Ressources humaines

La gestion des ressources humaines se définit comme un ensemble de pratiques ayant pour objectif de mobiliser et de développer les ressources humaines pour une plus grande efficacité et efficience, en soutien de la stratégie d'une organisation (association, entreprise, administration publique, etc.).

L'outil de gestion des ressources humaines permet donc de créer, modifier ou supprimer une ressource. C'est à partir du même endroit que la fonction, le tarif, les permissions, les coordonnées, etc. peuvent être saisis et configurés.

L'accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des ressources humaines, la permission globale minimum suivante est requise  :

• Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Ressources Humaines

Permission requise

Pour l'outil des ressources humaines vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet à l'utilisateur de:

- voir toutes les ressources humaines dans la liste
- d'éditer sa fiche de ressource humaine et de modifier les champs suivants : nom, avatar, numéro de téléphone, ajouter des documents et modifier les champs créés par la corporation si ces derniers sont débloqués.

Permission d'écriture

Cette permission permet à l'utilisateur de:

- voir toutes les ressources humaines dans la liste
- d'éditer toutes les fiches de ressources humaines et de modifier les champs suivants : nom, avatar, numéro de téléphone, ajouter des documents et modifier les champs créés par la corporation si ces derniers sont débloqués.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet à l'utilisateur d'ajouter et/ou de supprimer une ressource humaine.

Permission de Gérer

Cette permission permet à l'utilisateur :

- de lire toutes les ressources humaines
- de modifier les informations des ressources humaines avec la combinaison de la permission d'Écriture
- d'attribuer des permissions globales à une ressource humaine pour créer un compte utilisateur
- de supprimer le jeton d'authentification d'une ressource

Permission de Voir les coordonnées d'une ressource humaine

Cette permission permet de voir les coordonnées (courriel et téléphone) d'une ressource humaine.

Permission d'Afficher toutes les ressources humaines en dehors de l'unité fonctionnelle assignée

Cette permission permet d'afficher toutes les ressources humaines en dehors de votre unité fonctionnelle assignée.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

L'outil de gestion des ressources humaines peut être accédé à partir de :

• Barre d'outils
• Menu Burger
• Menu corporatif

Barre d'outils

Pour accéder à la liste des ressources humaines, cliquez sur l'icône suivant dans la barre d'outils :

Icône

Menu Burger

Pour accéder au Menu Burger, cliquez sur cet icône , puis cliquez sur Ressources humaines.

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des ressources humaines, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Fiche d'une ressource humaine

Afin de vous permettre de documenter adéquatement les fiches des ressources humaines, ISIOS vous fournit un formulaire par défaut que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Comme la plupart des listes, cette fiche est modifiable avec les permissions requises.

Informations personnelles

Renseignements de la ressource humaine

La première étape est de compléter les informations suivantes :

• Nom et prénom
• Statut : sélectionnez un statut pour la ressource humaine
• Avatar : Choisissez une photo de profil

Superviseurs

Ce sous-tableau permet d'identifier le/les superviseurs d'une ressources humaines. Dès que la ressource humaine sera identifiée comme étant le responsable du projet le logiciel importera ses superviseurs en leur attribuant le rôle et un groupe de permissions des projets par défaut. Cela permettra, que les superviseurs aient accès automatiquement à tous les projets de la ressource.

Ajoouter des superviseurs

Cette section peut également servir à donner automatiquement des permissions au chargé de projet automatiquement dans tous les projets dans lesquels il aura été identifié comme étant le Responsable.

Pour ajouter des superviseurs dans la fiche d'une ressource humaine, il faut en détenir la permission globale.

Fonctions et profils

Fonctions

La fonction est en quelque sorte le rôle, ou le titre d’une ressource. Il est possible d'associer une ou plusieurs fonctions pour une ressource, et ainsi attribuer différents taux horaires (coûtant, vendant).

Pour plus d'informations, consultez la section sur la fonction des ressources humaines.

Profil

Il existe différents types de profils. Cette donnée peut être filtrée dans la fonctionnalité afin de rechercher un profil bien spécifique pour une fonction demandée.

• Junior : expérience limitée
• Intermédiaire : expérience moyenne
• Senior : expérience accrue

Taux/heure

• Taux coûtant : Coût horaire supporté par la corporation. Entrez dans la cellule un taux.
• Taux vendant : Coût horaire que la corporation facture en externe. Entrez dans la cellule un taux.

La possibilité de distinguer le taux coûtant du taux vendant (ou taux horaire) permet d'ajouter un aspect de confidentialité concernant la marge de profit (coût net).

Taxes

• Taxe coûtant : Sélectionnez ou non un scénario de taxes qui s'appliquera ou non sur le coût coûtant.
• Taxe vendant : Sélectionnez ou non un scénario de taxes qui s'appliquera ou non sur le coût vendant.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des taxes

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Compte Utilisateur

La liste des ressources humaines regroupe les contacts de vos relations mais également les utilisateurs de votre base de données. Ainsi, il se peut que certaines de vos ressources soient des utilisateurs du système ISIOS (fournisseur, client, partenaire, etc.). Cette section permet de créer un utilisateur:

Compte Utilisateur

• Langue : sélectionnez la langue française ou anglaise (l’utilisateur pourra changer le choix s'il s'avère incorrect lors de la création de son compte utilisateur)
• Unité fonctionnelle (Direction): associez une ou plusieurs unités fonctionnelles à une ressource humaine. Il est possible d'associer la ressource à une unité fonctionnelle existante ou en créer une nouvelle.
• Courriel : l’adresse courriel saisie ici détermine où sont acheminés les notifications ainsi que les courriels quotidiens. L'adresse courriel est Obligatoire pour la création d'un compte utilisateur.
• Mot de passe : définir un mot de passe nécessaire à la première connexion de l'utilisateur. Ce dernier le modifiera lors de sa première connexion.
• Permissions globales : c'est cette partie qui différencie une ressource humaine contact d'une ressource humaine utilisateur. Assignez un ou plusieurs groupes de permissions globales et visualiser le détails de l'ensemble.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Coordonnées

Coordonnées

Cette section permet d'entrer les coordonnées de la ressource humaine. Les coordonnées présentent sur la fiche de la ressource humaine seront importées lors de l'association de cette dernière à une relation en tant que contact.

• Est utilisateur : Ressource humaine étant utilisatrice de la plateforme.
• Est interne : Personne physique faisant partie de l'organisation à titre de salarié et qui participe plus ou moins activement au projet. Ce type de ressource peut être "prêtée" ou facturée au projet par un mécanisme de facturation interne, à partir d'un système de feuille de temps intégrée à la gestion du projet.
• Relations : Permet d'associer une ressource à une ou plusieurs relations (fournisseurs, clients, partenaires, etc.).
• Téléphone cellulaire : Numéro de téléphone mobile.
• Téléphone bureau : Numéro de téléphone corporatif. Il est possible d'ajouter un numéro de poste.
• Téléphone résidence : Numéro de téléphone personnel.
• Adresse : Adresse complète de la ressource.
• Notes : Vous pourrez apposer des notes concernant la ressource humaine.
• Documents : Vous pourrez associer un ou plusieurs documents à la ressource humaine, par exemple, le contrat de travail, l'avenant, le courrier.
• Tags : Associer un ou plusieurs tags à une ressource humaine. Le système de balises permet d'associer une ressource à un ou plusieurs mots clés. En utilisant cet outil et le moteur de recherche conjointement, il devient alors possible de trouver tous les éléments qui ont été associés à une ressource à l'aide d'une ou plusieurs balises.

Notifications et courriels quotidiens

Il est possible de choisir les sujets pour lesquels la ressource recevra une notification. Les notifications sont visibles à partir de la barre du menu personnalisée et sont également envoyées via courriel à l'adresse indiquée dans la section coordonnée.

Personnalisation des notifications

Les notifications concernent :

• Compte
• Projets
• Messages
• Tâches
• Suivis
• Points de suivis
• Rencontres
• Risques

Pour sélectionner toutes les notifications d'un coup, il suffit de cocher la case Sélectionnez toutes les notifications.

Le courriel quotidien inclut les suivis suivants :

• Rencontres
• Dates limites tâches
• Dates limites sprints
• Suivis
• Absences

Le champ Recevez une copie des notifications par e-mail permet de recevoir un courriel :

• quand la ressource humaine est seulement Hors ligne
• Toujours
• Jamais

Désactiver le son des notifications

En cochant Désactiver le son des notifications les notifications demeureront muettes.

Disponibilité de la ressource

Le total des Heures/Sem sera colligé automatiquement par le système suite à l'entrée des heures de travail disponibles par la ressource. Si le temps travaillé dans la feuille de temps de la ressource dépasse le nombre d'heures/Sem alors un drapeau "À surveiller" sera visible.

Configurer la capacité de travail de la ressource

Cette disponibilité sera alors transférée lorsque la ressource sera responsable d'une tâche. Le tableau de disponibilité sera mis à jour automatique lors du changement de responsable. Le vert indique que la RH est disponible, le jaune, que toutes ses heures ne sont pas disponibles. Le rouge, que la RH est déjà utilisée. Le calendrier indique que la RH est en congé lors de cette journée.

Disponibilité de la ressource dans une tâche

ICalendar et permissions détaillées

Cette section permet de générer un jeton d'authentification qui est nécessaire à la synchronisation du calendrier ISIOS avec les calendriers externes (outlook, gmail etc.)

Jeton d'authentification

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Synchronisation du ICalendar.

Interface de la liste des ressources humaines

L'outil de gestion des ressources humaines est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des ressources humaines :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Choisir le modèle de vue voulu

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Champs

Pour configurer les champs de la liste des ressources humaines, cliquez sur l'onglet Configurer :

Configurer les champs

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID de la ressource humaine

Recherche dans l'ID

Inscrire un mot recherchera dans le titre de la ressource humaine

Recherche dans le titre

Recherche avec filtres

La liste des ressources humaines possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres

Recherche

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

• Est en ligne : Permet de rechercher les utilisateurs qui sont en ligne.
• Est interne : Permet de rechercher les utilisateurs qui sont internes à la corporation.
• Est utilisateur : Permet de rechercher les ressources humaines qui sont utilisatrices.
• Fonction : Filtrer la liste par une ou plusieurs fonctions.
• Permissions globales : Filtrer la liste selon les groupes de permissions globales octroyées.
• Relations : Filtrer la liste par une ou plusieurs relations (client, fournisseur, partenaire, etc.).
• Statut : Permet de rechercher des ressources humaines par statut.
• Tag : Filtrer la liste par un ou plusieurs tags.
• Unité Fonctionnelle : Filtrer la liste par une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre