Coûts divers

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Afin de gérer la totalité des coûts d'un projet, ISIOS vous propose de renseigner différents type de coûts. Cette fonctionnalité permet également de déduire des dépenses des budgets octroyés pour la réalisation du projet.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des autres coûts, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Coûts divers
  • Cocher Voir les coûts et taux horaires
  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Projets


Permissions requises


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


Pour l'outil des coûts divers vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir les coûts divers des projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les coûts divers des projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des coûts divers dans les projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Menu corporatif
  • Tableau de bord d'un projet
  • Échéancier / Diagramme de Gantt

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des coûts divers via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Coûts et efforts:


Accès à l'outil via le menu corporatif


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des coûts divers d'un projet, rendez-vous à la liste des projets, cliquer sur le titre du projet et sur le lien suivant présent dans le tableau de bord du projet :


Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet


Échéancier / Diagramme de Gantt

Il est possible d'accéder à la liste des coputs divers pour ajouter un coûts via l'échéancier. Pour ce faire 2 possibilités :

  • Cliquer sur le menu à droite du titre de l'activité ou bien faire un clic droit avec la souris pour ouvrir ce dernier et sélectionner "coûts divers"


Accès à l'outil via le diagramme de Gantt


  • Ajouter la colonne coûts en cliquant sur le bouton, puis cliquer directement dans la colonne coût de l'activité. Par défaut, le titre du coût sera le titre de l'activité.


Afficher la colonne coûts


Accès à la liste des coûts

Ajouter un coûts divers

Une fois rendu dans la liste des coûts divers, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer le coûts aux éléments pertinents.


Ajouter un coût divers


Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Titre
Enseigner le titre du coût divers


Statut
Les statuts pour un coût divers sont : À venir, Engagés ou Validés. Le fait de statuer sur les coûts, aura une importance quant au positionnement automatique de ces derniers dans les colonnes correspondantes dans les différents rapports de coûts.


Période
Sélectionner dans le calendrier, la date du coût.


Lier un coût divers à contrat non créé

Pour associer un contrat à un coût divers afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :


1 - cliquer sur le logo browse
Accéder à la liste des contrats


2 - créer un contrat
Créer un contrat


3 - renseigner au minimum le titre et au mieux, le numéro de bon de commande, le numéro de requête d'achat et le fournisseur et Enregistrer
Remplir les champs


4 - sélectionner le contrat dans la liste
Un message s'affichera alors pour transférer le titre, le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans le coût divers.


Importer les données du contrat dans le coût divers


Les données du contrat seront alors importées dans le coût divers.


Importer les données du contrat dans le coût divers


Ajuster l'élément de contrat auquel le coût doit être associé, à savoir :

  • soit dans la section "Montant initial" du contrat
  • soit dans la section "Avenant" du contrat


Associer le coût à un élément de contrat


Lier un coût divers à contrat existant

Pour associer un contrat à un coût divers afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :


1 - entrer le titre du contrat ou bien cliquer sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste
Entrer le titre ou accéder à la liste des contrats


2 - sélectionner le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le titre, le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans le coût divers.


Importer les données du contrat dans le coût divers


Les données du contrat seront alors importées dans le coût divers.


Importer les données du contrat dans le coût divers


Ajuster l'élément de contrat auquel le coût doit être associé, à savoir :

  • soit dans la section "Montant initial" du contrat
  • soit dans la section "Avenant" du contrat


Associer le coût à un élément de contrat


Définition du coût

Définition des coûts


Quantité
Entrer la quantité


Prix coûtant
Entrer le prix coûtant


Marge
Vous pouvez définir le % de marge que vous souhaitez réaliser. Si vous renseigner un %, plus besoin de calculer votre prix vendant, il sera automatiquement calculé. La marge est par défaut à 0%, ce qui a pour conséquence que le prix coûtant est égal au prix vendant.


Prix vendant
Entrer le prix vendant


Le prix coûtant peut être identique ou différent au vendant.


Lier un coût à d'autres éléments

Projet
Associer le coût à un projet


Activité
Associer le coût à une activité de projet


Un coût est obligatoirement associé à un élément de votre échéancier. Si aucun élément n'a été identifié, alors le système créera automatiquement une activité à la fin de votre échéancier, portant le titre de votre coût divers. Il sera alors facile de le repérer et de le déplacer dans votre échéancier.'


Fournisseur
Vous pouvez associer le coût à un fournisseur.


Tags
Vous pouvez associer le coût à un ou plusieurs tags afin de créer d'autres éléments de recherche rapide.


Scénarios de taxes
Sélectionner les scénarios de taxes pour le prix coûtant et le prix vendant. Si le scénario de taxes à sélectionner n'est pas référencé dans la boite de sélection, il faudra alors créer un nouveau scénario de taxes.


Sélectionner un scénario de taxes


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des taxes


Comptes budgétaires
Vous pouvez associer le coût à un ou plusieurs comptes budgétaires. Les comptes budgétaires sont généralement utilisés afin de faciliter la reddition de compte pour un projet ou un portefeuille de projets.


Catégorie de budget
Sélectionner la catégorie de budget correspondante" Vous aurez le choix entre :
  • Ressource matérielle
  • Forfait
  • Autre


Type de budget
Vous pouvez sélectionner le type de budget concerné par le coût :
  • Capital (CAPEX)
  • Opération (OPEX)


Notes
Vous pouvez ajouter des notes.


Documents
Vous pouvez associer un ou plusieurs documents à un coût.


Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des coûts divers sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Permalien

Copier ce lien pour partager ce coût divers avec des utilisateurs ayant un accès aux coûts divers. En cliquant sur le lien, la fiche du coût s'ouvrira directement.


Défalquer un coût ou une quantité via la liste de projet

Défalquer un coût

Vous pouvez défalquer un coût à un coût déjà existant via la liste des projets. Pour ce faire, vous devez sélectionner le coût existant voulu et puis faire un clic droit à côté du titre et choisir Défalquer coût.


Défalquer un coût


Lorsque le choix est fait, une première boîte s'ouvre. Il vous faut indiquer le montant que vous souhaitez défalquer


Entrer le montant


Ensuite, une deuxième boîte s'ouvre pour une confirmation. Si vous cliquez OK, une nouvelle fiche s'ouvrira. Si vous cliquez ANNULER le montant sera soustrait mais ne sera pas répertorié ailleurs. Il vous faudra soit, créer une nouvelle fiche ou bien, ajouter ce montant à un coût déjà existant.


Choix entre nouveau ou non


Fiche du nouveau cout


Défalquer une quantité

Vous pouvez défalquer une quantité à un coût déjà existant via la liste des projets. Pour ce faire, vous devez sélectionner le coût existant voulu et puis faire un clic droit à côté du titre du coût et choisir Défalquer quantité.


Défalquer une quantité


Lorsque le choix est fait, une première boîte s'ouvre. Il vous faut indiquer la quantité que vous souhaitez défalquer


Entrer le montant


Ensuite, une deuxième boîte s'ouvre pour une confirmation. Si vous cliquez OK, une nouvelle fiche s'ouvrira. Si vous cliquez ANNULER la quantité sera soustraite mais ne sera pas répertoriée ailleurs. Il vous faudra soit, créer une nouvelle fiche ou bien, ajouter cette quantité à un coût déjà existant.


Choix entre nouveau ou non


Fiche du nouveau cout


Interface de la liste des coûts divers

L'outil de gestion des coûts divers est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des coûts divers :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Les statuts de la liste des coûts divers, contrairement aux autres listes dans ISIOS, n'est pas configurable. En effet, les statuts sont des éléments systèmes qui permettent d'alimenter les différents rapports de coûts et de faciliter l'interprétation de ces derniers.


Statuts des coûts divers


Voici les définitions que nous pourrions donner aux différents statuts :

  • Statut à venir
un coût divers avec le statut À venir pourrait être associé à un montant budgété mais non contractuellement accepté, un estimé, un budget à dépenser etc...
  • Statut engagé
un coût divers avec le statut Engagé pourrait être associé à une dépense engagée mais non validée, telle qu'une adjudication de contrat mais avec un bon de commande à recevoir, une soumission non validée etc...
  • Statut validé
un coût divers avec le statut Validé pourrait être associé à une dépense qui a été validée par l'organisation en délivrant un bon de commande, un numéro de requête d'achat et qui a été financée par le budget du projet.


Appliquer

Un bouton ‘’Appliquer’’ permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, taux, taxes, permission etc…)


Par exemple,lorsque plusieurs coûts sont à venir, engagé ou validé, il est possible de modifier rapidement le statut des coûts qui y sont liés.

- Sélectionner les coûts désirés (si aucun élément n'est sélectionné, le changement s'appliquera à tous les éléments de la liste)

- Cliquer sur « Appliquer »

- Cliquer sur « Statut » et sélectionner le statut que vous souhaitez appliquer à vos coûts.


Appliquer


Champs disponibles pour appliquer un changement


Il est possible d'appliquer plusieurs champs en même temps.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un coût divers parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID du coût divers


Recherche dans l'ID


Inscrire un mot recherchera dans le titre du coût divers


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des coûts divers possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un coût divers précis :


Filtres


  • Projet : Filtrer les coûts pour un projet.
  • Activité : Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).
  • Statuts : Filtrer par statuts.
  • Comptes budgétaires : Filtre permettant de rechercher les coûts associés à un compte budgétaire.
  • Catégorie : Permet de filtrer la liste par Catégorie, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Type de budget : Il est possible de filtrer la liste par Type de budget, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Période : Il est possible de filtrer la liste par Période, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Début
  • Fin
  • Fournisseur : Filtre permettant de rechercher les coûts pour un fournisseur.
  • Bon de commande : Filtre permettant de rechercher les coûts pour un bon de commande précis.
  • Numéro requête d'achat : Filtre permettant de rechercher les coûts pour une requête d'achat précise.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés