Coûts divers

Afin de gérer la totalité des coûts d'un projet, ISIOS vous propose de renseigner différents type de coûts.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des autres coûts, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Coûts divers
• Cocher Voir les coûts et taux horaires
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Projets

Permissions requises

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Pour l'outil des coûts divers vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir les coûts divers des projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les coûts divers des projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des coûts divers dans les projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.

L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet
• Échéancier / Diagramme de Gantt

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des coûts divers via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Coûts et efforts:

Accès à l'outil via le menu corporatif

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil de gestion des coûts divers via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Coûts et efforts:

Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet

Échéancier / Diagramme de Gantt

Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des coûts divers directement via le diagramme de Gantt. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'activité désirée :

Accès à l'outil via le diagramme de Gantt

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Description

Statut

Les statuts pour un coût divers sont : À venir, Engagés ou Validés. Le fait de statuer sur les coûts, aura une importance quant au positionnement automatique de ces derniers dans les colonnes correspondantes dans les différents rapports de coûts.

Période

Sélectionner dans le calendrier, la date du coût.

Projet

Associer le coût à un projet

Activité

Associer le coût à une activité de projet

Tags

Vous pouvez associer le coût à un ou plusieurs tags afin de créer d'autres éléments de recherche rapide.

Définition des coûts

Définition des coûts

Quantité

Entrer la quantité

Prix coûtant

Entrer le prix coûtant

Marge

Vous pouvez définir le % de marge que vous souhaitez réaliser. Si vous renseigner un %, plus besoin de calculer votre prix vendant, il sera automatiquement calculé. La marge est par défaut à 0%, ce qui a pour conséquence que le prix coûtant est égal au prix vendant.

Prix vendant

Entrer le prix vendant

Le prix coûtant peut être identique ou différent au vendant.

Scénarios de taxes

Sélectionner un scénario de taxes

Sélectionner les scénarios de taxes pour le prix coûtant et le prix vendant. Si le scénario de taxes à sélectionner n'est pas référencé dans la boite de sélection, il faudra alors créer un nouveau scénario de taxes.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des taxes

Fournisseur, classification budgétaire et notes

Fournisseur, classification budgétaire et notes

Fournisseur

Vous pouvez associer le coût à un fournisseur.

Comptes budgétaires

Vous pouvez associer le coût à un ou plusieurs comptes budgétaires.

Catégorie de budget

Sélectionner la catégorie de budget correspondante" Vous aurez le choix entre :

• Ressource matérielle
• Forfait
• Autre

Type de budget

Vous pouvez sélectionner le type de budget concerné par le coût :

• Capital (CAPEX)
• Opération (OPEX)

Notes

Vous pouvez ajouter des notes.

Documents

Vous pouvez associer un ou plusieurs documents à un coût.

Permalien

Copier ce lien pour partager ce coût divers avec des utilisateurs ayant un accès aux coûts divers. En cliquant sur le lien, la fiche du coût s'ouvrira directement.

Interface de la liste des coûts divers

L'outil de gestion des coûts divers est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des coûts divers :

Défalquer un coût ou une quantité via la liste de projet

Défalquer un coût

Vous pouvez défalquer un coût à un coût déjà existant via la liste des projets. Pour ce faire, vous devez sélectionner le coût existant voulu et puis faire un clic droit à côté du titre et choisir Défalquer coût.

Défalquer un coût

Lorsque le choix est fait, une première boîte s'ouvre. Il vous faut indiquer le montant que vous souhaitez défalquer

Entrer le montant

Ensuite, une deuxième boîte s'ouvre pour une confirmation. Si vous cliquez OK, une nouvelle fiche s'ouvrira. Si vous cliquez ANNULER le montant sera soustrait mais ne sera pas répertorié ailleurs. Il vous faudra soit, créer une nouvelle fiche ou bien, ajouter ce montant à un coût déjà existant.

Choix entre nouveau ou non

Fiche du nouveau cout

Défalquer une quantité

Vous pouvez défalquer une quantité à un coût déjà existant via la liste des projets. Pour ce faire, vous devez sélectionner le coût existant voulu et puis faire un clic droit à côté du titre du coût et choisir Défalquer quantité.

Défalquer une quantité

Lorsque le choix est fait, une première boîte s'ouvre. Il vous faut indiquer la quantité que vous souhaitez défalquer

Entrer le montant

Ensuite, une deuxième boîte s'ouvre pour une confirmation. Si vous cliquez OK, une nouvelle fiche s'ouvrira. Si vous cliquez ANNULER la quantité sera soustraite mais ne sera pas répertoriée ailleurs. Il vous faudra soit, créer une nouvelle fiche ou bien, ajouter cette quantité à un coût déjà existant.

Choix entre nouveau ou non

Fiche du nouveau cout

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Recherche

Afin de trouver rapidement un coût parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Filtres

Exemple de filtres possibles sur la liste des révisions

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

Projet

Filtrer les coûts pour un projet.

Activité

Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).

Statuts

Filtrer par statuts.

Comptes budgétaires

Filtre permettant de rechercher les coûts associés à un compte budgétaire.

Catégorie

Permet de filtrer la liste par Catégorie, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Ressources matérielles
• Forfait
• Autre

Type de budget

Il est possible de filtrer la liste par Type de budget, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Capital
• Opération

Période

Il est possible de filtrer la liste par Période, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Début
• Fin

Fournisseur

Filtre permettant de rechercher les coûts pour un fournisseur.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #13