Coûts divers

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Afin de gérer la totalité des coûts d'un projet, ISIOS vous propose de renseigner différents type de coûts. Cette fonctionnalité permet également:

  • de déterminer un budget à haut niveau et/ou détaillé
  • de faire évoluer des dépenses



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des autres coûts, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Coûts divers
  • Cocher Voir les coûts et taux horaires
  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Projets


Permissions requises


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


Pour l'outil des coûts divers vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir les coûts divers des projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les coûts divers des projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des coûts divers dans les projets dont vous êtes responsable et/ou sur lesquels vous avez une permission de projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil coûts divers dans les permissions projets.


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Menu corporatif
  • Tableau de bord d'un projet
  • Échéancier / Diagramme de Gantt


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des coûts divers via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Coûts et efforts:


Accès à l'outil via le menu corporatif


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des coûts divers d'un projet, rendez-vous à la liste des projets, cliquer sur le titre du projet et sur le lien suivant présent dans le tableau de bord du projet :


Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet


Échéancier / Diagramme de Gantt

Il est possible d'accéder à la liste des coûts divers via l'échéancier. Pour ce faire, afficher les colonnes de coûts utiles suivantes :


Afficher les colonnes de coûts dans l'échéancier


Ajouter un coûts divers

Selon l'endroit où le coût divers est créé, des automatismes d'associations se visibles. En ajoutant un coût divers en passant par :

  • le tableau de bord du projet, le coût sera associé au projet
  • une colonne de l'échéancier, le coût sera associé au projet, à l'activité et au statut budget correspondant


Une fois rendu dans la liste des coûts divers, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer le coût au reste des éléments pertinents.


Ajouter un coût divers


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Titre
Renseigner le titre du coût divers


Statut de budget
Les statuts de budget pour un coût divers sont : À venir, Engagés ou Validés. Le fait de statuer sur le budget des coûts, aura une importance quant au positionnement automatique de ces derniers dans les colonnes correspondantes dans les différents rapports de coûts.

Voici les définitions que nous pourrions donner aux différents statuts :

  • Statut à venir
un coût divers avec le statut À venir pourrait être associé à un montant budgété mais non contractuellement accepté, un estimé, un budget à dépenser etc...
  • Statut engagé
un coût divers avec le statut Engagé pourrait être associé à une dépense engagée mais non validée, telle qu'une adjudication de contrat mais avec un bon de commande à recevoir, une soumission non validée etc...
  • Statut validé
un coût divers avec le statut Validé pourrait être associé à une dépense qui a été validée par l'organisation en délivrant un bon de commande, un numéro de requête d'achat et qui a été financée par le budget du projet.


Période
Sélectionner dans le calendrier, la date du coût. Par défaut la date du jour sera indiquée. Cette donnée sera nécessaire pour filtrer Par période les coûts dans les rapports de coûts par période.


Responsable
Indiquer le responsable du coût. Par défaut, le nom sera celui de la ressource qui à ajouter le coût divers.


Projet
En passant par le tableau de bord du projet, le coût divers sera associé par défaut au projet concerné.


Activité
Entrer le nom de la branche (activité, livrable etc...) ou sélectionner dans l'échéancier grâce au logo browse.


Un coût divers est obligatoirement associé à un élément de l'échéancier. Si le champ n'a pas été renseigné, le système créera automatiquement une activité qui portera le même nom que le titre du coût divers et qui se positionnera à la fin de l'échéancier.


Statut
Sélectionner un statut pour le coût divers.
Pour plus d'informations concernant l'utilité du champ statut, consultez la section Gérer les statuts et les champs natifs.


Informations contractuelles

Un coût divers (une dépense à venir, engagée ou validée) peut être l'élément premier pour créer une demande d'acquisition ou bien directement un contrat. Selon le processus utilisé certains automatismes seront appliqués.


  • Pour associer un coût divers à un contrat, entrer le titre ou ID du contrat ou bien le sélectionner dans la liste en cliquant sur le logo browse pour le sélectionner et/ou le créer.


Associer un coût à un contrat


Pour plus d'informations concernant la création d'un contrat consultez la section sur la Création d'un contrat.
Lors de l'association d'un contrat à un coût divers, le système proposera d'importer les données du contrat dans le coût divers à savoir :
  • Le titre
  • Le Numéro de bon de commande
  • Le fournisseur


Importer les données du contrat dans le coût divers


Les données du contrat seront alors importées dans le coût divers.


Importer les données du contrat dans le coût divers


Ajuster l'élément de contrat auquel le coût doit être associé, à savoir :

  • soit dans la section "Montant initial" du contrat
  • soit dans la section "Avenant" du contrat


Associer le coût à un élément de contrat


Pour plus d'informations concernant le processus de gestion contractuelle, consultez la section Gérer un processus d'achat de A à Z.


  • Pour associer un coût divers à une demande d'acquisition, entrer le titre ou ID de la demande d'acquisition ou bien la sélectionner dans la liste en cliquant sur le logo browse pour la sélectionner et/ou la créer.


Associer le coût à une demande d'acquisition


Pour plus d'informations concernant la création d'un contrat consultez la section Demandes d'acquisition.


Lors de la création d'une demande d'acquisition en passant par le coût divers, les données du coûts divers suivantes, remonteront automatiquement dans cette dernière pour en faciliter sa création :
  • Titre
  • Montant
  • Fournisseur
  • Documents


Pour plus d'informations concernant l'utilisation des coûts divers dans le processus d'achat, consulter la section Gérer un processus d'achat de A à Z.


Définition du coût

Définition des coûts


Quantité
Entrer la quantité


Prix coûtant
Entrer le prix coûtant


Marge
Vous pouvez définir le % de marge que vous souhaitez réaliser. Si vous renseigner un %, plus besoin de calculer votre prix vendant, il sera automatiquement calculé. La marge est par défaut à 0%, ce qui a pour conséquence que le prix coûtant est égal au prix vendant.


Prix vendant
Entrer le prix vendant


Le prix coûtant peut être identique ou différent au vendant.


Lier un coût à d'autres éléments

Projet
Associer le coût à un projet


Activité
Associer le coût à une activité de projet


Un coût est obligatoirement associé à un élément de votre échéancier. Si aucun élément n'a été identifié, alors le système créera automatiquement une activité à la fin de votre échéancier, portant le titre de votre coût divers. Il sera alors facile de le repérer et de le déplacer dans votre échéancier.'


Fournisseur
Vous pouvez associer le coût à un fournisseur.


Tags
Vous pouvez associer le coût à un ou plusieurs tags afin de créer d'autres éléments de recherche rapide.


Scénarios de taxes
Sélectionner les scénarios de taxes pour le prix coûtant et le prix vendant. Si le scénario de taxes à sélectionner n'est pas référencé dans la boite de sélection, il faudra alors créer un nouveau scénario de taxes.


Sélectionner un scénario de taxes


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des taxes


Comptes budgétaires
Vous pouvez associer le coût à un ou plusieurs comptes budgétaires. Les comptes budgétaires sont généralement utilisés afin de faciliter la reddition de compte pour un projet ou un portefeuille de projets.


Catégorie de budget
Sélectionner la catégorie de budget correspondante" Vous aurez le choix entre :
  • Ressource matérielle
  • Forfait
  • Autre


Catégorie
Sélectionner la catégorie. Vous aurez le choix par défaut entre :
  • Acquisition
  • Autres frais
  • Impartition auprès d'un autre OP
  • Impartition externe
  • Location
  • Rémunération du personnel de l'OP
  • Rémunération du personnel d'un autre OP en PS
  • Réserve
  • Ressource externe
Les choix sont configurables. Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gérer les statuts et les champs natifs.
La catégorie est obligatoire pour suivre les coûts des projets du Ministère de la Santé.
Type de budget
Vous pouvez sélectionner le type de budget concerné par le coût :
  • Capital (CAPEX)
  • Opération (OPEX)


Notes
Vous pouvez ajouter des notes.


Documents
Vous pouvez associer un ou plusieurs documents à un coût.


Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des coûts divers sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Faire évoluer des dépenses estimées en dépenses engagées et/ou validées

Que le budget du projet ait été défini de manière à haut niveau (1 seul coût divers) ou de manière détaillée (plusieurs coûts associées à différentes activités), l'évolution des dépenses est nécessaire pour faciliter le suivi du budget.


Transférer une partie du budget à haut niveau vers une activité

Si le budget a été défini dans un seul coût divers, lorsque une soumission et ou une demande d'acquisition sera autorisée, il faut réserver un montant au profit de l'activité correspondante pour laquelle un montant doit être engagé.


Budget = 1 coût divers sur 1 seule activité


Pour réserver (engager) un montant du budget général au profit d'une tierce activité :

  1. cliquer dans la colonne présentant le coût divers total du budget
  2. faire un clic droit puis Défalquer un coût. Défalquer est une action qui permettra de réduire, de déduire un certain montant au profit d'un autre coût divers
  3. renseigner le montant du défalque et confirmer le transfert du montant défalqué vers un nouveau coût divers
  4. changer le titre, l'activité du nouveau coût divers, le statut du budget et les autres informations pertinentes ainsi que les associations contractuelles si besoin
  5. enregistrer le nouveau coût divers


Cliquer pour accéder au coût divers du budget
Défalquer
Indiquer le montant du défalque et confirmer
Ajuster les informations du nouveau coût divers
Enregistrer le nouveau coût divers


Lors du défalque, le montant du nouveau coût divers sera automatiquement renseigné et sera égal au montant du défalque

Pour revenir à l'échéancier, cliquer sur Fermer et le résultat du défalque sera alors visible.


Fermer les coûts divers pour revenir à l'échéancier
Résultats observés dans l'échéancier


Faire évoluer la totalité d'un budget estimé détaillé

Si le budget du projet et la sommation du détails des budgets estimés pour les activités dudit projet, il suffit de changer uniquement le Statut du budget' du budget de l'activité concernée.


Budget du projet = sommation des budgets estimés des activités


Pour faire évoluer la totalité du budget estimé d'une activité, cliquer sur la colonne concernée pour accéder au coût divers à faire évoluer, puis changer le statut du budget. Ajouter peut être des informations complémentaire à ce stade ci comme le nom du fournisseur.


Cliquer dans la colonne pour accéder au coût divers concerné
Changer le statut du budget


Le changement du statut du budget peut se faire directement dans la colonne si cette dernière est visible dans la vue dans laquelle vous vous trouvez. La modification directement dans la colonne permet de sauvegarder le changement dès que le curseur de la souris est sorti de la cellule modifiée. un message système vous confirmera la sauvegarde de la modification effectuée

Le résultat de cette action sera alors visible dans l'échéancier mais également dans les différents rapports de coûts.


Évolution d'un budget À venir pour un budget Engagé


Faire évoluer seulement une partie d'un budget estimé détaillé

Pour faire évoluer seulement une partie d'un budget estimé détaillé, il faut combiner l'action de défalquer un montant au profit d'un autre coût avec cette fois-ci le statut du budget Engagé pour le nouveau coût divers créé.

Pour engager un montant partiel d'une dépense À venir au profit d'une dépense Engagée  :

  1. cliquer dans la colonne présentant le coût divers total À venir
  2. faire un clic droit puis Défalquer un coût. Défalquer est une action qui permettra de réduire, de déduire un certain montant au profit d'un autre coût divers
  3. renseigner le montant du défalque et confirmer le transfert du montant défalqué vers un nouveau coût divers
  4. changer le titre si besoin, le statut du budget et les autres informations pertinentes ainsi que les associations contractuelles si besoin
  5. enregistrer le nouveau coût divers


Cliquer pour accéder au coût divers du budget


Défalquer
Indiquer le montant du défalque et confirmer


Ajuster les informations du nouveau coût divers


Enregistrer le nouveau coût divers


Pour revenir à l'échéancier, cliquer sur Fermer et le résultat du défalque et de l'évolution seront alors visibles.


Fermer les coûts divers pour revenir à l'échéancier
Résultats observés dans l'échéancier. Sur un budget de 56 000$, 54 500$ ont été engagés. il reste donc 1 500$ à utiliser pour des avenants ou pour financer une autre activité de projet.

Interface de la liste des coûts divers

L'outil de gestion des coûts divers est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des coûts divers :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Petit oeil.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Statuts


Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :


Configurer


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Appliquer

Un bouton ‘’Appliquer’’ permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, taux, taxes, permission etc…)


Par exemple,lorsque plusieurs coûts sont à venir, engagé ou validé, il est possible de modifier rapidement le statut des coûts qui y sont liés.

- Sélectionner les coûts désirés (si aucun élément n'est sélectionné, le changement s'appliquera à tous les éléments de la liste)

- Cliquer sur « Appliquer »

- Cliquer sur « Statut » et sélectionner le statut que vous souhaitez appliquer à vos coûts.


Appliquer


Champs disponibles pour appliquer un changement


Il est possible d'appliquer plusieurs champs en même temps.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un coût divers parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID du coût divers


Recherche dans l'ID


Inscrire un mot recherchera dans le titre du coût divers


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des coûts divers possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un coût divers précis :


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Projet : Filtrer les coûts pour un projet.
  • Activité : Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).
  • Statut budget : Filtrer par statuts.
  • Comptes budgétaires : Filtre permettant de rechercher les coûts associés à un compte budgétaire.
  • Catégorie : Permet de filtrer la liste par Catégorie, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Type de budget : Il est possible de filtrer la liste par Type de budget, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Période : Il est possible de filtrer la liste par Période, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
  • Début
  • Fin
  • Fournisseur : Filtre permettant de rechercher les coûts pour un fournisseur.
  • Bon de commande du contrat : Filtre permettant de rechercher les coûts pour un bon de commande précis.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés