Projets

À l'instar du Project Management Institute (PMI) et du nombre croissant de firmes de consultation qui se spécialisent en gestion de projet, nous avons statué sur notre propre définition du terme projet, à savoir :

«Un projet consiste en une mobilisation de ressources humaines, matérielles et financières circonscrites dans le temps, dans le but de créer un bien tangible ou un bien intangible unique ».

Quoique légèrement plus explicite par l'allusion aux types de ressources devant être mobilisées, cette définition est en tout point conforme à celle du PMI, qui décrit un projet comme « une tentative entreprise temporairement pour créer un produit ou un service unique ».

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des projets, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Projets

Permission requise

Pour l'outil des projets vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de Lecture

Cette permission permet de voir tous les projets dont vous êtes responsable dans la liste de projets.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de Lecture sur l'outil Projets dans les Permissions projets.

Permission de Écriture

Cette permission permet de modifier les projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'Écriture sur l'outil Projets dans les Permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission Ajouter / Supprimer sur l'outil Projets dans les Permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission Gérer sur l'outil Projets dans les Permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

La liste des projets peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu d'intérêts
• Menu personnel
• Menu Burger

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des projets en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section Personnaliser la barre d'outils.

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des projets, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :

Accès via le Menu corporatif

Menu d'intérêts

Pour accéder à la liste des projets dont vous êtes responsable ou sur lesquels vous êtes intervenant, cliquez sur le lien suivant :

Accès via le menu d'intérêts

Menu personnel

Pour accéder à la liste des projets dont vous êtes responsable cliquez sur votre photo de profil puis sur le lien suivant :

Accès via le menu personnel

Créer un nouveau projet

Une fois que vous aurez cliqué sur un des accès aux projets, la liste des projets va alors s'ouvrir :

Liste des projets

Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des projets sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Pour créer un nouveau projet, cliquer sur le bouton Nouveau :

Créer un nouveau projet

La fiche du projet va alors s'ouvrir.

Informations de base

La fiche d'un projet possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

• Titre

Le titre du projet doit être significatif, car il sera utilisé comme référence dans tous les outils d'ISIOS.

• Statut

Les statuts d'un projet sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

• Responsable

Permet de sélectionner le responsable du projet. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui crée le projet.

• Phase

Sélectionner la phase parmi celles proposées. Vous aurez le choix entre :

Opportunité

C'est pendant cette phase que le projet est évalué par le programme d'investissement.

Démarrage

C'est au cours de cette phase que les besoins, les problèmes et les opportunités d'affaires sont précisés.

Planification

C'est pendant la phase de planification que le chef de projet précise de façon détaillée les paramètres de réalisation du projet tels que les caractéristiques de la solution, le budget requis, le calendrier de livraison, ainsi que la nature et le nombre de ressources humaines et matérielles requises.

Vous pourrez facilement changer de phase en passant de l'une à l'autre sachant qu'un retour à la phase précédente est possible.

Réalisation

Durant cette phase, la principale responsabilité du chef de projet consiste à mener à bien l'ensemble des activités de projet en respectant les trois contraintes classiques : le coût projeté, le calendrier de livraison et la qualité des biens livrables. La phase de réalisation aura donc pour conséquence d'arrêter votre Baseline tant au niveau de vos coûts planifiés que de vos échéances. Toutes les modifications qui surviendront dans votre plan de projet après être passé en phase de réalisation, seront assujettis à des révisions et créeront des écarts entre votre autorisé (planifié) et votre projeté (réel).

Si vous passez votre projet en réalisation, aucun retour en arrière n'est possible.

Fermeture

Le projet entre dans sa phase de fermeture lorsque les objectifs ont été atteints et que le client utilisateur prend possession de biens livrables.

Une fois en phase fermeture, il ne sera plus possible de modifier votre échéancier.

• Description

Permet d'ajouter une description plus complète du projet.

Parties prenantes : Intervenants, rôles, permissions dans le projet et RACI

Partie prenantes du projet

• Intervenants

Sélectionner les ressources auxquelles vous souhaitez donner un accès à votre projet et déterminer pour chacune d'entres-elles leur permission et leur rôle. Pour ce faire, entrer le nom des ressources ou bien sélectionner les dans la liste des ressources humaines.

• Rôles

Les rôles sont configurables. Les rôles des ressources présentes dans le tableau « Intervenants » peuvent apparaître en colonne dans la liste des projets.

Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

• Permissions de projet

Double cliquer dans la cellule des permissions projets pour sélectionner une permission projet pour chacune d'entres-elles.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Projets

Si vous ne détenez pas la Permission Globale sur l'outil des Projets, vous devez également vous donner des permissions sur votre projet, sinon vous n'aurez plus accès à ce dernier une fois enregistré.

• Fonctions, téléphone cellulaire et autres informations

Le tableau vous offre la possibilité de visualiser les données qui ont été colligées dans la fiche de la ressource humaine. Pour ce faire, faire un clic droit dans la barre de titre et sélectionner les champs désirés.

Autres informations de la ressource humaine cachées

Résultat

• RACI

Le tableau vous offre la possibilité d'assigner un ou plusieurs rôles RACI à l'intérieur de ce projet. Le résultat sera alors également disponible dans l'échéancier et permettra de détailler la rôle d'une ressource dans des activités plus précises.

Résultat dans l'échéancier

Classement

Classement possible

• Portefeuille

Permet d'associer le projet à un portefeuille.

• Programme

Permet d'associer le projet à un programme.

• Sous-programme

Permet d'associer le projet à un sous-programme.

• Direction (Unité fonctionnelle)

Permet d'associer le projet à des unités fonctionnelles.

• Relation

Permet d'associer le projet à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Opportunité

C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.

Opportunité

Contraintes

Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :

• un titre
• une évaluation
• un type
• un responsable
• une date de suivi

Obligation réglementaire

C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.

Impact de l'obligation

C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.

Suivis, documentation et permalien

Suivis, documentation et permalien

• Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour le projet en cours. Les différents suivis du projet seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.

• Documents

Permet d'associer un ou plusieurs documents au projet.

• Permalien

Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.

Figer la planification d'un projet (baseline)

Définition du baseline

ISIOS offre la possibilité de figer les données provenant de la planification du projet. Les données qui seront comprises et figées dans le baseline sont :

• La portée : nombre d'éléments dans votre échéancier
• Les efforts : nombre d'heures budgétées pour les ressources assignées à la réalisation de tâches
• Les échéances : les dates de début et fin de chaque activité et de ce fait de chaque livrable et du projet
• Les coûts : les dépenses estimées, projetées du projet et dont la sommation déterminera le budget initial du projet.

Les données figées représenteront alors les Données initiales et seront comparées aux données projetées afin d'en visualiser les écarts.

Il n'existe qu'un seul baseline. Les données modifiées après le baseline seront considérées comme des données révisées.

Passer en phase de Réalisation

Pour baseliner un projet, il suffit de faire passer ce dernier en Phase de réalisation. Pour ce faire :

• Aller dans la liste des projets

• Repérer le champ Phase et sélectionner le choix Réalisation

center|frame|Champ Phase

Si le champ n'est pas visible dans la vue dans laquelle vous êtes, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Géolocaliser un projet

Le module des projets vous permettra de "Géolocaliser" un projet. Pour ce faire, le champ "Géolocalisation" doit être visible dans la fiche du projet. Il suffit alors de cliquer sur Récupérer la position actuelle.

Champ de géolocalisation

Projet géolocalisé

Gestion de la la Valeur Acquise (EVM)

La Gestion de la Valeur Acquise (ou Earned Value Management - EVM) est une technique assez simple de mesure de l’avancement de projet et de projection sur le futur, sur la base d’une technique de gestion de coût.

Colonnes de la valeur acquise et de l'analyse de la tendance

Pour pouvoir modifier le format de vue et faire apparaitre ces colonnes, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Calcul de la valeur acquise

La valeur acquise (EV) représente le budget correspondant au travail effectué, indépendamment du budget réellement dépensé.

EV (Earn Value) = BAC (Budget At Completion soit le révisé autorisé) x % (avancement)

Calculs pour l'analyse de la tendance

AC (Actual Cost) = Coûts engagés + coûts validés ===> le budget réellement dépensé

CV (Cost Variance) = EV - AC ===> écart entre la valeur acquise et le budget réellement consommé permet d’identifier des dérives budgétaires

Si CV < à 0 = rouge car cela indiquera un dépassement de coûts. Si CV > à 0 = vert car cela indiquera que le projet est dans les coûts ou en dessous.

SV (Schedule Variance) = EV - PV ===> écart entre la valeur acquise et la valeur planifiée permet d’identifier les dérives planning

Si SV < à 1 = rouge car cela indiquera un retard sur l'échéancier. Si SV > à 1 = vert car cela indiquera une avance sur l'échéancier ou que le projet est dans les temps.

PV (Planned Value) = (BAC / (durée totale du projet))x durée passée) ===> plan budgétaire, indiquant la planification des dépenses sur la durée de vie du projet

EAC(Estimate At Completion) = BAC / CPI

CPI (Cost Performance Index) = EV / AC

Si CPI < à 1 = rouge car cela indiquera un dépassement de coût. Si CPI > à 1 = vert car cela indiquera que le projet est dans les coûts ou en dessous.

SPI (Schedule Performance Index) = EV / PV

Si SPI < à 1 = rouge car cela indiquera un retard sur l'échéancier. Si SPI > à 1 = vert car cela indiquera une avance sur l'échéancier ou que le projet est dans les temps.

TCPI (To Complete Performance Index) si CV est positif = (BAC - EV)/BAC - AC) TCPI (To Complete Performance Index) si CV est négatif = (BAC - EV)/EAC - AC)

Enregistrer la fiche projet

Il existe différentes possibilités pour sauvegarder la fiche projet :

• bouton Enregistrer ce qui sauvegarde la fiche projet ET ferme la fenêtre d'édition
• clic droit sur le bouton Enregistrer qui sauvegarde la fiche projet mais SANS fermer la fenêtre d'édition
• CTRL + S qui sauvegarde la fiche projet mais SANS fermer la fenêtre d'édition

Accéder au tableau de bord d'un projet et fonctionnalités

Le tableau de bord d'un projet permet de visualiser les données de la vue dans laquelle vous êtes et d'accéder aux fonctionnalités de votre projet. Pour ce faire cliquer sur le titre dans la liste de projet :

Accéder au tableau de bord d'un projet

Le tableau de bord du projet va alors s'ouvrir. Ce dernier est composé de plusieurs sections :

• les colonnes de la vue de la liste des projets
• les détails de la vue de la liste des projets
• les fonctionnalités du projet
• la messagerie du projet

Accès aux fonctionnalités du projet

• Modifier : Vous ouvre la fiche projet en modification
• Tâches : Vous ouvre directement la liste des tâches du projet
• Échéancier : Vous ouvre directement l'échéancier du projet
• Rapports : Vous donne un accès aux différents rapports du projet
• Tableau agile : Vous ouvre directement le tableau agile du projet
• Sprints : Vous ouvre directement la liste des sprints du projet
• Rencontres : Vous ouvre directement la liste des rencontres du projet
• Documents : Vous ouvre directement la liste des documents du projet
• Points de suivis : Vous ouvre directement la liste des points de suivis du projet
• Coûts divers : Vous ouvre directement la liste des coûts divers du projet
• Feuilles de temps : Vous ouvre directement la liste des feuille de temps du projet
• Factures : Vous ouvre directement la liste des factures du projet
• Gestion du financement : Vous donne accès aux fonctionnalités de financement telles que : financement, flux financiers
• Gestion des contrats : Vous donne accès aux fonctionnalités de gestion contractuelle telles que : contrats, appels d'offres, demandes d'acquisitions, dénonciations/quittances
• Évaluations : Vous ouvre directement la liste des évaluations du projet
• Révisions : Vous ouvre directement la liste des révisions du projet
• Imprimer : Permet d'imprimer les informations visibles

Pour ouvrir un nouvel onglet avec la fonctionnalité choisie, tenir CTRL + clic gauche de la souris et la fonctionnalité s'ouvrira alors dans un nouvel onglet du navigateur.

Interface de la liste des projets

L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Cliquez sur l'onglet

Sélectionnez le modèle voulu

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Configurer les statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projets, cliquez sur l'onglet Configurer puis Champs personnalisés et filtre :

Configurer

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID du projet

Recherche dans l'ID

Inscrire un mot recherchera dans le titre du projet

Recherche dans le titre

Recherche avancée

Il est désormais possible d'utiliser la recherche avancée dans les listes en utilisant une combinaison de facteurs. Voici les colonnes disponibles pour faciliter vos recherches.

Recherche selon l'avancement du projet

• Budgetedhours = Heures budgétées
• Client = Client
• Created = Date de création
• Description = Description
• DiscountRate = Taux d'actualisation
• End = Date de fin
• ID = ID
• Modified = Date de modification
• NPV = VAN (Valeur actuelle Nette)
• Owner = Responsable
• Portfolio = Portefeuille
• Progress = Avancement
• Phase = Phase
• Status = Statut
• Start = Date de début
• Title = Titre
• Version = Version
• WorkedEnd = Fin travaillé
• WorkedStart = Début travaillé

Pour plus d'informations sur comment utiliser la recherche avancée, consultez la section sur la Recherche.

Recherche avec filtres

La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise.

Cliquez sur l'entonnoir afin d'ajouter un filtre.

Filtres

Cliquez sur Ajouter un filtre.

Ajouter un filtre

1 - Sélectionnez le ou les filtres voulus

2 - Cliquez sur l'entonnoir

Sélectionnez le filtre voulu

Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres

• Statuts : Permet de filtrer la liste de projet par statut.
• Intervenants : Permet de filtrer la liste de projet par intervenants.
• Phase : Permet de filtrer la liste de projet par phase de projet.
• Plans d'investissement : Permet de filtrer la liste de projet par plan d'investissement.
• Portefeuilles : Permet de filtrer la liste de projet par portefeuille.
• Programmes : Permet de filtrer la liste de projet par programme.
• Relations : Permet de filtrer la liste de projet par relation.
• Responsable : Permet de filtrer la liste de projet par responsable.
• Rôles : Permet de filtrer la liste de projet par rôles des intervenants.
• Unités fonctionnelles : Permet de filtrer la liste de projet par unité fonctionnelle.

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés