Projets

À l'instar du Project Management Institute (PMI) et du nombre croissant de firmes de consultation qui se spécialisent en gestion de projet, nous avons statué sur notre propre définition du terme projet, à savoir :

«Un projet consiste en une mobilisation de ressources humaines, matérielles et financières circonscrites dans le temps, dans le but de créer un bien tangible ou un bien intangible unique ».

Quoique légèrement plus explicite par l'allusion aux types de ressources devant être mobilisées, cette définition est en tout point conforme à celle du PMI, qui décrit un projet comme « une tentative entreprise temporairement pour créer un produit ou un service unique ».

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des projets, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Projets

Permission requise

Pour l'outil des projets vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les projets dont vous êtes responsable dans la liste de projets.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les projets dont vous êtes responsables.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les projets dont vous êtes responsables.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil projets dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

La liste des projets peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu personnel

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des projets en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section Barre d'outils

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des projets, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :

Accès via le Menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder à la liste des projets corporatifs via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien suivant :

Accès via le menu personnel

Créer un nouveau projet

Une fois que vous aurez cliqué sur un des accès aux projets, la liste des projets va alors s'ouvrir :

Liste des projets

Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des projets sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Pour créer un nouveau projet, cliquer sur le bouton Nouveau :

nouveau projet

La fiche du projet va alors s'ouvrir.

Informations de base

La fiche d'un projet possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Fichier:Projet InfosBases.png

Informations de base

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

Titre

Le titre du projet doit être significatif, car il sera utilisé comme référence dans tous les outils d'ISIOS.

Statut

Les différents statuts de base d'un projet sont :

• Besoin
• Démarrage
• En cours
• Complété
• Fermé
• Archivé
• Modèle

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable du projet. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui crée le projet.

Phase

Vous pouvez changer la phase du projet directement via ce diagramme :

Opportunité

C'est pendant cette phase que le projet est évalué par le programme d'investissement.

Démarrage

C'est au cours de cette étape que les besoins, les problèmes et les opportunités d'affaires sont précisés.

Planification

C'est pendant la phase de planification que le chef de projet précise de façon détaillée les paramètres de réalisation du projet tels que les caractéristiques de la solution, le budget requis, le calendrier de livraison, ainsi que la nature et le nombre de ressources humaines et matérielles requises.

Vous pourrez facilement changer de phase en passant de l'une à l'autre sachant qu'un retour à la phase précédente est possible.

Réalisation

Durant cette étape, la principale responsabilité du chef de projet consiste à mener à bien l'ensemble des activités de projet en respectant les trois contraintes classiques : le coût projeté, le calendrier de livraison et la qualité des biens livrables. La phase de réalisation aura donc pour conséquence d'arrêter votre Baseline tant au niveau de vos coûts planifiés que de vos échéances. Toutes les modifications qui surviendront dans votre plan de projet après être passé en phase de réalisation, seront assujettis à des révisions et créeront des écarts entre votre autorisé (planifié) et votre projeté (réel).

Si vous passez votre projet en réalisation, aucun retour en arrière n'est possible.

Fermeture

Le projet entre dans sa phase de fermeture lorsque les objectifs ont été atteints et que le client utilisateur prend possession de biens livrables.

Description

Permet d'ajouter une description plus complète du projet.

Documents

Permet d'associer un ou plusieurs documents au projet.

Rôles et permissions

Sélectionner les ressources auxquelles vous souhaitez donner un accès à votre projet et déterminer pour chacune d'entres-elles leur permission. Pour ce faire, entrer le nom des ressources ou bien sélectionner les dans la liste des ressources humaines. Puis double cliquer dans la cellule des permissions projets pour sélectionner une permission projet pour chacune d'entres-elles.

Permissions de projets pour les ressources

Attention : Si vous ne détenez pas la Permission Globale sur l'outil des Projets, vous devez également vous donner des permissions sur votre projet, sinon vous n'aurez plus accès à ce dernier une fois enregistré.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Projets

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Champion

Permet de sélectionner le champion du projet.

Portefeuille

Permet d'associer le projet à un portefeuille.

Programme

Permet d'associer le projet à un programme.

Sous-programme

Permet d'associer le projet à un sous-programme.

Unité fonctionnelle

Permet d'associer le projet à des unités fonctionnelles.

Relation

Permet d'associer le projet à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Tag

Permet d'ajouter un ou plusieurs tags au projet.

Permissions

Permissions de projets

• Utiliser l'énoncé de projet : cette option vous permettra de créer un énoncé de projet, ce qui aura pour conséquence, que votre projet ne pourra pas passer en réalisation tant que l'énoncé de projet ne sera pas validé.

• Utiliser la feuilles de temps : par défaut cette option est cochée et permet de visualiser le projet dans la feuille des ressources concernées afin que ces dernières puissent rentrer leur temps de travail.

• Autoriser la modification des heures venir par la feuille de temps : cette option donne l'autorisation aux ressources affectées dans les activités de projet, de modifier les heures à venir directement via leurs feuilles de temps.

Opportunité

C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.

Opportunité

Évaluation

Vous pouvez évaluer votre opportunité. Les valeurs possibles sont définis via l'outil de configuration des valeurs d'évaluation des opportunités.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Contraintes

Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :

• un titre
• une évaluation
• un type
• un responsable
• une date de suivi

Obligation réglementaire

C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.

Impact de l'obligation

C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.

Objectifs

C'est via cette section que vous évaluez les projets à financer par le plan d'investissement.

Évaluation des projets

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Plan d'investissement

Associez cette opportunité à un plan d'investissement afin de pouvoir évaluer les projets suivants les objectifs définis dans le plan d'investissement en question.

Objectif globaux

Ce champ affichera le résultat de l'évaluation des objectifs.

Pour plus d'informations, consultez la section Plans d'investissement

Objectifs stratégiques, opérationnels, financiers

Pour chacun des objectifs définis par le plan d'investissement, sélectionnez l'évaluation correspondante.

Objectifs

Ce champs permet d'ajouter des détails sur les objectifs ou de renchérir certaines explications.

Étapes d'approbation et conformités

Cette section permet de définir les étapes d'approbation et leurs conformités.

Processus d'approbation et conformités

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Nature du projet

C'est via cette sélection que vous pouvez choisir la nature du projet.

Pour plus d'informations, consultez la section Nature de projets

Étapes d'approbation

Vous pouvez définir les étapes d'approbation du projet. Une étape peut avoir les champs suivants :

• Titre
• Autorisé
• Description
• Critères d'autorisation
• Date autorisée

Conformités

Vous pouvez définir la liste des conformités pour ce projet. Les conformités peuvent avoir les champs suivants :

• Titre
• Projet

Permalien

Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.

Modification d'un élément dans la fiche d'un projet

Tout au long du cycle de vie de votre projet, vous serez amené à modifier ou à compléter certains champs dans la fiche de projet comme :

• le changement de phase
• l'évaluation du projet
• l'ajout de ressources travaillant sur votre projet etc...

Pour accéder à la fiche du projet, cliquer sur le titre du projet :

Modifier ou compléter des éléments dans la fiche d'un projet

Accéder au tableau de bord d'un projet

Le tableau de bord d'un projet vous permettra de gérer et suivre les informations du projet telles que : l'échéancier, les coûts, les risques etc... Pour accéder au tableau de bord d'un projet, cliquer sur le logo menu à droite du titre du projet dans la liste de projets et un menu avec plusieurs options s'ouvrira :

Accéder au tableau de bord d'un projet

• Tableau de bord

Vous ouvre le tableau de bord du projet

• Échéancier

Vous ouvre directement l'échéancier du projet

• Modifier

Permet de modifier les informations de votre fiche de projet

• Dupliquer

Permet de dupliquer la fiche d'un projet

• Supprimer

Permet de supprimer votre projet en entier

Interface de la liste des projets

L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Choisir le modèle de vue voulu

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projets, cliquez sur l'onglet Configurer :

Gérer les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 et priorité

• Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Statut

Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.

Pour faire apparaître tous les projets y compris ceux qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.

Phase

Permet de filtrer la liste de projet par phase de projet.

Responsables

Permet de filtrer la liste de projet par responsable.

Ressources

Permet de filtrer la liste de projet par permission.

Tags

Permet de filtrer la liste de projet par tag.

Portefeuilles

Permet de filtrer la liste de projet par portefeuille.

Programmes

Permet de filtrer la liste de projet par programme.

Sous-Programmes

Permet de filtrer la liste de projet par sous-programme.

Unités fonctionnelles

Permet de filtrer la liste de projet par unité fonctionnelle.

Relations

Permet de filtrer la liste de projet par relation.

Industries

Permet de filtrer la liste de projet par industrie.

Sous-Industries

Permet de filtrer la liste de projet par sous-industrie.

Natures de projet

Permet de filtrer la liste de projet par nature du projet.

Étapes d'approbation

Permet de filtrer la liste de projet par étapes d'approbation.

Plans d'investissement

Permet de filtrer la liste de projet par plan d'investissement.

Type de budget

Permet de filtrer la liste de projet par type de budget.

N.B.: Les champs créés peuvent aussi être filtrables. Pour ce faire, rendez-vous à la section Ajouter un nouveau champ personnalisé

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #3