Écheancier
La production de biens tangibles exige que l'on se livre à un exercice de planification soutenu afin de bien évaluer les délais et les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet nécessaires à la réalisation des biens livrables.
ISIOS utilise le diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder au diagramme de Gantt d'un projet, les permissions globales minimum suivantes sont requises :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Échéancier
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Projet
Pour l'outil échéancier vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les échéanciers des projets dont vous êtes responsable .
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable de l'échéancier d'un projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Le diagramme de Gantt peut être accédé à partir du tableau de bord d'un projet.
Tableau de bord d'un projet
Vous pouvez accéder au diagramme de Gantt via le tableau de bord d'un projet. Pour ce faire, cliquez sur le lien Échéancier :
Selon vos permissions globales et projets, vous pourrez modifier ou bien seulement consulter l'échéancier. Afin d'avoir plus de renseignements sur la gestion des droits d'accès, référez-vous à la section Gestion des Permissions Globales.
Représentation des données
Dans le diagramme de Gantt, les données se présentent sous deux formes :
- une représentation des données sous forme de structure en arbre
- une représentation des activités sous forme de barre de temps
Structure en arbre
La structure de fractionnement des travaux se fait sous forme d'arbre :
Ainsi, les travaux peuvent être découpés en :
- Livrable
- Sous-livrable
- Activité
- Sous-activité
- Jalon
Barre de temps
La représentation graphique se fait sous forme de barre étalée dans le temps :
La représentation graphique affiche aussi les barres des activités parentes, permettant de voir efficacement les implications des activités entres-elles.
Fonctionnement de l'outil
À prime abord, le diagramme de Gantt peut être perçu comme un outil complexe. Étant conscient de cette perception, ISIOS a conçu son ergonomie afin de faciliter les actions des utilisateurs. Pour bien vous montrer chacunes des parties de l'outil, nous commencerons par expliquer ses grandes lignes, pour entrer, par la suite, dans ses opérations plus spécifiques.
Les phases du projet et le calcul des coûts
Étant donné que le diagramme de Gantt est l'outil principal pour la gestion des délais et des efforts, les données entrées dans la fiche du projet auront un impact direct sur les coûts en fonction des phases du projet :
- Opportunité, Démarrage et Planification
- Durant cette phase, les coûts divers et les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.
- Réalisation
Pour plus d'informations, consultez la section sur la La phase d'un projet
Si vous passez votre projet en réalisation, aucun retour en arrière n'est possible.
Pour déplacer l'affichage de la semaine dans la section des représentations par barre, cliquez sur les flèches suivantes situées à l'extrémité de la barre de temps :
Enregistrement
Contrairement à certains autres outils de la solution, vous devez provoqué l'enregistrement des données du diagramme de Gantt via le bouton Enregistrer ou utiliser le raccourci CTRL+S qui enregistre votre échéancier sans quitter la page:
Gestion des activités
Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des délais. Ainsi, c'est via cette interface que vous pouvez planifier les différents travaux du projet. La solution ISIOS utilise une façon efficiente pour fractionner ses travaux, où chaque activité nécessaire est inscrite à l'intérieur d'un livrable. Ainsi, cette façon vous permet d'avoir une meilleure gestion de vos coûts.
Fractionnement des travaux
Comme introduit dans la section Structure en arbre, les travaux peuvent être fractionnés en plusieurs types. Le type principal est le livrable. Il est donc obligatoirement sur le premier niveau. Ainsi, les autres types sont toujours définis en fonction du type supérieur et de son niveau. L'architecture des types possibles est :
- Premier niveau
- Livrable
- Activité
- Jalon
- Deuxième niveau
- Sous-Livrable
- Activité
- Jalon
- Troisième niveau
- Activité
- Jalon
- Quatrième niveau
- Sous-Activité
- Jalon
La solution ISIOS a fait le choix efficace de limiter l'arborescence à quatre niveaux, forçant ainsi le chef de projet à concevoir des plans de projets concis orientés vers les livrables.
Créer une nouvelle branche
Pour créer une branche de projet, l'outil de gestion des délais vous offre deux options :
- Mode d'insertion détaillée
- Mode d'insertion rapide
Mode d'insertion détaillée
Pour ajouter un nouveau livrable, cliquez sur la cellule du titre du projet dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :
La fenêtre suivante s'affichera :
- Titre
- Vous devez indiquer le titre du livrable.
- Type
- C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :
- Livrable
- Activité
- Jalon
Pour ajouter une nouvelle activité, cliquez sur la cellule du livrable dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :
La fenêtre suivante s'affichera :
- Titre
- Vous devez indiquer le titre de l'activité.
- Type
- C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :
- Sous-Livrable
- Activité
- Jalon
- Début
- Entrez la date de début de l'activité.
- Durée
- La durée de l'activité se calcule automatiquement en fonction des dates de début et de fin.
- Fin
- Entrez la date de fin de l'activité.
- Avancement
- L'avancement se calcule automatiquement en fonction du statut des tâches, des heures travaillées ou bien manuellement.
- Ressources
- Vous pouvez affecter une ou plusieurs ressources pour réaliser des tâches afin de livrer votre activité.
Pour faire apparaître le titre de la tâche, faites un clic droit dans le titre gris du tableau pour ouvrir la fenêtre des vues, puis faites glisser l'élément Titre de la tâche dans la partie de gauche et cochez afin de faire apparaître la colonne des tâches. Par défaut, lorsque vous assignez une ressource à une activité, une tâche du même nom se créée.
- Critique
- Vous pouvez définir si l'activité est sur le chemin critique.
- Légende
- Vous pouvez associer une activité à une légende.
- Description
- Entrez la description de l'activité
Pour plus d'informations, référez-vous à la section Ajouter une ressource.
- Documents
- Vous pouvez associer des documents à une activité.
- Champs libres
- Vous pouvez associer une activité à un champ libre.
Mode d'insertion rapide
Pour utiliser le mode d'insertion rapide, vous avez 3 possibilités :
1 - cliquer sur la branche que vous souhaitez éclater et appuyer sur la touche INSERT de votre clavier. La nouvelle branche se positionnera à la fin de votre échéancier
2 - cliquer sur la branche que vous souhaitez éclater et appuyer sur la touche CTRL+INSERT de votre clavier. La nouvelle branche se positionnera au début de votre échéancier
3 - cliquer avec le bouton droit de la souris, sur le parent de l'activité que vous voulez insérer (ou le projet). Le menu suivant s'affichera :
Afin de vous faciliter la tâche, les types possibles s'afficheront. Vous pourrez alors choisir celui désiré et entrer le titre approprié.
Supprimer une branche
Pour retirer une branche de votre échéancier, positionner vous sur la branche à supprimer puis cliquez sur Supprimer de votre clavier ou bien cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la branche en question, et sélectionner Supprimer :
Dépendances
Il est possible d'établir des relations de dépendances entre les activités d'un plan de projet. La solution ISIOS permet de créer ces relations en attribuant aux activités :
- des prédécesseurs
- des successeurs
Type de relations
ISIOS supporte plusieurs types de relations de dépendance :
- Début vers début
- Fin vers début
Attention ! Certaines relations changeront les dates des activités impliquées !
- Début vers début
- Ce type de dépendance oblige deux activités à démarrer en même temps.
- Fin vers début
- L'activité prédécesseure doit être totalement terminée pour que l'activité successeure puisse commencer.
Prédécesseurs / Successeurs
Pour ajouter un successeur ou prédécesseur, faites apparaître les colonnes du même nom. Puis sélectionnez dans les colonnes les branches dépendantes les unes des autres ainsi que le type de dépendance :
Vous pouvez toujours créer un lien de dépendance de type prédécesseur via le diagramme des barres. Pour se faire, vous devez cliquer sur une barre en gardant la touche CTRL + Alt enfoncées. Lorsque vous vous dirigerez vers une autre barre d'activité, les pointillés vous indiqueront le nouveau lien :
Retirer une relation
Pour retirer une relation, qu'elle soit de type prédécesseur ou successeur, cliquez sur la cellule de la relation et, avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer sur la relation en question :
Déplacer les activités
La solution ISIOS vous permet de déplacer les activités de projet à l'intérieur du plan de projet. Ainsi, il y a deux façons de les déplacer :
- en utilisant la souris et en faisant glisser l'activité vers l'endroit désiré
- en utilisant la technique du copier-coller
Le rôle des types
Comme expliqué dans la section du fractionnement des activités, seulement certains types peuvent en contenir d'autres. Ainsi, il est possible que le déplacement désiré ne soit pas permis en fonction des types impliqués.
Glisser - déposer
Pour faire glisser une activité, vous n'avez qu'à cliquer sur celle désirée et tenir enfoncé le bouton gauche de la souris. Ensuite, déplacez le curseur vers l'endroit désiré. Il y a deux types de mouvement permis :
- Déplacement au dessus d'une autre activité
- Déplacement à l'intérieur d'un autre conteneur
Déplacement au-dessus
Lorsque vous déplacez une activité au-dessus d'une autre, deux indicateurs s'afficheront :
- Une ligne pointillée rouge vous indiquant où l'activité se déplacera
- Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement
Une fois le déplacement terminé, vous aurez le résultat suivant :
Dans l'exemple ci-dessus, faites attention de ne pas confondre le titre de l'activité et son type. Sous-Activité 1.1.3.1 est devenu de type activité.
Déplacement à l'intérieur
Lorsque vous déplacez une activité à l'intérieur d'une autre, trois indicateurs s'afficheront :
- Le titre de l'activité deviendra gras
- Une icône de (+) s'affichera
- Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement
Une fois le déplacement complété, vous aurez le résultat suivant :
Couper - coller
Pour déplacer un élément en utilisant le couper-coller, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément à déplacer et sélectionner l'option Couper :
Ensuite, cliquez avec le bouton de droit de la souris sur l'élément en-dessous duquel vous voulez voir l'activité et sélectionner l'option Coller :
Outils et personnalisation
Personnalisation
Afin de rendre votre plan de projet encore plus optimum, ISIOS vous permet d'ajouter des colonnes personnalisées, des légendes et de mettre à jour le taux horaire des ressources associées à ce plan de projet.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Outils :
Importer / Exporter un plan de projet
Dans le but d'optimiser votre temps, vous aurez la possibilité d'importer un plan de projet déjà réalisé et de le modifier (dates, ressources...).
Cliquez sur Importer et sélectionnez le plan de projet ainsi que toutes les options souhaitées :
Gestion de l'effort des ressources
Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des efforts. Ainsi, c'est via cet interface que vous pouvez planifier les ressources humaines qui seront affectées aux différentes activités. Pour affecter des ressources à des activités de projet, ISIOS vous propose une interface simple directement imbriquée dans le diagramme de Gantt.
Les types et l'affectation des ressources
Dans la solution ISIOS, seul certains types peuvent avoir des affectations :
- Activités
- Sous-activités
Ainsi, comme le montre la figure suivante, les affectations ne sont possibles qu'en cliquant sur les cases jaunes, c'est-à-dire, sur les types permettant l'affectation :
Vous ne pouvez pas assigner des ressources à une activité contenant une ou plusieurs sous-activités
Ajouter une ressource
Pour ajouter une ressource ou plusieurs ressources à une activité de projet, cliquez sur la cellule de l'activité ou sous-activité dans la colonne Ressources et entrez ou sélectionnez le nom des ressources :
Par défaut les colonnes qui apparaissent sont :
- Ressource
- Nom de la ressource.
- Statut
- Statut de la tâche.
- Sprint
- Possibilité d'associer la tâche à un sprint.
- Heures
- Indiquez le nombre d'heures budgétées pour la tâche de la ressource.
- Avancement
- La colonne avancement se mettra à ajour automatiquement en fonction du statut de la tâche ou bien du nombre d'heures travaillées (entrées dans la feuille de temps pour cette tâche).
Afin de planifier les tâches facilement, je vous invite à afficher la colonne Titre Tâche'.
Pour faire apparaître le titre de la tâche, faites un clic droit dans le titre gris du tableau pour ouvrir la fenêtre des vues, puis faites glisser l'élément Titre de la tâche dans la partie de gauche et cochez afin de faire apparaître la colonne des tâches. Par défaut, lorsque vous assignez une ressource à une activité, une tâche du même nom se créée.
Ajuster une ressource
En cliquant sur le nom de chacune des ressources, vous entrerez dans la fiche de la tâche que vous venez de créer. Rappelez-vous que lorsque vous assignez une ressource à une activité, une tâche du même nom se créée et c'est pour la tâche que vous budgétiserez des heures.
Dans la fiche de la tâche vous pourrez modifier certains éléments comme :
- le titre de la tâche
- le nom de la ressource assognée
- le statut de la tâche
- l'association à un sprint
- le nombres d'heures budgétées
- le nombre d'heures à venir
- la fonction de la ressource humaine (important si la ressource à différentes fonctions à des taux différents)
- les taux coûtant et vendant
- les scénarios de taxes
- Comptes budgétaires
- Catégorie de budget
- Type de budget
- la visibilité de la tâche
Pensez à décocher l'option visibilité des tâches avant d'enregistrer votre plan de projet, car les notifications sont envoyées lors de chaque enregistrement.
Retirer une ressource
Pour retirer une ressource, cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la ressource désirée et sélectionnez Supprimer :
La suppression d'une ressource est impossible si cette dernière à des heures travaillées dans sa feuille de temps.
Informations de la ressource
Vous pouvez en tout temps accéder aux informations de la ressource, en cliquant sur le nom de celle-ci avec le bouton droit de la souris :
Les informations suivantes sont accessibles :
- Feuilles de temps
- Risques
- Enjeux
Gestion de l'affichage
Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, la solution ISIOS a mis à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettent de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.
Afficher et masquer des colonnes
Afin d'optimiser votre vue, vous pouvez afficher ou masquer les colonnes désirées :
Diagrammes
D'autres Vues pour le diagramme sont disponibles :
Éclatement
Afin de faciliter la manipulation des branches, ISIOS vous donne accès à des fonctions d'ouverture de branches. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le projet et sélectionnez Affichage :
Options
Vous pouvez choisir les options qui seront activées dans le diagramme de Gantt :
L'option Enregistrement automatique permet, si elle est cochée de sauvegarder automatiquement votre échéancier :
- au bout de 300 actions (ajout de branches, assignation de ressources, changement de dates, copier/coller...)
- au bout de 15 minutes d'inactivité
Filtres et recherches
Filtres
Afin de faciliter la manipulation des données, ISOS a mis à votre disposition une barre de recherche et des filtres :
- Ressources
- Vous pouvez entrer le nom d'une ressource et filtrer les activités en fonction de celle-ci. De plus, vous pouvez désirez l'affichage des affectation en retard.
- Jalon
- Vous pouvez recherche les jalons.
- Critique
- Vous pouvez filtrer par élément critique.
- Légende
- Vous pouvez filtrer par les éléments de légende.
Recherche
Vous pouvez entrer une recherche spécifique dans la barre de recherche :
Révisions
Une demande de changement est un besoin exprimé par le client utilisateur des biens livrables de projet, qui est postérieur à la signature de l'énoncé de projet et que le comité directeur ou le champion du projet consent à satisfaire malgré les impacts éventuels sur les coûts et l'échéancier.
La solution ISIOS utilise le principe de révisions pour modifier le budget autorisé et/ou les échéances initialement planifiés. Pour se faire, cliquez sur le bouton Révisions :
Veuillez noter que le projet doit être en phase de réalisation pour pouvoir faire des demandes de changements. Pour plus d'informations, référez-vous à la section Révision.
Suivis
La solution ISIOS permet d'avoir accès aux éléments de suivis directement dans le Gantt, afin de faciliter votre analyse. Ainsi, il est possible d'accéder, par les menus contextuels, à la liste de :
- risques
- d'enjeux
- de coûts
Risques
Pour afficher les risques d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Risques :
Pour plus d'informations concernant les risques, veuillez vous référer à la section Gestion des risques.
Coûts divers
Pour afficher ou ajouter un coût divers pour un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Coûts :
Pour plus d'informations concernant les coûts, veuillez vous référer à la section Coûts divers.
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