Échéancier

La production de biens tangibles exige que l'on se livre à un exercice de planification soutenu afin de bien évaluer les délais et les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet nécessaires à la réalisation des biens livrables.

ISIOS utilise le diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder au diagramme de Gantt d'un projet, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne Échéancier.
• Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne Projet.

Permissions requises

Pour l'outil échéancier vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les échéanciers des projets dont vous êtes responsable .
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'écriture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Le diagramme de Gantt peut être accédé à partir du tableau de bord d'un projet.

Tableau de bord d'un projet

Vous pouvez accéder au diagramme de Gantt via le tableau de bord d'un projet. Pour ce faire, cliquez sur le lien Échéancier. :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Selon vos permissions globales et projets, vous pourrez modifier ou bien seulement consulter l'échéancier. Afin d'avoir plus de renseignements sur la gestion des droits d'accès, référez-vous à la section Gestion des Permissions Globales.

Représentation des données

Dans le diagramme de Gantt, les données se présentent sous deux formes :

• une représentation des données sous forme de structure en arbre.
• une représentation des activités sous forme de barre de temps.

Structure en arbre

La structure de fractionnement des travaux se fait sous forme d'arbre. :

Structure en arbre

Ainsi, les travaux peuvent être découpés en :

• Livrable : Un livrable est un regroupement de branches enfants comme des sous-livrables, des activités, sous-activités et jalons. Ses dates de début et de fin et son avancement, dépendront alors des dates et avancement de ses enfants.
• Sous-livrable : Un sous livrable est un regroupement de branches enfants comme des activités, sous-activités et jalons. Un sous livrable est obligatoirement lié à un livrable. Ses dates de début et de fin et son avancement, dépendront alors des dates et avancement de ses enfants.
• Activité : Une activité peut être un regroupement de branches enfants comme des sous-activités et des jalons. Une activité est le niveau minimum obligatoire pour assigner des tâches à une ressource humaine. La complétion des tâches permettront alors la réalisation de l’activité. Ses dates de début et de fin et son avancement, dépendront alors des dates et de l'avancement de ses enfants.
• Sous-activité : Une sous-activité est le dernier niveau auquel les tâches peuvent être assignées. Une sous-activité est obligatoirement liée à une activité.
• Jalon : Un jalon est une balise dans la planification. Il peut être utilisé dans des liens d’interdépendance. Il peut être intégré à tous les niveaux sauf dans une sous-activité.

Ligne du temps (Timeline)

La représentation graphique se fait sous forme de ligne du temps :

Ligne du temps

La représentation graphique affiche aussi les barres des activités parentes (barres noires), permettant de voir efficacement les implications des activités (barres colorées) entres-elles.

Fonctionnement de l'outil

À prime abord, le diagramme de Gantt peut être perçu comme un outil complexe. Étant conscient de cette perception, ISIOS a conçu son ergonomie afin de faciliter les actions des utilisateurs. Pour bien vous montrer chacune des parties de l'outil, nous commencerons par expliquer ses grandes lignes soit pour entrer et ses opérations plus spécifiques.

Étant donné que le diagramme de Gantt est l'outil principal pour la gestion des délais et des efforts, les données entrées dans la fiche du projet auront un impact direct sur les coûts en fonction des phases du projet :

Opportunité, Démarrage et Planification

Durant cette phase, les coûts divers et les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.

Réalisation

Une fois en réalisation, le budget préliminaire sera défini comme un budget autorisé. Les coûts divers et les coûts des ressources humaines seront alors classés dans les Coûts initiaux et Coûts révisés.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la La phase d'un projet

Si vous passez votre projet en réalisation, AUCUN retour en arrière n'est possible.

Navigation

Pour déplacer l'affichage de la barre de temps dans la section des représentations par barre, cliquez sur les flèches suivantes situées à gauche de la section :

Affichage dans la ligne du temps

Enregistrement

Contrairement à certains autres outils de la solution, vous devez provoquer l'enregistrement des données du diagramme de Gantt via le bouton Enregistrer ou utiliser le raccourci CTRL+S qui enregistre votre échéancier sans quitter la page. Autrement, vous pouvez utiliser le bouton en bas de la page qui permet d'enregistrer mais en quittant l'échéancier:

Enregistrer SANS quitter l'échéancier

Enregistrer EN QUITTANT l'échéancier

Planification des travaux à réaliser

Le diagramme de Gantt (échéancier) est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des travaux et des échéances. La solution ISIOS utilise une façon efficiente pour fractionner ses travaux.

Fractionnement des travaux

Comme introduit dans la section Structure en arbre, les travaux peuvent être fractionnés en plusieurs types. Lorsque l'on créé un échéancier, la 1ère ligne est la ligne Projet. Le fractionnement du reste des branches doit se faire avec les 5 autres niveaux restants soit :

• Livrable
• Sous-livrable
• Activité
• Sous-activité
• Jalon

Voici quelques exemples de structure :

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Exemple 4

La solution ISIOS a fait le choix efficace de limiter l'arborescence à quatre niveaux, forçant ainsi le chef de projet à concevoir des plans de projets concis orientés vers les livrables..

Quelques règles à connaitre : Un sous-livrable est obligatoirement dans un livrable Une sous-activité est obligatoirement dans une activité Le niveau de jalon peut être disponible dans tous les niveaux SAUF celui de la sous-activité Les niveaux Activités ou Sous-activités sont les seuls niveaux offrant la possibilité d'assigner des ressources humaines à la réalisation de tâches

Créer une nouvelle branche

Pour créer une branche dans un échéancier, 2 modes sont possibles :

• Mode d'insertion détaillée
• Mode d'insertion rapide

Mode d'insertion détaillée

Le mode d'insertion détaillée consiste à Ajouter une branche et à remplir les informations directement dans la fiche de la branche en création.

• 1 - Sélectionnez le niveau dans lequel une nouvelle branche doit être ajoutée.

Sélection de la branche Projet dans laquelle une nouvelle branche doit être ajoutée

• 2 - Cliquez sur le bouton Nouveau.

Ajouter une nouvelle branche

• 3 - Remplissez les informations souhaitées dans la fiche de la branche en création.

Informations de la fiche d'une branche

Titre

Indiquez le titre de votre branche.

Type

Choisissez le type (niveau) de branche.

Début

Choisissez la date de début de la branche avec possibilité de la verrouiller (option à cocher).

Durée

Indiquez le nombre de jours ou remplir choisir la date de fin.

Fin

Choisissez la date de fin de la branche avec possibilité de la verrouiller (option à cocher).

Avancement

Indiquez le % de complétion de la branche.

Description

Ajoutez une description à la branche.

Critique

Cochez la case si la banche est sur le chemin critique.

Légende

Associez une légende à la branche.

Notes

Ajoutez des notes.

• 4 - Enregistrez.

Enregsitrer

La branche est alors créée.

Résultat

Toutes les informations colligées directement dans la fiche de la branche créée peuvent être modifiées très facilement après l'enregistrement, soit en effectuant les modifications à même les colonnes de l'échéancier, ou bien en accédant à nouveau à la fiche de la branche en cliquant sur le titre de la branche créée.

Mode d'insertion rapide

Pour ajouter rapidement une branche, 2 méthodes sont possibles :

1 - Méthode 1 : Sélectionnez la branche (1 clic dans le blanc de la cellule) dans laquelle une nouvelle branche est à créer. Puis, appuyez sur la touche INSERT de votre clavier.

Insertion rapide avec la touche insert

2 - Méthode 2 : Cliquez avec le bouton droit de votre souris ou sur le menu de la branche dans laquelle une nouvelle branche est à créer. Dans le menu, choisissez Ajouter et sélectionnez le type de branche à ajouter.

Menu de la branche

Ajouter une branche

Le type des branches disponibles dépend du type de la branche dans laquelle une nouvelle branche est à créer.

Supprimer une branche

Pour retirer une branche de l'échéancier, cliquez sur le menu de la branche à supprimer (ou clic droit) et sélectionnez Supprimer.

Supprimer une branche de l'échéancier

Pour supprimer rapidement une ou plusieurs branches, maintenir CTRL+ALT+ clic droit de la souris sur les branches à supprimer.

Un élément initialement planifié avec un coût et/ou des heures ne peut être supprimé que via une révision. Pour plus d'informations, référez-vous à la section Suppression.

Déplacer les branches

La solution ISIOS vous permet de déplacer les branches créées de projet. Pour ce faire, 2 solutions sont possibles :

• en utilisant la souris et en faisant glisser la branche vers l'endroit désiré.
• en utilisant la technique du couper-coller ou copier-coller.

Glisser

Pour faire glisser une branche, restez cliqué sur le bouton gauche de la souris et déplacez la branche.

• Déplacement au dessus d'une autre activité.
• Déplacement à l'intérieur d'un autre conteneur.

Pour tous les déplacements de branches, les règles énoncées dans la section Fractionnement des travaux doivent être respectées sinon le logiciel bloquera l'action.

Déplacement au-dessus

Lorsque vous déplacez une activité au-dessus d'une autre, deux indicateurs s'afficheront :

• Une ligne pointillée rouge vous indiquant où l'activité se déplacera.
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement.

Déplacer un élément au-dessus

Une fois le déplacement terminé, le résultat sera le suivant :

Déplacer un élément au-dessus

Déplacement à l'intérieur

Lorsqu'une branche est déplacée à l'intérieur d'une autre, trois indicateurs s'afficheront :

• Le titre de l'activité deviendra gras.
• La branche receveuse (le parent) affichera un +.
• Une boîte d'information indiquera l'action.

Déplacer une activité à l'intérieur d'une autre

Une fois le déplacement terminé, le résultat sera le suivant :

Branche parent ouverte

Branche parent fermée'

Pour tous les déplacements de branches, les règles énoncées dans la section Fractionnement des travaux doivent être respectées sinon le logiciel bloquera l'action.

Couper-coller

Pour déplacer rapidement une branche contenant un ensemble de données, il est possible d'utiliser également le Couper-coller. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris ou ouvrez le menu de la branche à déplacer, puis cliquez sur Couper. Un message de confirmation de l'action sera alors affiché :

Option Couper

Message de confirmation

Sélectionnez (1 clic droit dans le blanc de la cellule) la branche dans laquelle une branche doit être collée, puis cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris ou ouvrez le menu de la branche qui va recevoir la branche, et cliquez sur Coller. Le résultat sera le suivant :

Option Coller

Résultat obtenu

Les raccourcis clavier sont disponibles comme le CTRL+X pour le copier et CTRL+V pour couper-coller par exemple. D'autres raccourcis facilitant la planification sont décris dans la section Raccourcis de l'échéancier.

Si vous copier/coller une ligne de l'échéancier, à l'enregistrement, tous les éléments précédemment associés seront copiés aussi. (Exemple : Coûts divers, tâches actives, heures, dates, etc.

Pour tous les déplacements de branches, y compris le copier-coller les règles énoncées dans la section Fractionnement des travaux doivent être respectées sinon le logiciel bloquera l'action.

Dupliquer les branches

Afin d'aider à la planification, il est possible de dupliquer les branches en utilisant le Copier-coller. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris ou ouvrez le menu de la branche à dupliquer, puis cliquez sur Copier. Un message de confirmation de l'action sera alors affiché :

Option Copier

Message de confirmation

Puis, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris ou ouvrez le menu de la branche dupliquée, et cliquez sur Coller. Le résultat sera le suivant :

Option Coller

Résultat obtenu

Les raccourcis clavier sont disponibles comme le CTRL+C pour le copier et CTRL+V pour copier-coller par exemple. D'autres raccourcis facilitant la planification sont décris dans la section Raccourcis de l'échéancier.

Si vous copier/coller une ligne de l'échéancier, à l'enregistrement, tous les éléments précédemment associés seront copiés aussi. (Exemple : Coûts divers, tâches actives, heures, dates, etc.

Interdépendances

Il est possible d'établir des relations de dépendances entre les activités d'un plan de projet. La solution ISIOS permet de créer ces relations en attribuant aux différentes branches :

• des prédécesseurs
• des successeurs

Ajouter une interdépendance

Afin d'ajouter des colonnes dans l'échéancier, vous devez cliquer sur cet icône. Un menu apparaitra, cliquez sur Modifier le format.

Modifier le format

Cochez les colonnes que vous souhaitez voir apparaitre dans votre tableau de votre échéancier. Les noms des colonnes sont placés en ordre alphabétique. Autrement, vous pouvez utiliser l'outil Recherche afin de faciliter le processus.

Ajouter une colonne

Pour ajouter un successeur ou prédécesseur, faites apparaître la colonne à utiliser pour établir les liens de relation ainsi que la colonne ID qui pourra simplifier la configuration. Puis, sélectionnez dans la colonne les branches dépendantes les unes des autres ainsi que le type de dépendance en tapant l'ID directement ou bien en la/les sélectionnant grâce au bouton browse. :

Afficher les colonnes de prédécesseurs et de ID

Sélectionner la branche dépendante

Choisir le type d'interdépendance

ISIOS supporte les 2 types d'interdépendance les plus utilisées dans la gestion de projets, c'est-à-dire :

• Début vers début
• Fin vers début

Début vers début

Ce type de dépendance oblige deux activités à démarrer en même temps.

Dépendance Début vers Début

Fin vers début

L'activité prédécesseur doit être totalement terminée pour que l'activité successeur puisse commencer.

Dépendance Fin vers Début

Pour sélectionner le type d'interdépendance souhaité, cliquez dans la colonne prédécesseur ou successeur.

Choix du lien d'interdépendance

Il est également possible de créer un lien de dépendance de type prédécesseur via le diagramme des barres. Pour ce faire, cliquez sur une barre en gardant les touches CTRL + Alt enfoncées. Lorsque vous vous dirigerez vers une autre barre d'activité, les pointillés vous indiqueront le nouveau lien :

Sélectionner la branche dépendante

Configurer des jours de décalage

Afin de faciliter la planification des activités suivantes, il est possible d'appliquer un nombre de jours de décalage au type d'interdépendance choisi. Il est tout à fait possible de choisir 0 jour de décalage. Pour ce faire, cliquez dans la colonne Jours de décalage et renseignez le nombre opportun.

Renseigner les jours de décalage entre 2 activités

Fixer des jours de décalage

La fixation des jours de décalage sera nécessaire et obligatoire pour conserver des délais entre chacune des branches. Surtout si certaines activités viennent à reculer (dates avancées) et que ces successeurs devraient également reculer. Pour fixer les jours de décalages, cliquez sur OUI dans la colonne Fixer jours de décalage.

Fixer les jours de décalage entre 2 activités

La fixation des jours de décalage sera nécessaire surtout si un plan de projet modèle doit être importé par une date de début et/ou date de fin.

Supprimer une interdépendance

Pour retirer une relation, qu'elle soit de type prédécesseur ou successeur, cliquez dans la colonne prédécesseur ou successeur, puis faites un clic droit sur l'interdépendance à supprimer :

Suppression d'une dépendance

Importer un échéancier

Importer un échéancier modèle

Un échéancier modèle est un échéancier qui appartient à un projet ayant un statut Modèle. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Importer et sélectionnez le plan de projet modèle à importer.

Bouton Importer

Accès aux projets modèles

Sélection du projet modèle

Quand il s'agit d'importer un échéancier modèle, il s'agit en fait d'importer l'échéancier d'un projet qui a le statut Modèle.

Lors de l'importation, il sera possible de sélectionner le type de données à importer comme :

• Dates initiales
• Dates révisées
• Heures initiales
• Heures révisées
• Responsables des branches
• Dates projetées
• Descriptions des branches
• Prédécesseurs
• Documents
• Tâches (actives)
• Points de suivis (actifs)
• Coûts divers
• Risques (actifs)

Choix des données à importer

Importer un échéancier utilisé dans un autre projet

Pour importer l'échéancier d'un projet déjà utilisé, il suffit de faire apparaître tous les projets et pas seulement les projets en statut modèle. Cliquez sur le bouton Importer, enlevez les filtres de statuts et recherchez le plan de projet à importer.

Bouton Importer

Accès aux projets modèles

Réinitialiser les filtres de projets

Sélection du projet NON modélé à importer

Visualiser le chemin critique

Une fois les activités du projet documentées (titre, dates de début et de fin), il sera facile de visualiser le chemin critique pour ce faire, cliquez :

• sur le bouton Configurer.
• Diagramme.
• Puis, Afficher le chemin critique.

Afficher le chemin critique

Les activités sur le chemin critique apparaitront avec une ligne du temps rayée.

Visualiser le chemin critique

Configuration de l'échéancier

Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, ISIOS met à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettront de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.

Diagramme (ligne de temps)

D'autres Vues pour la ligne de temps sont disponibles :

Personnaliser le type d'éléments affichés

Légende et couleurs

Afin de filtrer des éléments de l'échéancier ou bien seulement de visualiser avec différentes couleurs ces derniers, il est possible de configurer des légendes et couleurs.

Accès à l'outil légende et couleurs

Configuration de la légende et couleurs

Les légendes configurées sont propres à l'échéancier.

Une fois la légende configurée, faites apparaître la colonne Légende dans l'échéancier. Cliquez sur cet icône , puis sur Modifier le format. Cochez la colonne Légende et cliquez sur Enregistrer.

Faire apparaître la colonne légende

Cliquez sur la ligne du tableau à laquelle vous voulez ajouter une légende, puis sélectionnez la couleur de la légende désirée.

Associer une légende à une branche

Seules les couleurs des légendes configurées apparaîtront dans les choix.

Colonnes personnalisées

Vous pouvez ajouter jusqu'à 15 colonnes personnalisées afin d'apporter un niveau d'informations supplémentaires à votre échéancier.

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Configuration des colonnes personnalisées

Les colonnes personnalisées configurées sont propres à l'échéancier.

Une fois les colonnes personnalisées configurées, faites apparaître ces colonnes dans l'échéancier en modifiant le format. Pour s'y faire, cliquez sur cet icône , puis sur Modifier le format. Cochez la colonne que vous souhaitez ajouter.

Faire apparaître la colonne légende

Colonnes personnalisées affichées

Formats des dates

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Formats des durées

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Formats des heures

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Formats des coûts

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Formats des ressources

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Formats RACI

Accès à l'outil colonnes personnalisées

Enregistrement automatique

Vous pouvez choisir les options qui seront activées dans le diagramme de Gantt :

Sauvegarde automatique

L'option Enregistrement automatique permet, si elle est cochée de sauvegarder automatiquement votre échéancier :

• au bout de 300 actions (ajout de branches, assignation de ressources, changement de dates, copier/coller, etc.)
• au bout de 15 minutes d'inactivité

Gestion des vues de l'échéancier

Permissions requises

Vous pouvez sélectionner vos colonnes dans l'ordre souhaité sans avoir a enregistrer une vue. Une fois votre échéancier enregistré, les colonnes resteront telles quelles.

Pour pouvoir enregistrer des modèles de vues dans l'échéancier, vous devez détenir la permission globale de Autoriser la personnalisation du format et des préférences des échéanciers .

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Accès à l'édition de la fiche

La gestion des modèles de vues est disponible via l'échéancier, sous l'icône . Il faut d'abord placer les colonnes dans l'ordre souhaité en les déplaçant avec votre curseur et ensuite suivre les étapes pour enregistrer un modèle. Si vous n'enregistrez pas votre modèle, il sera alors comme modèle personnalisé et les colonnes choisies resteront.

Modèles

Enregistrement comme modèle de vue

L'avantage de cette option est que pour vos échéanciers, vous pourrez compléter et visualiser plusieurs vues.

Enregistrement d'un modèle

Nommer votre modèle

Gérer les modèles disponibles

Isios vous offre la possibilité de créer autant de vues que nécessaire. Afin de ne pas alourdir les choix proposées, il est possible de personnaliser l'accès des vues proposées, et ce, par ressource humaine.

Sous l'icône, sélectionnez Gérer les modèles.

Gérer l'accès aux vues

La liste des modèles disponibles s'ouvrira.

Gérer l'accès aux fiches

La gestion des accès est composée de différentes sections.

Gérer l'accès aux fiches

1- Nom du modèle : Le titre donné à chaque vue

• L'ordre des titres sera aussi l'ordre dans laquelle les choix vont apparaître dans la boîte de sélection d'une vue. Il suffit de glisser un titre de haut en bas pour modifier l’ordonnancement des vues proposées.

2- Ressources qui ont sélectionné le modèle : Vous pouvez voir quel modèle chaque ressource utilise.

• Il est aussi possible de pousser un modèle à une ressource spécifique en inscrivant son nom dans la boîte de la bonne vue.

3- Ressources pouvant accéder au modèle : Si le nom de la ressource est couché dans cette case, elle aura accès à la vue.

4- Par défaut : Vous pouvez choisir quel modèle de fiche s'ouvrira par défaut. Le modèle par défaut doit obligatoirement être disponible pour tout le monde. Le titre du modèle sera inscrit en gras.

• Il est possible d'avoir aucun modèle par défaut aussi.

Choix de fiche

1 : Modèle par défaut

2 : Modèle sélectionné

Colonnes disponibles

Explications des colonnes

Voici quelques exemples de structure :

Exemple 1

Exemple 2

Exemple 3

Exemple 4

Périodes 

• Période budgétisée : Date de début et de fin prévues pour effectuer l'activité.
• Période initiale : Date de début et de fin planifiées lors du passage en réalisation du projet (baseline).
• Période révisée : Date de début et de fin modifiées et autorisées par une révision.
• Période travaillée : Date de début et de fin des feuilles de temps remplies liées à l'activité.
• Période projetée : Les dates projetées correspondent soit à la première date entrée dans l'échéancier concernant l'activité ou bien, la première date à laquelle des heures ont étés travaillées dans la feuille de temps.
• Écart période budgétisée : Nombre de jours en écart selon les dates de début/fin initialement budgétisée.
• Écart période initiale : Nombre de jours en écart selon les dates de début/fin initialement planifiés.
• Écart période révisée : Nombre de jours en écart selon les dates de début/fin révisées.

Les dates projetées incluent la période travaillée. Ce qui veut dire que si vous commencez à travailler avant la période budgétisée de votre activé, vos dates seront différentes.

Heures 

• Heures budgétées : Total des heures prévues pour effectuer la/les tâches (heures définies par le gestionnaire à la planification + heures requises définies par la ressource).
• Heures initiales : Total des heures budgétées définies lors du passage en réalisation du projet (baseline).
• Heures révisées : Total des heures modifiées et autorisées dans une révision.
• Heures à venir : Total des heures projetées - heures travaillées.
• Heures engagées : Total des heures travaillées et colligées dans la feuille de temps.
• Heures validées : Total des heures travaillées, colligées dans la feuille de temps et validées par un gestionnaire.
• Heures travaillées : Total des heures dans la feuille de temps.
• Heures projetées : Total des heures à venir + heures engagées + heures validées.
• Écart heures budgétées : Nombre d'heures en écart selon les heures initialement budgétisées.
• Écart heures initiales : Nombre d'heures en écart selon les heures initialement planifiées.
• Écart heures révisées : Nombre d'heures en écart selon les heures révisées.

Coûts 

• Prix coûtant budgété : Total des coûts prévus pour ledit projet (coûts divers + coûts des RH budgétés).
• Prix coûtant initial : Total des coûts budgétisés définis lors du passage en réalisation (Baseline).
• Prix coûtant révisé : Total des coûts modifiés et autorisés dans une révision.
• Prix coûtant à venir : Total des coûts divers de projet avec un statut À venir.
• Prix coûtant engagé : Total des coûts divers de projet avec un statut Engagé.
• Prix coûtant validé : Total des coûts divers de projet avec un statut Validé.
• Prix coûtant travaillé : Total des coûts des ressources humaines associés aux tâches de projet avec leur taux coûtant.
• Prix coûtant divers : Total des prix coûtant nonobstant les statuts.
• Prix coûtant projeté : Total des prix coûtant À venir + Engagés + Validés+ des heures travaillées.
• Écart coût budgété : Écart des prix coûtant selon les prix coûtants initialement budgétés.
• Écart coût initial : Écart des prix coûtant selon les prix coûtants initialement budgétés VS les prix coûtants budgétés.
• Écart coût révisé : Écart des prix coûtant selon les prix coûtants révisés VS budgétés.

Financement 

• Financement : Montant du financement autorisé.
• Écart financement coût initial : Écart du montant de financement initial.
• Écart financement coût révisé : Écart du montant selon le financement révisé.

Tâches 

• Toutes les tâches : Toutes tâches confondues peu importe l'état de celles-ci.
• Nouvelles tâches : Tâches ayant un statut nouveau.
• Tâches en cours : Tâches ayant l'état en cours.
• Tâches complétées : Tâches ayant l'état Fermé.

Rencontres 

Rencontres associées.

Risques 

Nombre de risques associés.

Points de suivis 

Nombre de points de suivis associés.

Documents 

Documents associés.

Colonnes personnalisés 

Vous pouvez personnaliser jusqu'à 15 colonnes de type texte.

Prédécesseurs 

Le nom de l'élément relié.

Successeurs 

Le nom de l'élément relié.

Responsable 

Nom du responsable de l'élément.

Ressources 

Ressources ayant des tâches à leur nom.

RACI 

Noms des responsables selon le RACI précédemment colligés dans le tableau des intervenants de la fiche de projet.

Avancement 

Le pourcentage d'avancement de votre projet et/ou activité.

Type 

Titre du type de la ligne.

Légende 

Code de couleurs défini préalablement.

Critiques 

Permet d'inscrire si l'élément est critique ou non.

Notes 

Un champ texte disponible pour laisser des notes.

ID 

L'ID de l'élément.

Les colonnes affichées s'enregistreront par utilisateur.

Accès rapides disponibles dans l'échéancier

Plusieurs colonnes sont maintenant disponibles dans l'échéancier. Celles-ci vous permettent de vous rendre directement à la liste choisie. Si vous cliquez dans la colonne voulue du type projet, vous aurez tous les éléments disponibles de la liste. Si vous sélectionnez une ligne en particulier, vous verrez seulement les éléments associés à celle-ci.

Colonnes des tâches en exemple

Gestion des tâches et des efforts des ressources

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des efforts. Ainsi, c'est via cette interface que vous pouvez planifier les ressources humaines qui seront affectées aux différentes activités. Pour affecter des ressources à des activités de projet, ISIOS vous propose une interface simple directement imbriquée dans le diagramme de Gantt.

Les types et l'affectation des ressources

Dans la solution ISIOS, seuls certains types peuvent avoir des affectations :

• Activités
• Sous-activités

Ainsi, comme le montre la figure suivante, les affectations ne sont possibles qu'en cliquant sur les cases blanches, c'est-à-dire, sur les types permettant l'affectation :

Affecter une ressource

Vous ne pouvez pas assigner des ressources à une activité contenant une ou plusieurs sous-activités. Les tâches seront alors associées au plus petit niveau soit la sous-activité.

Assigner une ressource à la réalisation de tâches

Pour assigner une ou plusieurs ressources à la réalisation d'une ou plusieurs tâches afin de livrer une activité, cliquez sur la cellule de l'activité ou sous-activité dans la colonne Ressources ou bien dans la colonne Tâches et ajoutez une tâche. :

Ajouter une ressource

Créer une tâche pour la ressource

Pour plus d'informations concernant les tâches, veuillez vous référer à la section Tâches.

Supprimer une ressource assignée

Pour retirer une ressource assignée à une activité, il suffit de supprimer la tâche pour laquelle elle est responsable. Cliquez à nouveau dans la colonne Ressources, puis faites un clic droit (ou clic sur le menu) et sélectionnez Supprimer afin de supprimer la tâche.

Supprimer l'assignation d'une ressource

Supprimer une tâche

La suppression d'une ressource est impossible si cette dernière à des heures travaillées dans sa feuille de temps.

Autres options

Affichage des branches à ouvrir

Afin de faciliter la manipulation des branches, ISIOS vous donne accès à des fonctions d'ouverture de branches. Pour ce faire, cliquez sur le menu (ou clic droit) sur le projet (ou autre branche) et cliquez Affichage, puis sélectionnez l'ouverture souhaitée :

Menu d'affichage

SÉlectio du choix d'ouverture

Avancement du projet

Le % d'avancement d'un projet (1ère ligne de l'échéancier) est la moyenne de l'avancement des livrables qu'il contient. La colonne % peut être complétée de 3 manières différentes :

Colonne avancement (%)

Manuellement

• Entrez un % d’avancement pour le projet ou pour une branche parent (contenant des enfants) : cliquez sur le menu (ou clic droit sur la cellule %) dans la colonne Avancement, sélectionnez Définir le % manuellement. Entrez le % requis dans le fenêtre dédiée.

Accès via le menu personnel

Accès via le menu personnel

Résultat

L'avancement de tous les livrables seront égaux au % entré. Cette option d'avancement est également disponible pour l'avancement d'un livrable, sous-livrable, activité.

La seule manière d'avancer un projet en tenant compte du poids de chacun des élément est de faire avancer en fonction de l'avancement des heures.

• Entrez un % d’avancement pour chacune des activités ou sous-activités : entrez directement le % d'avancement dans la colonne sur l'activité ou sous activité requise.

Avancement manuel d'une activité

Résultat

Le choix (-) sera exclu du calcul de l'avancement.

En fonction des % prédéfinis

Cliquez sur le menu dans la colonne % (ou un clic droit) sur la ligne projet ou autre livrable, puis sélectionnez le % souhaité.

Avancement prédéfini d'un projet

Résultat

En fonction du % d'avancement des tâches

Pour faire avancer un projet en fonction de l'avancement des tâches qu'il contient, faites un clic droit sur la ligne % du projet, puis sélectionnez Compléter le % selon le % des statuts.

Avancement d'un projet en fonction des tâches

Résultat

Cette option d'avancement est également disponible pour l'avancement d'un livrable, sous-livrable, activité. Pour savoir comment faire avancer une tâche, référez-vous à la section avancement d'une tâche

En fonction des heures travaillées

Cette méthode d'avancement est la plus précise, car elle tient compte des heures budgétées - les heures travaillées + les heures à venir. Pour faire avancer un projet en fonction de l'avancement des efforts travaillés, faites un clic droit sur la ligne projet, puis sur l'option Avancement. Ensuite, sélectionnez Définir % en fonction des heures travaillées.

Avancement d'un projet en fonction des heures travaillées

Résultat

Cette option d'avancement est également disponible pour l'avancement d'un livrable, sous-livrable, activité.

Exporter

Comme toutes les listes sur ISIOS, l'échéancier peut être exporté en format Excel (csv). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Exporter.

Exporter un échéancier

Filtres et recherches

Filtres

Afin de faciliter la manipulation des données, ISOS a mis à votre disposition une barre de recherche et des filtres :

La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise.

Cliquez sur l'entonnoir afin d'ajouter un filtre.

Recherche et Filtres

Après avoir cliqué sur l'entonnoir une grande sélection de filtres apparaissent. Certains d'entre-eux possèdent également des options.

Utilisez le champ browse afin de faire afficher la liste des ressources humaines.

Filtres

• Responsable : Filtrer une ressource humaine Responsable d'une branche.
• Ressources : Filtrer une ressource humaine associée à des activités.
• RACI (Réalisateurs) : Ressource assignée au rôle de réalisateur dans l’échéancier.
• RACI (Approbateurs) : Ressource assignée au rôle d'approbateur dans l'échéancier.
• RACI (Consulté) : Ressource assignée au rôle consulté dans l'échéancier.
• RACI (Informé) : Ressource assignée au rôle informé dans l'échéancier.

Filtres

• Avancement : Le pourcentage d'avancement de votre projet et/ou activité.
• Heures budgétées : Total des heures prévues pour effectuer la ou les tâches (heures définies par le gestionnaire à la planification + heures requises définies par la ressource).
• Heures à venir : Heures budgétées moins les heures travaillées.
• Heures engagées : Heures entrées dans la feuille de temps mais non validées.
• Heures initiales : Total des heures budgétées définies lors du passage en réalisation du projet (baseline).
• Heures révisées : Total des heures modifiées et autorisées dans une révision.
• Heures validées : Heures entrées dans la feuille de temps et validées.

Filtres

Filtres

• Période initiale : Date de début et date de fin indiquées dans le cadre de référence initial (baseline).
• Période budgétisée : Date de début et date de fin planifiées.
• Période révisée : Date de début et date de fin révisées suite à l'acceptation d'une révision (cadre de référence révisé).

Filtres

• Prix coûtant budgété : La sommation des coûts divers avec le statut budget à venir + coûts divers avec le statut budget engagé + coûts divers avec le statut budget validé.
• Prix coûtant à venir : Un coût divers avec le statut À venir pourrait être associé à un montant budgété mais non contractuellement accepté, un estimé, un budget à dépenser, etc.
• Prix coûtant engagé : Un coût divers avec le statut Engagé pourrait être associé à une dépense engagée mais non validée, telle qu'une adjudication de contrat mais avec un bon de commande à recevoir, une soumission non validée, etc.
• Prix coûtant initial : Un coût divers indiqué dans le cadre référence initial (baseline).
• Prix coûtant révisé : Un coût divers révisé suite à l'acceptation d'une révision (Cadre référence révisé).
• Prix coûtant validé : Un coût divers avec le statut Validé pourrait être associé à une dépense qui a été par l'organisation en délivrant un bon commande, un numéro de requête d'achat et qui a été financée par le budget du projet.

Filtres

• Conflits budgétisés : Filtre les items de l'échéancier dont les données budgétisées sont différentes des données initiales et révisées.
• Conflits initiaux : Filtre les items de l'échéancier dont les données budgétisées sont différentes des données initiales.
• Conflits révisés : Filtre les items de l'échéancier dont les données budgétisées sont différentes des données révisées.

Filtres

• Type : Filtrer les branches par type.
• Légende : Filtrer par légende.

Recherche

Vous pouvez rechercher en entrant un mot clé contenu dans la colonne titre d'une branche :

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