Feuilles de temps
La solution ISIOS offre un outil intégré de gestion des efforts où les ressources impliquées dans un projet peuvent saisir leurs feuilles de temps. Ces efforts sont par la suite comptabilisés par les différents modules, permettant aux gestionnaires d'accéder facilement et rapidement aux informations.
Sommaire
Permissions requises
Pour pouvoir accéder aux feuilles de temps, les permissions suivantes sont requises :
- Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Feuilles de temps
- Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Entrer des heures travaillées dans votre feuille de temps
Les heures budgétées et travaillées sont compilées au niveau des tâches.
A tout moment, vous pouvez entrer du temps dans votre feuille de temps en y accédant par différents endroits de l'application.
Accès via la barre d'outils
La totalité de vos feuilles de temps déjà saisies apparaîtra. Pour ajouter une nouvelle entrée :
- 1 - cliquer sur "Ajouter"
- 2 - rechercher la tâche pour laquelle vous souhaiter ajouter du temps travaillé
- 3 - entrer le nombre d'heures et commentaires au besoin
- 4 - enregistrer
Accès via le Menu personnel
Votre Menu personnel offre à lui tout seul, 2 accès pour entrer son temps.
Ma feuille de temps
Puis suivre la procédure cité ci-dessus Entrer des heures travaillées.
Mes tâches
Pour faciliter l'entrée des heures travaillées avec cette méthode, nous vous conseillons de créer une "Vue" spécifique qui permettra de visualiser en temps réel vos heures entrées.
1ère possibilité : titre d'une tâche
- 1- Faire un clic droit sur la tâche, puis cliquer sur ajouter "Ajouter des heures travaillées"
- 2- Entrer le nombre d'heures travaillées
- 3- Confirmer la date (par défaut la date est celle du jour)
D'autres options pour saisir des entrées de temps autre que celles du jour sont à votre disposition. Référez-vous à la section XXXX.
2ème possibilité : colonne des heures travaillées
- 1- Cliquer dans la colonne des Heures travaillées (soit le nombre d'heures, soit le - si pas de données)
- 2- Cliquer sur Ajouter
- 3- Entrer le nombre d'heures travaillées et des notes au besoin
A noter que ces différents accès se retrouvent également dans le tableau de bord d'un projet, ce qui permet de réduire l'entrée de temps sur les tâches du projet en question.
Accès via l'échéancier
Si vous détenez la permission globale écriture sur l'échéancier d'un projet, vous pourrez également saisir du temps dans votre feuille de temps. Pour ce faire, 3 possibilités:
1ère possibilité : titre d'une activité
- 1 - Faire un clic droit sur l'activité et sélectionner "Feuille de temps"
- 2 - Rechercher la tâche pour laquelle vous souhaiter ajouter du temps travaillé
- 3 - Entrer le nombre d'heures et commentaires au besoin
- 4 - Enregistrer
Puis suivre la procédure cité ci-dessus Entrer des heures travaillées.
Pour revenir à votre échéancier, après avoir enregistrer votre feuille de temps, fermer les pages ouvertes à l'aide du X situé en haut à droite
2ème possibilité : colonne des tâches
- 1 - Cliquer dans la colonnes "Tâches" de l'activité
- 2 - Rechercher la tâche pour laquelle vous souhaiter ajouter du temps travaillé
- 3 - Entrer le nombre d'heures et commentaires au besoin
- 4 - Enregistrer
Puis suivre la procédure cité ci-dessus Entrer des heures travaillées.
3ème possibilité : colonne heures travaillées
- 1 - Cliquer dans la colonnes "Heures travaillées" de l'activité
- 2 - Rechercher la tâche pour laquelle vous souhaiter ajouter du temps travaillé
- 3 - Entrer le nombre d'heures et commentaires au besoin
- 4 - Enregistrer
Puis suivre la procédure cité ci-dessus Entrer des heures travaillées.
Si les colonnes de tâches ou d'heures ne sont pas affichées, référez-vous à la section suivante Afficher et masquer les colonnes dans l'échéancier
Accès via le rapport de heures par période et par ressources
Ce rapport permet une représentation plus "courante" d'une feuille de temps. Au delà de son côté très utile pour l'impression de données pour une période choisie, vous pourrez également entrer des heures travaillées en cliquant directement dans les colonnes du rapport.
Si le rapport n'est pas disponible dans le menu corporatif, il se peut que vous ne disposiez pas de la permission. Dans ce cas, référez-vous à la section Permissions globales
Une fenêtre des assignations s'ouvrira, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre nom afin d'ouvrir l'outil Feuilles de temps :
Accédez aux feuilles de temps de vos ressources
Afin de pouvoir contrôler, valider les feuilles de temps de vos ressources, vous pouvez y accéder via :
- Menu corporatif
- Ressources humaines
- Tableau de bord d'un projet
Menu corporatif
Afin de voir toutes les feuilles de temps de toutes les ressources, l'outil Feuilles de temps est disponible dans la boîte Coûts et efforts :
La liste des feuilles de temps va alors s'ouvrir :
Liste des ressources humaines
Si vous possédez la permission globale de gérer sur les ressources humaines, faites un clic droit avec la souris sur la ressource souhaitée et visualiser sa feuille de temps :
Tableau de bord d'un projet =
Afin de voir toutes les feuilles de temps de toutes les ressources sur un projet en particulier, l'outil Feuilles de temps est disponible dans la boîte Coûts et efforts :
La liste des feuilles de temps du projet va alors s'ouvrir :
Gérer sa feuille de temps
La feuille de temps est très conviviale. Par défaut, elle affichera la semaine en cours :
Une barre rouge se trouvera au-dessus de la journée en cours.
Pour saisir du temps sur une autre semaine, cliquez sur la date et sélectionnez une journée sur la semaine que vous souhaite voir apparaître :
Saisir les efforts
Pour saisir des efforts, cliquez sur le titre du projet désiré. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous permettra d'indiquer le temps effectué dans les journées et sur les activités correspondantes. Le chiffre entre parenthèses, indique le nombres d'activités sur lesquelles vous avez été assignées pour effectuer des tâches sur le projet :
N'oubliez pas de sauvegarder vos heures avant de fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton Enregistrer situé au bas de la feuille.
Par défaut, apparaissent uniquement les projets pour la semaine en cours. Si vous devez saisir du temps sur une activité qui a été planifiée dans le plan de projet dans le passé ou dans le futur, il faut tout d'abord détenir la permission globale Ajouter sur l'outil des feuilles de temps. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, sélectionnez le projets puis les activités :
Les activités sélectionnes apparaîtront alors dans votre feuille de temps et vous pourrez saisir alors du temps sur ces dernières.
Les heures à venir
Les heures à venir correspondent au temps qu'il vous reste pour terminer l'activité.
Par défaut, elles sont calculées automatiquement :
Heures à venir = Heures budgétées - Heures travaillées
Cependant, les ressources ou le gestionnaire de projets pourront les modifier manuellement selon l'avancement de la tâche à réaliser.
Soumettre sa feuille de temps
Vous devez soumettre vos feuilles de temps pour qu'elles puissent être validées par le responsable du projet. Cliquez sur Soumettre :
Gérer les feuilles de temps de vos ressources
Éditer un rapport mensuel pour approbation
Pour éditer un rapport mensuel des feuilles de temps pour une ressource en vue d'une éventuelle approbation, dans la liste des ressources, faites un clic droit sur la ressource pour laquelle vous souhaitez éditer ce rapport et sélectionnez Rapport des feuilles de temps par mois .
Vous pourrez alors décider de l'imprimer pour approbation par le chef du service et /ou chef de projet.
Validation électronique et en temps réel
Le gestionnaire de projet ou tout autre ressource possédant la permission globale de gérer sur l'outil des feuilles de temps, pourront et devront valider les feuilles de temps soumises par les ressources, ce qui permettra de mettre à jour les coûts. Pour ce faire, le gestionnaire doit cliquer sur Valider :
Les efforts validés seront comptabilisés comme des heures réelles et des coûts validés dans les projets respectifs.
Changer les heures soumises /validées
Si la ressource a effectué une erreur lors de la saisie de sa feuille de temps qui a été soumise et ou validée, seul le gestionnaire ayant la permission globale de gérer sur les feuilles de temps pourra dé-valider afin que la ressource ou lui même puissent rectifier.
Pour ce faire, il faut entrer dans le projet dans la feuille de temps, décocher le 'V dans la colonne validation de l'activité pour laquelle vous souhaitez apporter des modifications et confirmez votre choix en cliquant sur OK sur le message affiché :
Si vous changez le statut d'une feuille de temps, vous devrez la soumettre à nouveau et la faire re-valider par la suite.
Interface de la liste des feuilles de temps
L'outil de gestion des feuilles de temps est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des feuilles de temps :
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #6
