Avenants préliminaires : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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(→‎Interface de la liste d'avenants préliminaires)
 
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La gestion du changement est un domaine de connaissance important dans la gestion de projet.
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Un changement :
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:* Peut être de nature technique ou autre
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:* Avoir des impacts financiers ou non
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La gestion des avenants préliminaires fait partie du processus global de la gestion du changement.
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:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Tâches'''.
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:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Avenants préliminaires'''.
  
  
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[[Image:Tache Permission GLobale.png|center|frame|Permission requise]]
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[[Image:AAP permissions.png|center|frame|Permission requise]]
  
  
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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Pour l'outil des avenants préliminaires, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :
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|- bgcolor='#b3adab'
 
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| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Si vous souhaitez ajouter des tâches SANS projet, veuillez cocher l'option dans les permissions globales'''</big>
 
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Pour l'outil des avenants préliminaires, vous devez choisir entre différents types de permissions. :
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:;Permission de ''lecture''
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Cette permission permet de voir tous les avenants préliminaires qui ne sont pas associés à un projet.
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Si l'avenant préliminaire est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
  
  
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:;Permission de ''lecture''  
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:;Permission d'''écriture''
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Cette permission permet de voir les tâches dont vous '''êtes responsable'''.
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Cette permission permet de modifier tous les avenants préliminaires dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
 
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Si la tâche est ''associée à un projet'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les '''permissions de projets'''.
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Si l'avenant préliminaire est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets.
  
  
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:;Permission de ''écriture''  
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:;Permission d'''ajouter''
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Cette permission permet de modifier les tâches dont vous '''êtes responsable'''.
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Cette permission permet d'ajouter un avenant préliminaire.
 
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Si la tâche est ''associée à un projet'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les '''permissions de projets'''.
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Si l'avenant préliminaire est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets.
  
  
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:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
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:;Permission de ''supprimer''
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Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer des tâches.
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Cette permission permet de supprimer les avenants préliminaires dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
 
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Si la tâche est ''associée à un projet'' vous devez détenir également la permission d' '''Ajouter / supprimer''' dans les '''permissions de projets'''.
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Si l'avenant préliminaire est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
  
  
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:;Permission de ''Gérer''  
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:;Permission d'''Appliquer sur tous les projets''
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Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.  
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Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir tous les avenants préliminaires.
 
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Si la tâche est ''associée à un projet'' vous devez détenir également la permission minimum de '''lecture''' dans les '''permissions de projets'''.
 
  
  
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La liste des '''avenants préliminaires''' peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
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:* Barre d'outils
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:* Menu corporatif
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:* Menu Burger
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:* Tableau de bord d'un projet
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=== Barre d'outils ===
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Vous pouvez accéder à la liste des '''Avenants préliminaires''' en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
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[[Image:APP accès bo.png|center|frame|Icône]]
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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|- bgcolor='#fcf0de'
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section [[Page d'accueil#Personnaliser l'interface|Personnaliser la barre d'outils]]. </big>
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=== Menu corporatif ===
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Pour accéder à la liste des '''Avenants préliminaires''', cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
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[[Image:APP accès corpo.png|center|frame|Accès via le Menu corporatif]]
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=== Menu Burger ===
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Pour accéder à l'outil '''Avenants préliminaires''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Avenants préliminaires'''.
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[[Image:APP menu corpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
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=== Tableau de bord d'un projet ===
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Pour accéder à l'outil '''Avenants préliminaires''' via le tableau de bord d'un projet, rendez-vous d'abord sur le tableau de bord du projet. Puis, sélectionnez '''Avenants préliminaires'''.
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[[Image:APP tdb projet.png|center|frame|Accès à l'outil via le tableau de bord du projet]]
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== Informations de base ==
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Afin de vous permettre de documenter adéquatement la fiche d'un avenant préliminaire, ISIOS vous fournit un formulaire de saisie. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des avenants préliminaires.
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[[Image:APP info de bases.png|center|frame|Informations de base]]
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:* '''Titre'''
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:Renseignez le titre de l'avenant préliminaire.
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:* '''No avenant'''
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:Renseignez le numéro de l'avenant associé à l'avenant préliminaire.
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:* '''Responsable'''
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:Nom du responsable de l'avenant préliminaire.
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:* '''Statut'''
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:Les statuts d'un item sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs|Créer et/ou gérer les statuts]].
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:* '''Bordereau de prix'''
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:Associer l'avenant à un bordereau de prix.
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:* '''Projet'''
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:Associer l'avenant à un projet.
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:* '''Titre de la soumission'''
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:Indiquer le titre de la soumission associée à l'avenant.
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:* '''Avenant'''
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:Indiquer le numéro de l'avenant.
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:* '''Entrepreneur'''
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:Associer l'avenant à un entrepreneur.
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:* '''Contrat'''
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:Associer l'avenant à un contrat.
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:* '''Numéro de bon de commande'''
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:Indiquer le numéro de bon de commande associé à l'avenant.
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:* '''Concepteur'''
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:Associer l'avenant à un concepteur.
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:* '''Concepteur externe''' 
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:Associer l'avenant à un concepteur externe.
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:* '''Surveillant''' 
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:Associer l'avenant à un surveillant.
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[[Image:APP info de bases 2.png|center|frame|Informations de base, suite]]
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:* '''Demandes de changement''' 
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:Associer l'avenant à une demande de changement.
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:* '''Motif du changement''' 
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:Indiquer les motifs du changement.
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:* '''Description et justification de la modification''' 
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:Indiquer la description et la justification de la modification.
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:* '''Répartition des montants selon les sections du bordereau''' 
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:Associer les articles initialement prévu au bordereau, pour lesquels une modification est souhaitée.
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[[Image:APP info de bases 3.png|center|frame|Informations de base]]
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:* '''Autre répartition des montants''' 
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:Associer les nouveaux articles à modifier avec l'avenant préliminaire.
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:* '''Nature du changement''' 
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:Indiquer la nature du changement.
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[[Image:APP info de bases 4.png|center|frame|Informations de base]]
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:* '''Impact financier de l'avenant''' 
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:Calcul automatique qui égal la somme des écarts des articles modifiés prévus au bordereau + le sous-total des articles ajoutés.
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:* '''Type d'impact financier''' 
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:Indiquer le type d'impact financier.
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:* '''Travaux complétés en date de la demande de l'avenant''' 
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:Indiquer le pourcentage (%) des travaux complétés en date de la demande de l'avenant.
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:* '''Contingence utilisée en date de la demande de l'avenant''' 
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:Indiquer le pourcentage(%) de contingence utilisée en date de l'avenant.
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:* '''Impact en date de l'avenant sur le délai critique''' 
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:Indiquer le nombre de jour sur le délai critique.
  
  
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:;Permission de '''lecture'''
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:* '''Type d'impact sur le délai critique''' 
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Cette permission permet de voir tous les avenants préliminaires qui ne sont pas associés à un projet.
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:Indiquer le type d'impact sur le délai critique.
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Si l'avenant préliminaire est ''associée à un projet'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
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[[Image:APP Info de bases 5.png|center|frame|Informations de base]]
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:* '''Avenants finaux''' 
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:Si l'avenant est associé à un avenant final, l'information sera visible en lecture seule.
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:* '''Documents'''
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:Permet d'associer un ou plusieurs documents à l'avenant.
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:* '''Suivis'''
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:Cette section permet de définir des suivis pour l'avenant en cours. Les différents suivis de l'avenant seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section  [[Suivis]].
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:* '''Journal des statuts''' 
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:Tous les changements de statut sont répertoriés dans cette section avec l'heure et la ressource ayant fait l'action.
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:* '''Journal des responsables''' 
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:Tous les changements de responsable sont répertoriés dans cette section avec l'heure et la ressource ayant fait l'action.
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== Interface de la liste d'avenants préliminaires ==
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L'outil d'avenants préliminaires est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste d'avenants préliminaires :
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=== Gérer les vues et les détails===
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Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône [[Image:AFP mini logo.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
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[[Image:AFP choisir modèle vue.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
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<div class="note">
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Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
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</div>
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=== Statuts ===
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Pour configurer les statuts de la liste des avenants préliminaires, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
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[[Image:APP Config statuts.png|center|frame|Accéder à la configuration]]
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[[Image:APP Config statuts 2.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
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<div class="note">
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Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
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</div>
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== Recherche ==
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=== Recherche rapide ===
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Afin de trouver rapidement un item parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
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[[Image:Inventaire Recherche.png|center|frame|Recherche]]
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:: Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID de l'item
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[[Image:APP recherche ID.png|center|frame|Recherche dans l'ID]]
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:: Inscrire un mot recherchera dans le titre de la rencontre
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[[Image:APP recherche titre.png|center|frame|Recherche dans le titre]]
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=== Recherche avec filtres ===
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La liste des avenants préliminaires possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
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[[Image:APP filtres.png|center|frame|Recherche]]
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:;Permission d' '''écriture'''
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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Cette permission permet de modifier tous les avenants préliminaires dont vous êtes responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
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|- bgcolor='#fcf0de'
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+
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
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Si l'avenant préliminaire est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' '''écriture''' dans les permissions de projets.
+
|}
  
  
−
:;Permission d' '''ajouter'''
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:* '''Avenant''' : Filtrer par l'avenant.
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Cette permission permet d'ajouter un avenant préliminaire.
+
:* '''Avenants finaux''' : Filtrer par avenants finaux.
−
<br>
+
:* '''Bordereau de prix''' : Filtrer par bordereaux de prix.
−
Si l'avenant préliminaire est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' '''ajouter''' dans les permissions de projets.
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:* '''Concepteur''' : Filtrer par concepteur.
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:* '''Concepteur externe''' : Filtrer par concepteur externe.
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:* '''Contrat''' : Filtrer par contrat.
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:* '''Demandes de changement''' : Filtrer par demande de changement.
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:* '''Entrepreneur''' : Filtrer par entrepreneur.
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:* '''Flux d'approbations : Niveaux''' : Filtrer par niveaux d'approbation.
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:* '''Flux d'approbations : Réponses''' : Filtrer par réponses d'approbation.
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:* '''Motif du changement''' : Filtrer par motif du changement.
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:* '''No avenant''' : Filtrer par no d'avenant.
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:* '''Numéro de bon de commande''' : Filtrer par numéro de bon de commande.
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:* '''Projet''' : Filtrer par projet.
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:* '''Projet : Unité fonctionnelle''' : Filtrer par unité fonctionnelle du projet.
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:* '''Responsable''' : Filtrer par responsable.
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:* '''Statuts''' : Filtrer par statut.
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:* '''Surveillant''' : Filtrer par surveillant.
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:* '''Tags''' : Filtrer par tags.
  
  
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:;Permission de '''supprimer'''
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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Cette permission permet de supprimer les avenants préliminaires dont vous êtes responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
+
|- bgcolor='#f9fae1'
−
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| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre</big>
−
Si l'avenant préliminaire est associée à un projet vous devez détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
+
|}
  
  
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:;Permission de Appliquer sur tous les projets
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et vous permets de voir tous les avenants préliminaires.
+
|- bgcolor='#fcf0de'
−
<br>
+
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]</big>
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|}

Version actuelle datée du 5 septembre 2024 à 18:33

La gestion du changement est un domaine de connaissance important dans la gestion de projet.


Un changement :

  • Peut être de nature technique ou autre
  • Avoir des impacts financiers ou non


La gestion des avenants préliminaires fait partie du processus global de la gestion du changement.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Avenants préliminaires.


Permission requise


Pour l'outil des avenants préliminaires, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les avenants préliminaires qui ne sont pas associés à un projet.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier tous les avenants préliminaires dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter un avenant préliminaire.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.


Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les avenants préliminaires dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.


Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir tous les avenants préliminaires.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


La liste des avenants préliminaires peut être accédée à partir des différents endroits suivants :


  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des Avenants préliminaires en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section Personnaliser la barre d'outils.


Menu corporatif

Pour accéder à la liste des Avenants préliminaires, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :


Accès via le Menu corporatif


Menu Burger

Pour accéder à l'outil Avenants préliminaires via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Avenants préliminaires.


Accès à l'outil via le menu Burger


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil Avenants préliminaires via le tableau de bord d'un projet, rendez-vous d'abord sur le tableau de bord du projet. Puis, sélectionnez Avenants préliminaires.


Accès à l'outil via le tableau de bord du projet


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement la fiche d'un avenant préliminaire, ISIOS vous fournit un formulaire de saisie. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des avenants préliminaires.


Informations de base


  • Titre
Renseignez le titre de l'avenant préliminaire.


  • No avenant
Renseignez le numéro de l'avenant associé à l'avenant préliminaire.


  • Responsable
Nom du responsable de l'avenant préliminaire.


  • Statut
Les statuts d'un item sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.


  • Bordereau de prix
Associer l'avenant à un bordereau de prix.


  • Projet
Associer l'avenant à un projet.


  • Titre de la soumission
Indiquer le titre de la soumission associée à l'avenant.


  • Avenant
Indiquer le numéro de l'avenant.


  • Entrepreneur
Associer l'avenant à un entrepreneur.


  • Contrat
Associer l'avenant à un contrat.


  • Numéro de bon de commande
Indiquer le numéro de bon de commande associé à l'avenant.


  • Concepteur
Associer l'avenant à un concepteur.


  • Concepteur externe
Associer l'avenant à un concepteur externe.


  • Surveillant
Associer l'avenant à un surveillant.


Informations de base, suite


  • Demandes de changement
Associer l'avenant à une demande de changement.


  • Motif du changement
Indiquer les motifs du changement.


  • Description et justification de la modification
Indiquer la description et la justification de la modification.


  • Répartition des montants selon les sections du bordereau
Associer les articles initialement prévu au bordereau, pour lesquels une modification est souhaitée.


Informations de base


  • Autre répartition des montants
Associer les nouveaux articles à modifier avec l'avenant préliminaire.


  • Nature du changement
Indiquer la nature du changement.


Informations de base


  • Impact financier de l'avenant
Calcul automatique qui égal la somme des écarts des articles modifiés prévus au bordereau + le sous-total des articles ajoutés.


  • Type d'impact financier
Indiquer le type d'impact financier.


  • Travaux complétés en date de la demande de l'avenant
Indiquer le pourcentage (%) des travaux complétés en date de la demande de l'avenant.


  • Contingence utilisée en date de la demande de l'avenant
Indiquer le pourcentage(%) de contingence utilisée en date de l'avenant.


  • Impact en date de l'avenant sur le délai critique
Indiquer le nombre de jour sur le délai critique.


  • Type d'impact sur le délai critique
Indiquer le type d'impact sur le délai critique.


Informations de base


  • Avenants finaux
Si l'avenant est associé à un avenant final, l'information sera visible en lecture seule.


  • Documents
Permet d'associer un ou plusieurs documents à l'avenant.


  • Suivis
Cette section permet de définir des suivis pour l'avenant en cours. Les différents suivis de l'avenant seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.


  • Journal des statuts
Tous les changements de statut sont répertoriés dans cette section avec l'heure et la ressource ayant fait l'action.


  • Journal des responsables
Tous les changements de responsable sont répertoriés dans cette section avec l'heure et la ressource ayant fait l'action.


Interface de la liste d'avenants préliminaires

L'outil d'avenants préliminaires est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste d'avenants préliminaires :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône AFP mini logo.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des avenants préliminaires, cliquez sur l'onglet Configurer :


Accéder à la configuration


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un item parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID de l'item


Recherche dans l'ID


Inscrire un mot recherchera dans le titre de la rencontre


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des avenants préliminaires possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Avenant : Filtrer par l'avenant.
  • Avenants finaux : Filtrer par avenants finaux.
  • Bordereau de prix : Filtrer par bordereaux de prix.
  • Concepteur : Filtrer par concepteur.
  • Concepteur externe : Filtrer par concepteur externe.
  • Contrat : Filtrer par contrat.
  • Demandes de changement : Filtrer par demande de changement.
  • Entrepreneur : Filtrer par entrepreneur.
  • Flux d'approbations : Niveaux : Filtrer par niveaux d'approbation.
  • Flux d'approbations : Réponses : Filtrer par réponses d'approbation.
  • Motif du changement : Filtrer par motif du changement.
  • No avenant : Filtrer par no d'avenant.
  • Numéro de bon de commande : Filtrer par numéro de bon de commande.
  • Projet : Filtrer par projet.
  • Projet : Unité fonctionnelle : Filtrer par unité fonctionnelle du projet.
  • Responsable : Filtrer par responsable.
  • Statuts : Filtrer par statut.
  • Surveillant : Filtrer par surveillant.
  • Tags : Filtrer par tags.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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