Tâches

Une tâche est, par définition, une action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat. ISIOS offre des outils pour gérer et faire le suivi de vos tâches.

Depuis le 15 mai 2019, la liste des tâches fait dorénavant partie des nouvelles listes, vous permettant alors de configurer les formats de vues et d'édition comme la liste des projets. Quelques ajustements au niveau des permissions globales devront sans doute être effectués par votre corporation afin de valider les accès de chacun.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches

Permission requise

Pour l'outil des tâches vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des tâches.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' Ajouter / supprimer dans les permissions de projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission minimum de lecture dans les permissions de projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

L'outil de gestion des tâches peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu personnel
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier
• Échéancier

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des tâches en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès via le menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder directement à vos tâches, cliquez sur le lien situé dans votre menu personnel :

Accès via le menu personnel

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux tâches d'un projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via le calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le calendrier, à la date choisie :

Accès via le calendrier

Échéancier

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via l'échéancier, 2 possibilités :

• clic droit sur l'activité

Clic droit sur une activité

• clic dans la colonne tâche

Clic dans la colonne Tâches

Informations de base

Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos tâches, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

• Titre : Renseignez le titre de la tâche.
• Statut : Les statuts d'une tâche sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
• Sprint : Vous pourrez associer la tâche à un sprint.

Pour en savoir plus sur les sprints, référez vous à la section Sprint.

• Responsable : Le responsable est celui qui devra effectuer la tâche et s'assurer de la fermer une fois celle-ci terminée.
• Privée : Le responsable peut choisir de rendre sa tâche privée. Dans ce cas, seul le responsable de cette dernière y aura accès ainsi que les ressources ayant la permission globale de gérer sur la fonctionnalité des tâches.
• Tag : Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à la tâche.

Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes dans la liste des tâches sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Description du travail

Champs de base

Comme dans tous les outils, une partie documentation est à votre disposition. Vous pourrez alors ajouter :

• Une note
• Les heures à venir
• La priorité (Soit 911, élevée, normale ou faible)
• La difficulté (Soit inconnue, très facile, facile, moyen, difficile ou très difficile)
• un ou plusieurs documents

Documentation

Définitions des champs heures

• Heures budgétées : Heures prévues pour effectuer la tâche

• Heures travaillées : Heure entrées dans la feuille de temps (engagée + validée )

• Heures requises : Heures additionnelles demandées (de plus que les heures budgétées)

• Heures à venir : Heures restantes pour faire la tâche

• Heures révisées : Heures disponibles après révision (Donc, ajustement des heures budgétées)

• Heures validées : Heures validées par le gestionnaire

• Heures projetées : Heures à venir + heures engagées + heures validées (Total des 3)

• Heures initiales : Nombre d'heures baselinées

• Heures engagées : Heures entrées dans la feuille de temps mais non validées

Projets, activité et budget

Qualification de la tâche

Vous pouvez associer une tâche à :

• Un projet : Sélectionnez un projet en entrant le début de son titre ou bien en le sélectionnant dans la liste des projets accessibles en cliquant sur l'icône tableau à droite de la cellule.
• Une activité  : L'association à une activité si vous avez associé la tâche à un projet

L'enregistrement d'une tâche associée à une activité de projet sera impossible si l'échéancier est ouvert en modification. Un message sera alors généré.

• une fonction : Si la ressource humaine a plusieurs fonctions et que la tâche est associée à une activité de projet, ce sera le taux horaire associé à la fonction sélectionné qui sera pris en compte dans le plan de projet.
• Comptes budgétaires : vous pourrez associer la tâche à un ou plusieurs comptes budgétaires
• une catégorie de budget : À savoir si c'est une ressource interne ou externe
• Un type de budget : À savoir si c'est un budget capital ou d'opération
• Une relation : Vous pourrez associer la tâche à un client, un fournisseur, un partenaire etc...

Suivis, messages et date limite

Suivis

Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Date : date à laquelle le suivi doit être effectué
• Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. S'il est complété, il disparaîtra du calendrier.
• Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
• Commentaires : ajouter une note, un commentaire au suivi

Les différents suivis de la tâche seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.

Messagerie

Cette section permet de définir des messages pour la tâche en cours, autre qu'un suivi.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs messages à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur l'onglet  :

Ajouter un message à une tâche

Une nouvelle page ouvrira avec un tableau de bord pour pouvoir inscrire votre/vos messages. Ils peuvent être public ou privée.

Messagerie d'une tâche

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Pour plus de détails concernant la messagerie, référez-vous à la section Messagerie.

Permalien

Copier ce lien pour partager la tâche avec des utilisateurs ayant un accès aux tâches. En cliquant sur le lien, il ce copie automatiquement.

Avancement d'une tâche

Les statuts des tâches sont très important surtout si vous ne gérer pas l'avancement des tâches en fonction des heures travaillées vs les heures à venir, car il permet d'indiquer le niveau d'avancement d'une activité dans un échéancier ou bien encore dans un sprint.

État des statuts

• le statut nouveau = 0% d'avancement
• un statut en cours, en attente = 50 % d'avancement
• un statut fermé, complété,archivé ou supprimé = 100% d'avancement

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Ajouter un statut pour un champ natif

Attention, l'avancement d'une tâche peut être un élément important dans le calcul de l'avancement d'un échéancier. Pour plus d'informations, consultez la section sur la Avancement du projet

Interface de la liste des tâches

L'outil de gestion des tâches est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des tâches :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Sélectionner son modèle de vue

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts et priorités

Pour configurer les statuts et/ou les priorités de la liste des tâches, cliquez sur l'onglet Configurer :

Configurer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Les statuts des tâches sont très important surtout si vous ne gérer pas l'avancement des tâches en fonction des heures travaillées vs les heures à venir, car il permet d'indiquer le niveau d'avancement d'une activité dans un échéancier ou bien encore dans un sprint.

• le statut nouveau = 0% d'avancement
• un statut en cours, en attente = 50 % d'avancement
• un statut fermé, complété,archivé ou supprimé = 100% d'avancement

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Appliquer

Un bouton ‘’Appliquer’’ permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…)

Pour la liste des tâches, lorsque votre projet est terminé, complété ou archivé, il est possible d’archiver rapidement les tâches qui y sont liés.

1- Sélectionner plusieurs tâches

2- Cliquer sur « Appliquer »

Choisir les tâches

3- Cliquer sur « Responsable » et sélectionner le responsable que vous souhaitez appliquer à vos tâches

Indiquez le nouveau responsable

Confirmation

Résultat

Recherche

Afin de trouver rapidement une tâche parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les tâches qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les tâches qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

La liste des tâches possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver une tâche précise :

Filtres

• Activité : Filtrer la liste par activité.
• Compte budgétaires : Filtrer la liste par compte budgétaire.
• Difficulté : Il est possible de filtrer la liste par la difficulté, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Toutes
• Inconnue
• Très facile
• Facile
• Moyen
• Difficile
• Très difficile

• Période : Filtrer la liste par une intervalle de dates.
• Priorité : Il est possible de filtrer la liste par la priorité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Toutes
• 911
• Élevée
• Normale
• Faible

• Projet : Filtrer la liste par projet spécifique.
• Responsable : Filtrer par responsable.
• Sprints : Filtrer la liste par sprint spécifique.
• Statut  : Permet de filtrer la liste des tâches par statut.
• Tags : Filtrer la liste par tags.

Pour faire apparaître toutes les tâches y compris celles qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #5