Importation Excel

ISIOS vous offre la possibilité d'importer des données Excel vers les fonctionnalités suivantes :

• Portefeuille
• Projet
• Tâches

L'option d'importer des données permet de modifier des items déjà existants et d'en créer des nouveaux.

Permissions requises

Pour pouvoir Importer, il faut détenir l'option Autoriser l'importation d'éléments de liste dans les permissions globales.

Cette option est applicable au niveau globale pour toutes les listes offrant cette option. Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Importer des portefeuilles

Pour importer des portefeuilles, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.

Gabarit portefeuille

 : entrer le numéro de l'ID du portefeuille à modifier, sinon laisser vide pour le créer

 : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

 : entrer le titre du portefeuille à modifier ou à créer

 : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

 : entrer le texte de la description du portefeuille pour la modifier ou la créer.

Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.

Importer des projets

Pour importer des projets, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.

Gabarit projet

 : entrer le numéro de l'ID du projet à modifier, sinon laisser vide pour le créer

 : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

 : entrer le titre du projet à modifier ou à créer

 : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

 : entrer le texte de la description du projet pour la modifier ou la créer.

 : entrer les objectifs du projet pour les modifier ou les créer.

Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.

Importer des tâches

Pour importer des tâches, remplir une liste Excel selon le gabarit supporté.

Gabarit tâches

 : entrer le numéro de l'ID de la tâche à modifier, sinon laisser vide pour la créer

 : entrer le numéro de l'ID du statut à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors le 1er statut sera associé par défaut.

 : entrer le titre de la tâche à modifier ou à créer

 : entrer le numéro de l'ID du responsable à modifier ou à associer au nouvel élément à créer.

 : entrer le numéro de l'ID du projet auquel la tâche est associée ou bien laisser vide pour créer une tâche sans projet.

 : entrer le numéro de l'ID de la priorité à modifier ou à associer au nouvel élément à créer. Si la cellule est vide, alors la 1ère priorité sera associée par défaut.

 : entrer le nombre d'heures budgétées à créer ou à modifier pour la tâche.

 : entrer le nombre d'heures requises à créer ou à modifier pour la tâche.

 : entrer les notes de la tâche pour les modifier ou les créer.

Le gabarit supporté sera amélioré selon les besoins identifiés des utilisateurs.

Processus d'importation

L'importation est un outil utilisé pour la corporation et qui devrait être disponible que pour quelques utilisateurs chevronnés. Afin de compléter le gabarit d'exportation proposé, il est nécessaire d'obtenir les ID (Numéro unique système) de chacun des éléments demandés.

Prenons à titre d'exemple une importation au niveau de la liste des projets, avec des projets à modifier et des projets à créer.

Gabarit projet

Récupération des ID

ID de l'élément

Cette cellule doit être remplie uniquement si l'on souhaite modifier les données d'un projet déjà existant. Pour récupérer l'ID du projet à modifier, 2 solutions sont offertes :

Afficher la colonne ID (ou No de Projet si le champ bénéficie d'un synonyme)

Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Passer la souris sur le titre du projet et noter le numéro qui apparait dans le permalien en bas de la page

ID du statut

Pour récupérer les ID des statuts concernant la liste des projets :

• cliquer sur Configurer puis Champs personnalisés et filtres
• rechercher le champ Statut
• entrer dans le champ
• afficher la colonne des statuts (faire un clic droit sur la barre de titre du tableau des choix de statuts pour accéder aux colonnes cachées)

Bouton

Accès au champ Statut

Visiuyaliser les Ids des statuts

ID du responsable

Pour récupérer l'ID du responsable, aller dans la Liste des ressources humaines et afficher la colonne ID.

ID du responsable

Pour afficher la colonne ID, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Exemple de gabarit complété

Exemple de gabarit complété

Résultats attendus

Liste des projets concernés

Dans l'exemple ci-dessus, les résultats attendus pour la liste des projets suivante sont :

• Mise à jour du projet ID 6 (un ID renseigné dans la colonne ID élément) : ajout d'une description
• Création de 2 nouveaux projets (aucun ID renseigné dans la colonne ID élément) : Nouveau projet importé avec le Responsable Marcel Janvier (ID 1) et Et encore un nouveau projet importé avec le Responsable Peggy Garrel (ID 4)
• Mise à jour du projet ID 3 (car un ID renseigné dans la colonne ID élément) : changement du statut pour le statut ID 28 soit "En cours"

Importer

Pour importer le gabarit complété :

1 - Cliquer sur le bouton Importer et la fenêtre d'importation va alors s'ouvrir

Bouton Importer

Fenêtre d'importation

2 - Glisser le gabarit directement dans la fenêtre d'importation ou bien cliquer sur le logo pour sélectionner le gabarit enregistré sur votre ordinateur

Glisser ou sélectionner le document