de données.

Gérer les permissions d'un document

Vous aurez le choix entre :

Permission lecture

• Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de Lire les documents privés sur les documents pourront voir le document.

• Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document.

• Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé.

Permission écriture

• Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale Lire les documents privés et de gérer sur les documents pourront modifier le document.

• Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document.

• Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé

La permission de "Lecture" s'ajuste automatiquement l'endroit dans l'application où le document a été téléversé. Si le document a été téléversé dans l'environnement d'un projet, la permission de lecture sera par défaut Projet public.

Permissions individuelles

Il vous sera également possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajoutez une ressource et sélectionnez le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document.

Donner une permission individuelle

Une permission de "Lecture" s'ajoutera automatiquement sur le document lors d'un partage de ce dernier dans un message privé. Les destinataires du message privé pourront alors accéder au téléchargement du document partagé.

Suivis et permalien

Suivis

Suivis

Ajoutez un ou plusieurs suivis afin de suivre le document.

Permalien

Copiez ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant une permission sur ledit document. En cliquant sur le lien, le document pourra se télécharger.

Pour plus de détails concernant l'ajout et la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.

Interface de la liste des documents

L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et les mêmes fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des relations, cliquez sur l'onglet Configurer:

Configurer

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Appliquer

Un bouton permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc.).

Par exemple, lorsque vos documents sont à archiver :

Sélectionner les documents et Appliquer

• Sélectionnez plusieurs documents.

• Cliquez sur « Appliquer ».

Cliquer sur Ajouter le champs

Sélectionner le champ et le choix à appliquer aux tâches sélectionnées

Le résultat du changement va alors être visible.

Enregistrement des modifications

Si aucun document n'est sélectionné, le changement de masse s'effectuera pour tous les éléments de la liste.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID du document

Recherche dans l'ID

Inscrivez un mot recherchera dans le titre du document

Recherche dans le titre

Recherche avec filtres

La liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis :

Recherche avec filtres

Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres

• Projet : Filtrer les documents associés à un projet en particulier.
• Statuts : Filtrer par statuts.
• Responsable : Filtrer les documents par ressource (auteur, responsable).
• Tags : Filtrer les documents associés à un ou plusieurs tags en particulier.

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés