Scénarios de priorisation

Dans une organisation, la notion de "Priorisation" est une étape importante, pour organiser, prioriser des demandes dans un ensemble de demandes.

Cette étape permettra d'obtenir une note globale définie par la somme des notes pondérées suivant l'évaluation de différents critères établis par l'organisation.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des scénarios de priorisation, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Scénarios de priorisation

Permission requise

Pour l'outil des scénarios de priorisation vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les scénarios de priorisation dont vous êtes responsable dans la liste des scénarios de priorisation.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les scénarios de priorisation dont vous êtes responsables.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les scénarios de priorisation dont vous êtes responsables.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

Accès à l'outil via le menu corporatif

Vous pouvez accéder à la liste des scénarios de priorisation en tout temps en cliquant cliquez sur le lien suivant dans la boite "Gestion du financement":

Accès via le Menu corporatif

Configuration de l'outil

Comme toutes les fonctionnalités proposées dans ISIOS, une configuration pour l'organisation est recommandée.

Pour configurer l'outil, cliquer sur le bouton "Configurer" puis sélectionner "Champs personnalisés et filtres"

Configurer

Si le bouton n'est pas accessible, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

Configuration des statuts

Comme pour toutes les fonctionnalités, la configuration des statuts permettra de visualiser le processus de l'organisation concernant l'organisation. Un flux de travail sera alors possiblement applicable sur les scénarios de priorisation si souhaité (ex : processus d'approbation d'un scénario de priorisation).

Dans la barre de recherche des champs personnalisés, rechercher "Statut" et entrer dans le champ à configurer :

Configurer le champ statut

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Configuration des côtes de critères

Dans la barre de recherche des champs personnalisés, rechercher "Critère : Cotes" et entrer dans le champ à configurer :

Configurer le champ Critère : Cotes

Ce champ vous permettra de proposer, lors de l'évaluation des différents projets, des choix écrits qui donneront une note automatiquement au critère évalué.

Par exemple : ne contribue pas, contribue peu, contribue moyennement, contribue fortement, contribue totalement

Pour chacun indiquer, dans la colonne "Valeur", la valeur maximale du choix.

Ajouter et personnaliser les côtes des critères

Le résultat final pourrait ressembler à ce qui suit :

Résultat de la configuration

Créer un scénario de priorisation

Pour créer un nouveau scénario de priorisation, cliquer sur le bouton Nouveau :

Créer un nouveau scénario de priorisation

La fiche du scénario de priorisation va alors s'ouvrir.

Informations de base

La fiche d'un projet possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

• Titre

Le titre du projet doit être significatif, car il sera utilisé comme référence dans tous les outils d'ISIOS.

• Statut

Les statuts d'un point de suivi sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

• Responsable

Permet de sélectionner le responsable du projet. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui crée le projet.

• Phase

Sélectionner la phase parmi celles proposées. Vous aurez le choix entre :

Opportunité

C'est pendant cette phase que le projet est évalué par le programme d'investissement.

Démarrage

C'est au cours de cette phase que les besoins, les problèmes et les opportunités d'affaires sont précisés.

Planification

C'est pendant la phase de planification que le chef de projet précise de façon détaillée les paramètres de réalisation du projet tels que les caractéristiques de la solution, le budget requis, le calendrier de livraison, ainsi que la nature et le nombre de ressources humaines et matérielles requises.

Vous pourrez facilement changer de phase en passant de l'une à l'autre sachant qu'un retour à la phase précédente est possible.

Réalisation

Durant cette phase, la principale responsabilité du chef de projet consiste à mener à bien l'ensemble des activités de projet en respectant les trois contraintes classiques : le coût projeté, le calendrier de livraison et la qualité des biens livrables. La phase de réalisation aura donc pour conséquence d'arrêter votre Baseline tant au niveau de vos coûts planifiés que de vos échéances. Toutes les modifications qui surviendront dans votre plan de projet après être passé en phase de réalisation, seront assujettis à des révisions et créeront des écarts entre votre autorisé (planifié) et votre projeté (réel).

Si vous passez votre projet en réalisation, aucun retour en arrière n'est possible.

Fermeture

Le projet entre dans sa phase de fermeture lorsque les objectifs ont été atteints et que le client utilisateur prend possession de biens livrables.

Une fois en phase fermeture, il ne sera plus possible de modifier votre échéancier.

• Description

Permet d'ajouter une description plus complète du projet.

Intervenants, rôles et permissions dans le projet

Sélection de la ressource

• Intervenants

Sélectionner les ressources auxquelles vous souhaitez donner un accès à votre projet et déterminer pour chacune d'entres-elles leur permission et leur rôle. Pour ce faire, entrer le nom des ressources ou bien sélectionner les dans la liste des ressources humaines.

• Rôles

Les rôles sont configurables. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Personnaliser les champs. Les rôles des ressources présentes dans le tableau « Intervenants » peuvent apparaître en colonne dans la liste des projets.

Rôles des intervenants en colonnes

• Permissions de projet

Double cliquer dans la cellule des permissions projets pour sélectionner une permission projet pour chacune d'entres-elles.

• Fonctions, téléphone cellulaire

Le tableau vous offre la possibilité de visualiser les données qui ont été colligées dans la fiche de la ressource humaine. Pour ce faire, cliquer sur et sélectionner les champs désirés.

Coordonnées les éléments de la fiche d'une ressource humaine

Champs disponibles

Si vous ne détenez pas la Permission Globale sur l'outil des Projets, vous devez également vous donner des permissions sur votre projet, sinon vous n'aurez plus accès à ce dernier une fois enregistré.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Projets

Classement

Classement possible

• Portefeuille

Permet d'associer le projet à un portefeuille.

• Programme

Permet d'associer le projet à un programme.

• Sous-programme

Permet d'associer le projet à un sous-programme.

• Direction (Unité fonctionnelle)

Permet d'associer le projet à des unités fonctionnelles.

• Relation

Permet d'associer le projet à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Opportunité

C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.

Opportunité

Contraintes

Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :

• un titre
• une évaluation
• un type
• un responsable
• une date de suivi

Obligation réglementaire

C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.

Impact de l'obligation

C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.

Suivis, documentation et permalien

Suivis, documentation et permalien

• Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour le projet en cours. Les différents suivis du projet seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.

• Documents

Permet d'associer un ou plusieurs documents au projet.

• Permalien

Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.

Enregistrer la fiche projet

Il existe différentes possibilités pour sauvegarder la fiche projet :

• bouton Enregistrer ce qui sauvegarde la fiche projet ET ferme la fenêtre d'édition
• clic droit sur le bouton Enregistrer qui sauvegarde la fiche projet mais SANS fermer la fenêtre d'édition
• CTRL + S qui sauvegarde la fiche projet mais SANS fermer la fenêtre d'édition

Accéder au tableau de bord d'un projet et fonctionnalités

Le tableau de bord d'un projet permet de visualiser les données de la vue dans laquelle vous êtes et d'accéder aux fonctionnalités de votre projet. Pour ce faire cliquer sur le titre dans la liste de projet :

Accéder au tableau de bord d'un projet

Le tableau de bord du projet va alors s'ouvrir. Ce dernier est composé de plusieurs sections :

• les colonnes de la vue de la liste des projets
• les détails de la vue de la liste des projets
• les fonctionnalités du projet
• la messagerie du projet

Sections su tableau de bord du projet

• Modifier : Vous ouvre la fiche projet en modification
• Tâches : Vous ouvre directement la liste des tâches du projet
• Échéancier : Vous ouvre directement l'échéancier du projet
• Rapports : Vous donne un accès aux différents rapports du projet
• Tableau agile : Vous ouvre directement le tableau agile du projet
• Sprints : Vous ouvre directement la liste des sprints du projet
• Rencontres : Vous ouvre directement la liste des rencontres du projet
• Documents : Vous ouvre directement la liste des documents du projet
• Points de suivis : Vous ouvre directement la liste des points de suivis du projet
• Coûts divers : Vous ouvre directement la liste des coûts divers du projet
• Feuilles de temps : Vous ouvre directement la liste des feuille de temps du projet
• Factures : Vous ouvre directement la liste des factures du projet
• Gestion du financement : Vous donne accès aux fonctionnalités de financement telles que : financement, flux financiers
• Gestion des contrats : Vous donne accès aux fonctionnalités de gestion contractuelle telles que : contrats, appels d'offres, demandes d'acquisitions, dénonciations/quittances
• Évaluations : Vous ouvre directement la liste des évaluations du projet
• Révisions : Vous ouvre directement la liste des révisions du projet
• Imprimer : Permet d'imprimer les informations visibles

Pour ouvrir un nouvel onglet avec la fonctionnalité choisie, tenir CTRL + clic gauche de la souris et la fonctionnalité s'ouvrira alors dans un nouvel onglet du navigateur.

Interface de la liste des projets

L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Choisir le modèle de vue voulu

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Configurer les statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projets, cliquez sur l'onglet Configurer puis Champs personnalisés et filtre :

Configurer

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID du projet

Recherche dans l'ID

Inscrire un mot recherchera dans le titre du projet

Recherche dans le titre

Recherche avancée

Il est désormais possible d'utiliser la recherche avancée dans les listes en utilisant une combinaison de facteurs. Voici les colonnes disponibles pour faciliter vos recherches.

Recherche selon l'avancement du projet

• Budgetedhours = Heures budgétées
• Client = Client
• Created = Date de création
• Description = Description
• DiscountRate = Taux d'actualisation
• End = Date de fin
• ID = ID
• Modified = Date de modification
• NPV = VAN (Valeur actuelle Nette)
• Owner = Responsable
• Portfolio = Portefeuille
• Progress = Avancement
• Phase = Phase
• Status = Statut
• Start = Date de début
• Title = Titre
• Version = Version
• WorkedEnd = Fin travaillé
• WorkedStart = Début travaillé

Pour plus d'informations sur comment utiliser la recherche avancée, consultez la section sur la Recherche.

Recherche avec filtres

La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

• Étapes d'approbation : Permet de filtrer la liste de projet par étapes d'approbation.
• Industries: Permet de filtrer la liste de projet par industrie.
• Intervenants : Permet de filtrer la liste de projet par intervenants.
• Natures de projet : Permet de filtrer la liste de projet par nature du projet.
• Phase : Permet de filtrer la liste de projet par phase de projet.
• Plans d'investissement : Permet de filtrer la liste de projet par plan d'investissement.
• Portefeuilles : Permet de filtrer la liste de projet par portefeuille.
• Programmes : Permet de filtrer la liste de projet par programme.
• Relations : Permet de filtrer la liste de projet par relation.
• Responsables : Permet de filtrer la liste de projet par responsable.
• Ressources : Permet de filtrer la liste de projet par permission.
• Sous-Industries : Permet de filtrer la liste de projet par sous-industrie.
• Sous-Programmes : Permet de filtrer la liste de projet par sous-programme.
• Statut : Permet de filtrer la liste de projet par statut.
• Tags : Permet de filtrer la liste de projet par tag.
• Unités fonctionnelles : Permet de filtrer la liste de projet par unité fonctionnelle.

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés