Écheancier

La production de biens tangibles exige que l'on se livre à un exercice de planification soutenu afin de bien évaluer les délais et les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet nécessaires à la réalisation des biens livrables.

ISIOS utilise le diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder au diagramme de Gantt d'un projet, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Échéancier
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Projet

Permissions requises

Pour l'outil échéancier vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les échéanciers des projets dont vous êtes responsable .
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Le diagramme de Gantt peut être accédé à partir du tableau de bord d'un projet.

Tableau de bord d'un projet

Vous pouvez accéder au diagramme de Gantt via le tableau de bord d'un projet. Pour ce faire, cliquez sur le lien Échéancier :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Selon vos permissions globales et projets, vous pourrez modifier ou bien seulement consulter l'échéancier. Afin d'avoir plus de renseignements sur la gestion des droits d'accès, référez-vous à la section Gestion des Permissions Globales.

Représentation des données

Dans le diagramme de Gantt, les données se présentent sous deux formes :

• une représentation des données sous forme de structure en arbre
• une représentation des activités sous forme de barre de temps

Structure en arbre

La structure de fractionnement des travaux se fait sous forme d'arbre :

Structure en arbre

Ainsi, les travaux peuvent être découpés en :

• Livrable
• Sous-livrable
• Activité
• Sous-activité
• Jalon

Barre de temps

La représentation graphique se fait sous forme de barre étalée dans le temps :

Barre de temps

La représentation graphique affiche aussi les barres des activités parentes (barres noires), permettant de voir efficacement les implications des activités (barres bleues) entres-elles.

Fonctionnement de l'outil

À prime abord, le diagramme de Gantt peut être perçu comme un outil complexe. Étant conscient de cette perception, ISIOS a conçu son ergonomie afin de faciliter les actions des utilisateurs. Pour bien vous montrer chacunes des parties de l'outil, nous commencerons par expliquer ses grandes lignes, pour entrer, par la suite, dans ses opérations plus spécifiques.

Les phases du projet et le calcul des coûts

Étant donné que le diagramme de Gantt est l'outil principal pour la gestion des délais et des efforts, les données entrées dans la fiche du projet auront un impact direct sur les coûts en fonction des phases du projet :

Opportunité, Démarrage et Planification

Durant cette phase, les coûts divers et les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.

Réalisation

Une fois en réalisation, le budget préliminaire sera défini comme un budget autorisé. Les coûts divers et les coûts des ressources humaines seront alors classés dans les Coûts à venir.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la La phase d'un projet

Si vous passez votre projet en réalisation, AUCUN retour en arrière n'est possible.

Navigation

Pour déplacer l'affichage de la semaine dans la section des représentations par barre, cliquez sur les flèches suivantes situées à l'extrémité de la barre de temps :

Déplacer l'affichage par semaine

Enregistrement

Contrairement à certains autres outils de la solution, vous devez provoqué l'enregistrement des données du diagramme de Gantt via le bouton Enregistrer ou utiliser le raccourci CTRL+S qui enregistre votre échéancier sans quitter la page:

Enregistrement

Gestion des activités

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des délais. Ainsi, c'est via cette interface que vous pouvez planifier les différents travaux du projet. La solution ISIOS utilise une façon efficiente pour fractionner ses travaux, où chaque activité nécessaire est inscrite à l'intérieur d'un livrable. Ainsi, cette façon vous permet d'avoir une meilleure gestion de vos coûts.

Fractionnement des travaux

Comme introduit dans la section Structure en arbre, les travaux peuvent être fractionnés en plusieurs types. Le type principal est le livrable. Il est donc obligatoirement sur le premier niveau. Ainsi, les autres types sont toujours définis en fonction du type supérieur et de son niveau. L'architecture des types possibles est :

Premier niveau

• Livrable
• Activité
• Jalon

Deuxième niveau

• Sous-Livrable
• Activité
• Jalon

Troisième niveau

• Activité
• Jalon

Quatrième niveau

• Sous-Activité
• Jalon

La solution ISIOS a fait le choix efficace de limiter l'arborescence à quatre niveaux, forçant ainsi le chef de projet à concevoir des plans de projets concis orientés vers les livrables.

Créer une nouvelle branche

Pour créer une branche de projet, l'outil de gestion des délais vous offre deux options :

• Mode d'insertion détaillée
• Mode d'insertion rapide

Mode d'insertion détaillée

Livrable

Pour ajouter un nouveau livrable, cliquez sur la cellule du titre du projet dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :

Ajouter un nouveau livrable

La fenêtre suivante s'affichera :

Fiche d'un nouveau livrable

Titre

Vous devez indiquer le titre du livrable.

Type

C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :

• Livrable
• Activité
• Jalon

Activité

Pour ajouter une nouvelle activité, cliquez sur la cellule du livrable dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :

Ajouter une nouvelle activité

La fenêtre suivante s'affichera :

Fiche d'une nouvelle activité

Titre

Vous devez indiquer le titre de l'activité.

Type

C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :

• Sous-Livrable
• Activité
• Jalon

Début

Entrez la date de début de l'activité.

Durée

La durée de l'activité se calcule automatiquement en fonction des dates de début et de fin.

Fin

Entrez la date de fin de l'activité.

Avancement

L'avancement se calcule automatiquement en fonction du statut des tâches, des heures travaillées ou bien manuellement.

Critique

Vous pouvez définir si l'activité est sur le chemin critique.

Légende

Vous pouvez associer une activité à une légende.

Note

Entrez des notes de l'activité

Champs libres

Vous pouvez associer une activité à un champ libre.

Pour plus d'informations concernant l'ajout dune ressource à votre tâche, référez-vous à la section Ajouter une ressource.

Mode d'insertion rapide

Pour utiliser le mode d'insertion rapide, vous avez 2 possibilités :

1 - cliquer sur la branche que vous souhaitez éclater et appuyer sur la touche INSERT de votre clavier. La nouvelle branche se positionnera à la fin de votre échéancier

Insertion rapide avec la touche insert

2 - cliquer avec le bouton droit de la souris, sur le parent de l'activité que vous voulez insérer (ou le projet). Le menu suivant s'affichera :

Insertion rapide avec un clic droit

Afin de vous faciliter la tâche, les types possibles s'afficheront. Vous pourrez alors choisir celui désiré et entrer le titre approprié.

Supprimer une branche

Pour retirer une branche de votre échéancier, positionner vous sur la branche à supprimer puis cliquez sur Supprimer de votre clavier ou bien cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la branche en question, et sélectionner Supprimer :

Supprimer une branche de l'échéancier

Un élément initialement planifié avec un coût et/ou des heures ne peut être supprimé que via une révision. Pour plus d'informations, référez-vous à la section Suppression

Dépendances

Il est possible d'établir des relations de dépendances entre les activités d'un plan de projet. La solution ISIOS permet de créer ces relations en attribuant aux activités :

• des prédécesseurs
• des successeurs

Type de relations

ISIOS supporte plusieurs types de relations de dépendance :

• Début vers début
• Fin vers début

Attention ! Certaines relations changeront les dates des activités impliquées !

Début vers début

Ce type de dépendance oblige deux activités à démarrer en même temps.

Dépendance Début vers Début

Fin vers début

L'activité prédécesseure doit être totalement terminée pour que l'activité successeure puisse commencer.

Dépendance Fin vers Début

Prédécesseurs / Successeurs

Pour ajouter un successeur ou prédécesseur, faites apparaître les colonnes du même nom. Puis sélectionnez dans les colonnes les branches dépendantes les unes des autres ainsi que le type de dépendance :

Afficher les colonnes

Sélectionner la branche dépendante

Sélectionner la branche dépendante

Vous pouvez toujours créer un lien de dépendance de type prédécesseur via le diagramme des barres. Pour se faire, vous devez cliquer sur une barre en gardant la touche CTRL + Alt enfoncées. Lorsque vous vous dirigerez vers une autre barre d'activité, les pointillés vous indiqueront le nouveau lien :

Sélectionner la branche dépendante

Retirer une relation

Pour retirer une relation, qu'elle soit de type prédécesseur ou successeur, cliquez sur la cellule de la relation et, avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer sur la relation en question :

Suppression d'une dépendance

Déplacer les activités

La solution ISIOS vous permet de déplacer les activités de projet à l'intérieur du plan de projet. Ainsi, il y a deux façons de les déplacer :

• en utilisant la souris et en faisant glisser l'activité vers l'endroit désiré
• en utilisant la technique du copier-coller

Le rôle des types

Comme expliqué dans la section du fractionnement des activités, seulement certains types peuvent en contenir d'autres. Ainsi, il est possible que le déplacement désiré ne soit pas permis en fonction des types impliqués.

Glisser - déposer

Pour faire glisser une activité, vous n'avez qu'à cliquer sur celle désirée et tenir enfoncé le bouton gauche de la souris. Ensuite, déplacez le curseur vers l'endroit désiré. Il y a deux types de mouvement permis :

• Déplacement au dessus d'une autre activité
• Déplacement à l'intérieur d'un autre conteneur

Déplacement au-dessus

Lorsque vous déplacez une activité au-dessus d'une autre, deux indicateurs s'afficheront :

• Une ligne pointillée rouge vous indiquant où l'activité se déplacera
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement

Déplacer un élément au-dessus

Une fois le déplacement terminé, vous aurez le résultat suivant :

Déplacer un élément au-dessus

Déplacement à l'intérieur

Lorsque vous déplacez une activité à l'intérieur d'une autre, trois indicateurs s'afficheront :

• Le titre de l'activité deviendra gras
• Une icône de (+) s'affichera
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement

Déplacer une activité à l'intérieur d'une autre

Déplacer une activité à l'intérieur d'une autre

Une fois le déplacement complété, vous aurez le résultat suivant :

Sous-activité

Couper - coller

Pour déplacer un élément en utilisant le couper-coller, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément à déplacer et sélectionner l'option Couper :

Couper

Ensuite, cliquez avec le bouton de droit de la souris sur l'élément en-dessous duquel vous voulez voir l'activité et sélectionner l'option Coller :

Coller

Personnalisation de l'échéancier

Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, ISIOS met à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettront de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.

Colonnes disponibles

Configurer un échéancier

Colonnes disponibles

Tâches 

• Toutes les tâches
• Nouvelles tâches
• Tâches en cours
• Tâches complétées

Risques 

Points de suivis 

Documents 

Colonnes personnalisés 

• Colonnes 1 à 15

Périodes 

• Période budgétisée
• Période initiale
• Période révisée
• Période travaillée
• Période projetée
• Écart période budgétisée
• Écart période initiale
• Écart période révisée

Heures 

• Heures budgétées : Total des heures prévues pour effectuer la/les tâches (heures définies par le gestionnaire à la planification + heures requises définies par la ressource )
• Heures initiales : Total des heures budgétées définies lors du passage en réalisation du projet (baseline)
• Heures révisées : Total des heures modifiées et autorisées dans une révision
• Heures à venir : Total des heures projetées - heures heures travaillées
• Heures engagées : Total des heures travaillées et colligées dans la feuille de temps
• Heures validées : Total des heures travaillées, colligées dans la feuille de temps et validées par un gestionnaire
• Heures travaillées : Total des heures dans la feuille de temps
• Heures projetées : Total des heures à venir + heures engagée + heures validées
• Écart heures budgétées
• Écart heures initiales
• Écart heures révisées

Coûts 

• Prix coûtant budgété
• Prix coûtant initial
• Prix coûtant révisé
• Prix coûtant à venir
• Prix coûtant engagé
• Prix coûtant validé
• Prix coûtant travaillé
• Prix coûtant divers
• Prix coûtant projeté
• Écart coût budgété
• Écart coût initial
• Écart coût révisé

Prédécesseurs 

Responsable 

Ressources 

Avancement 

Type 

Légende 

Critiques 

Notes 

ID 

Les colonnes affichées s'enregistreront par utilisateur.

Configurer

Légende et couleurs

Afin de filtrer des éléments de l'échéancier ou bien seulement de visualiser avec différents couleurs ces dernières, il est possible de configurer des légendes et couleurs.

Accès à l'outil légende et couleurs

Configuration de la légende et couleurs

Les légendes configurées sont propres à l'échéancier.

Une fois la légende configurée, faire apparaître la colonne dans l'échéancier, puis associer la branche à la légende souhaitée.

Faire apparaître la colonne légende

Associer une légende à une branche

Colonnes personnalisées

Vous pouvez ajouter jusqu'à 15 colonnes personnalisées afin d'apporter un niveau d'informations supplémentaires à votre échéancier.

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Configuration des colonnes personnalisées

Les colonnes personnalisées configurées sont propres à l'échéancier.

Une fois les colonnes personnalisées configurées, faire apparaître ces colonnes dans l'échéancier.

Faire apparaître la colonne légende

Colonnes personnalisées affichées

Importer un échéancier

Il est possible d'importer un échéancier modèle (gabarit) ou bien un échéancier déjà utilisé dans un autre projet.

Importer un échéancier modèle

Un échéancier modèle est un échéancier qui appartient à un projet ayant un statut Modèle. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Importer et sélectionner le plan de projet modèle à importer.

Bouton Importer

Sélection du projet modèle

Sélection du projet modèle

Importer un échéancier utilisé dans un autre projet

Pour importer l'échéancier d'un projet déjà utilisé, il suffit de faire apparaître tous les projets et pas seulement les projets en statut modèle. Cliquer sur le bouton Importer, enlever les filtres de statuts et rechercher le plan de projet à importer.

Bouton Importer

Recherche du plan de projet à importer

Sélection du projet à importer

Sélection du projet à importer

Exporter

Comme toutes les listes sur ISIOS, l'échéancier peut être exporté en excel (csv). Pour ce faire, cliquer sur le bouton Exporter :

Exporter un échéancier

Gestion des tâches et des efforts des ressources

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des efforts. Ainsi, c'est via cet interface que vous pouvez planifier les ressources humaines qui seront affectées aux différentes activités. Pour affecter des ressources à des activités de projet, ISIOS vous propose une interface simple directement imbriquée dans le diagramme de Gantt.

Les types et l'affectation des ressources

Dans la solution ISIOS, seul certains types peuvent avoir des affectations :

• Activités
• Sous-activités

Ainsi, comme le montre la figure suivante, les affectations ne sont possibles qu'en cliquant sur les cases jaunes, c'est-à-dire, sur les types permettant l'affectation :

Affecter une ressource

Vous ne pouvez pas assigner des ressources à une activité contenant une ou plusieurs sous-activités

Assigner une ressource à la réalisation de tâches

Colonne ressources

Pour assigner une ou plusieurs ressources à la réalisation d'une ou plusieurs tâches afin de livrer une activité, cliquer sur la cellule de l'activité ou sous-activité dans la colonne Ressources et ajouter une tâche :

Ajouter une ressource

Créer une tâche pour la ressource

Ajuster une t

En cliquant sur le nom de chacune des ressources, vous entrerez dans la fiche de la tâche que vous venez de créer. Rappelez-vous que lorsque vous assignez une ressource à une activité, une tâche du même nom se créée et c'est pour la tâche que vous budgétiserez des heures.

Dans la fiche de la tâche vous pourrez modifier certains éléments comme :

• le titre de la tâche
• le nom de la ressource assignée
• le statut de la tâche
• l'association à un sprint
• le nombres d'heures budgétées
• le nombre d'heures à venir
• la fonction de la ressource humaine (important si la ressource à différentes fonctions à des taux différents)
• les taux coûtant et vendant
• les scénarios de taxes
• Comptes budgétaires
• Catégorie de budget
• Type de budget
• la visibilité de la tâche

Pensez à décocher l'option visibilité des tâches avant d'enregistrer votre plan de projet, car les notifications sont envoyées lors de chaque enregistrement.

Retirer une ressource

Pour retirer une ressource, cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la ressource désirée et sélectionnez Supprimer :

Supprimer une ressource associée à une activité

La suppression d'une ressource est impossible si cette dernière à des heures travaillées dans sa feuille de temps.

Informations de la ressource

Vous pouvez en tout temps accéder aux informations de la ressource, en cliquant sur le nom de celle-ci avec le bouton droit de la souris :

Informations de la ressource

Les informations suivantes sont accessibles :

• Feuilles de temps
• Risques
• Enjeux

Gestion de l'affichage

Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, la solution ISIOS a mis à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettent de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.

Afficher et masquer des colonnes

Afin d'optimiser votre vue, vous pouvez afficher ou masquer les colonnes désirées :

Personnaliser les colonnes

Définitions des heures

• Heures budgétées : Heures prévues pour effectuer la tâche

• Heures travaillées : Heure entrées dans la feuille de temps (engagée + validée )

• Heures requises : Heures additionnelles demandées (de plus que les heures budgétées)

• Heures à venir : Heures restantes pour faire la tâche

• Heures révisées : Heures disponibles après révision (Donc, ajustement des heures budgétées)

• Heures validées : Heures validées par le gestionnaire

• Heures projetées : Heures à venir + heures engagées + heures validées (Total des 3)

• Heures initiales : Nombre d'heures baselinées

• Heures engagées : Heures entrées dans la feuille de temps mais non validées

Diagrammes

D'autres Vues pour le diagramme sont disponibles :

Personnaliser le type d'éléments affichés

Éclatement

Afin de faciliter la manipulation des branches, ISIOS vous donne accès à des fonctions d'ouverture de branches. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le projet et sélectionnez Affichage :

Faire apparaître ou cacher les branches

Options

Vous pouvez choisir les options qui seront activées dans le diagramme de Gantt :

Options

L'option Enregistrement automatique permet, si elle est cochée de sauvegarder automatiquement votre échéancier :

• au bout de 300 actions (ajout de branches, assignation de ressources, changement de dates, copier/coller...)
• au bout de 15 minutes d'inactivité

Filtres et recherches

Filtres

Afin de faciliter la manipulation des données, ISOS a mis à votre disposition une barre de recherche et des filtres :

Recherche et Filtres

Ressources

Vous pouvez entrer le nom d'une ressource et filtrer les activités en fonction de celle-ci. De plus, vous pouvez désirez l'affichage des affectation en retard.

Jalon

Vous pouvez recherche les jalons.

Critique

Vous pouvez filtrer par élément critique.

Légende

Vous pouvez filtrer par les éléments de légende.

Recherche

Vous pouvez entrer une recherche spécifique dans la barre de recherche :

Recherche

Révisions

Une demande de changement est un besoin exprimé par le client utilisateur des biens livrables de projet, qui est postérieur à la signature de l'énoncé de projet et que le comité directeur ou le champion du projet consent à satisfaire malgré les impacts éventuels sur les coûts et l'échéancier.

La solution ISIOS utilise le principe de révisions pour modifier le budget autorisé et/ou les échéances initialement planifiés. Pour se faire, cliquez sur le bouton Révisions :

révision

Veuillez noter que le projet doit être en phase de réalisation pour pouvoir faire des demandes de changements. Pour plus d'informations, référez-vous à la section Révision.

Suivis

La solution ISIOS permet d'avoir accès aux éléments de suivis directement dans le Gantt, afin de faciliter votre analyse. Ainsi, il est possible d'accéder, par les menus contextuels, à la liste de :

• risques
• d'enjeux
• de coûts

Risques

Pour afficher les risques d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Risques :

Risques

Pour plus d'informations concernant les risques, veuillez vous référer à la section Gestion des risques.

Coûts divers

Pour afficher ou ajouter un coût divers pour un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Coûts :

Coûts divers

Pour plus d'informations concernant les coûts, veuillez vous référer à la section Coûts divers.

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