Avenants préliminaires

La gestion du changement est un domaine de connaissance important dans la gestion de projet.

Un changement :

• Peut être de nature technique ou autre
• Avoir des impacts financiers ou non

La gestion des avenants préliminaires fait partie du processus global de la gestion du changement.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Avenants préliminaires.

Permission requise

Pour l'outil des avenants préliminaires, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les avenants préliminaires qui ne sont pas associés à un projet.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier tous les avenants préliminaires dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.

Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter un avenant préliminaire.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.

Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les avenants préliminaires dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associés à un projet.
Si l'avenant préliminaire est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.

Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir tous les avenants préliminaires.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

La liste des avenants préliminaires peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu Burger
• Tableau de bord d'un projet

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des Avenants préliminaires en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section Personnaliser la barre d'outils.

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des Avenants préliminaires, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :

Accès via le Menu corporatif

Menu Burger

Pour accéder à l'outil Avenants préliminaires via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Puis, sélectionnez Avenants préliminaires.

Accès à l'outil via le menu Burger

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil Avenants préliminaires via le tableau de bord d'un projet, rendez-vous d'abord sur le tableau de bord du projet. Puis, sélectionnez Avenants préliminaires.

Accès à l'outil via le tableau de bord du projet

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement la fiche d'un avenant préliminaire, ISIOS vous fournit un formulaire de saisie. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des avenants préliminaires.

Informations de base

• Titre

Renseignez le titre de l'avenant préliminaire.

• No avenant

Renseignez le numéro de l'avenant associé à l'avenant préliminaire.

• Responsable

Nom du responsable de l'avenant préliminaire.

• Statut

Les statuts d'un item sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

• Bordereau de prix

Associer l'avenant à un bordereau de prix.

• Projet

Associer l'avenant à un projet.

• Titre de la soumission

Indiquer le titre de la soumission associée à l'avenant.

• Avenant

Indiquer le numéro de l'avenant.

• Entrepreneur

Associer l'avenant à un entrepreneur.

• Contrat

Associer l'avenant à un contrat.

• Numéro de bon de commande

Indiquer le numéro de bon de commande associé à l'avenant.

• Concepteur

Associer l'avenant à un concepteur.

• Concepteur externe

Associer l'avenant à un concepteur externe.

• Surveillant

Associer l'avenant à un surveillant.

Informations de base, suite

• Demandes de changement

Associer l'avenant à une demande de changement.

• Motif du changement

Indiquer les motifs du changement.

• Description et justification de la modification

Indiquer la description et la justification de la modification.

• Répartition des montants selon les sections du bordereau

Associer les articles initialement prévu au bordereau, pour lesquels une modification est souhaitée.

Informations de base

• Autre répartition des montants

Associer les nouveaux articles à modifier avec l'avenant préliminaire.

• Nature du changement

Indiquer la nature du changement.

Informations de base

• Impact financier de l'avenant

Calcul automatique qui égal la somme des écarts des articles modifiés prévus au bordereau + le sous-total des articles ajoutés.

• Type d'impact financier

Indiquer le type d'impact financier.

• Travaux complétés en date de la demande de l'avenant

Indiquer le pourcentage (%) des travaux complétés en date de la demande de l'avenant.

• Contingence utilisée en date de la demande de l'avenant

Indiquer le pourcentage(%) de contingence utilisée en date de l'avenant.

• Impact en date de l'avenant sur le délai critique

Indiquer le nombre de jour sur le délai critique.

• Type d'impact sur le délai critique

Indiquer le type d'impact sur le délai critique.

Informations de base

• Avenants finaux

Si l'avenant est associé à un avenant final, l'information sera visible en lecture seule.

• Documents

Permet d'associer un ou plusieurs documents à l'avenant.

• Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour l'avenant en cours. Les différents suivis de l'avenant seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.

• Journal des statuts

Tous les changements de statut sont répertoriés dans cette section avec l'heure et la ressource ayant fait l'action.

• Journal des responsables

Tous les changements de responsable sont répertoriés dans cette section avec l'heure et la ressource ayant fait l'action.

Interface de la liste d'avenants préliminaires

L'outil d'avenants préliminaires est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste d'avenants préliminaires :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des avenants préliminaires, cliquez sur l'onglet Configurer :

Accéder à la configuration

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement un item parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID de l'item

Recherche dans l'ID

Inscrire un mot recherchera dans le titre de la rencontre

Recherche dans le titre

Recherche avec filtres

La liste des avenants préliminaires possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Recherche

Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres

• Avenant : Filtrer par l'avenant.
• Avenants finaux : Filtrer par avenants finaux.
• Bordereau de prix : Filtrer par bordereaux de prix.
• Concepteur : Filtrer par concepteur.
• Concepteur externe : Filtrer par concepteur externe.
• Contrat : Filtrer par contrat.
• Demandes de changement : Filtrer par demande de changement.
• Entrepreneur : Filtrer par entrepreneur.
• Flux d'approbations : Niveaux : Filtrer par niveaux d'approbation.
• Flux d'approbations : Réponses : Filtrer par réponses d'approbation.
• Motif du changement : Filtrer par motif du changement.
• No avenant : Filtrer par no d'avenant.
• Numéro de bon de commande : Filtrer par numéro de bon de commande.
• Projet : Filtrer par projet.
• Projet : Unité fonctionnelle : Filtrer par unité fonctionnelle du projet.
• Responsable : Filtrer par responsable.
• Statuts : Filtrer par statut.
• Surveillant : Filtrer par surveillant.
• Tags : Filtrer par tags.

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés