Tâches

Une tâche est, par définition, une action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat. ISIOS offre des outils pour gérer et faire le suivi de vos tâches.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches

Permission requise

Si vous souhaitez ajouter des tâches SANS projet, veuillez cocher l'option dans les permissions globales

Pour l'outil des tâches vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des tâches.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' Ajouter / supprimer dans les permissions de projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission minimum de lecture dans les permissions de projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

L'outil de gestion des tâches peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu personnel
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier
• Échéancier

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des tâches en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès via le menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder directement à vos tâches, cliquez sur le lien situé dans votre menu personnel :

Accès via le menu personnel

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux tâches d'un projet, cliquez sur le lien présent dans le tableau de bord du projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via le calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le calendrier, à la date choisie :

Accès via le calendrier

Échéancier

Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via l'échéancier, 2 possibilités :

• clic droit sur l'activité

Clic droit sur une activité

• clic dans la colonne tâche

Clic dans la colonne Tâches

Informations de base

Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos tâches, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

• Titre

Renseignez le titre de la tâche.

• Statut

Les statuts d'une tâche sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

• Sprint

Vous pourrez associer la tâche à un sprint. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Sprint.

• Responsable

Le responsable est celui qui devra effectuer la tâche et s'assurer de la fermer une fois celle-ci terminée.

• Privée

Le responsable peut choisir de rendre sa tâche privée. Dans ce cas, seul le responsable de cette dernière y aura accès ainsi que les ressources ayant la permission globale de gérer sur la fonctionnalité des tâches.

• La priorité (Soit 911, élevée, normale ou faible)

Ces choix sont personnalisables. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Personnaliser les champs

Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche des tâches sont personnalisables.

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.

Description du travail

Champs de base

Comme dans tous les outils, une partie documentation est à votre disposition. Vous pourrez alors ajouter :

• Une note
• Les heures à venir
• La difficulté (Soit inconnue, très facile, facile, moyen, difficile ou très difficile)
• Un ou plusieurs documents

Documentation

Définitions des champs heures

• Heures budgétées : Heures prévues pour effectuer la tâche

• Heures travaillées : Heure entrées dans la feuille de temps (engagée + validée )

• Heures requises : Heures additionnelles demandées (de plus que les heures budgétées)

• Heures à venir : Heures restantes pour faire la tâche

• Heures révisées : Heures disponibles après révision (Donc, ajustement des heures budgétées)

• Heures validées : Heures validées par le gestionnaire

• Heures projetées : Heures à venir + heures engagées + heures validées (Total des 3)

• Heures initiales : Nombre d'heures baselinées

• Heures engagées : Heures entrées dans la feuille de temps mais non validées

Projets, activité et budget

Qualification de la tâche

Vous pouvez associer une tâche à :

• Un projet : Sélectionnez un projet en entrant le début de son titre ou bien en le sélectionnant dans la liste des projets accessibles en cliquant sur l'icône tableau à droite de la cellule.
• Une activité  : Sélectionnez une activité si vous avez associé la tâche à un projet

L'enregistrement d'une tâche associée à une activité de projet sera impossible si l'échéancier est ouvert en modification. Un message sera alors généré.

• une fonction : Si la ressource humaine a plusieurs fonctions et que la tâche est associée à une activité de projet, ce sera le taux horaire associé à la fonction sélectionnée qui sera pris en compte dans le plan de projet.
• Comptes budgétaires : vous pourrez associer la tâche à un ou plusieurs comptes budgétaires
• une catégorie de budget : À savoir si c'est une ressource interne ou externe
• Un type de budget : À savoir si c'est un budget capital ou d'opération
• Une relation : Vous pourrez associer la tâche à un client, un fournisseur, un partenaire etc...

Suivis,date limite, conseils et messages

Suivis

Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Date : date à laquelle le suivi doit être effectué
• Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. S'il est complété, il disparaîtra du calendrier.
• Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
• Commentaires : ajouter une note, un commentaire au suivi

Les différents suivis de la tâche seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.

Conseils

Afin de vous aider à mieux gérer certaines situations, ISIOS vous propose de visualiser, dans son champ « Conseils » les différentes situations à rectifier.

2 types de conseils sont à votre disposition :

• Les rouges : en cliquant dessus vous pourrez résoudre la situation
• Les bruns : en cliquant dessus, ISIOS vous redirige à l’endroit pour rectifier la situation

Conseil en colonne

Confirmation du conseil

Messagerie

Cette section permet de définir des messages pour la tâche en cours, autre qu'un suivi.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs messages à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur l'onglet  :

Ajouter un message à une tâche

Une nouvelle page ouvrira avec un tableau de bord pour pouvoir inscrire votre/vos messages. Ils peuvent être public ou privée.

Messagerie d'une tâche

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Pour plus de détails concernant la messagerie, référez-vous à la section Messagerie.

Permalien

Copier ce lien pour partager la tâche avec des utilisateurs ayant un accès aux tâches. En cliquant sur le lien, il se copie automatiquement.

Permalien d'une tâche

Avancement d'une tâche

L'avancement d'une tâche est défini par son statut. Lors de la configuration des statuts, un état y a été associé.

État des statuts

• l'état nouveau = 0% d'avancement
• l'état en cours, en attente = 50 % d'avancement
• l'état fermé, complété,archivé ou supprimé = 100% d'avancement

États des statuts

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Ajouter un statut pour un champ natif.

L'avancement d'une tâche peut être un élément important dans le calcul de l'avancement d'un échéancier. Pour plus d'informations, consultez la section Avancement du projet

Envoyer des tâches dans un sprint

Afin d'organiser et de suivre l'avancement des tâches à réaliser dans les sprints, ISIOS vous offre plusieurs possibilités quant à l'association d'une ou des tâches à un sprint.

Depuis la fiche de la tâche

Le champ Sprint présent dans la fiche de la tâche, vous permet d'associer cette dernière à un sprint déjà existant ou bien à créer. Pour ce faire, cliquer sur le logo afin de sélectionner le sprint, puis d'enregistrer votre tâche.

Champ sprint

Sélection du sprint

Tâche associée au sprint

Si le champ Sprint n'apparait pas dans la fiche de la tâche, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.

Depuis le tableau agile

Pour envoyer une ou plusieurs tâches dans un sprint à partir du tableau agile, sélectionner la/les tâches souhaitées puis cliquer sur le bouton . Sélectionner votre sprint. Les tâches seront alors associées à ce dernier.

Sélection des tâches et envoi dans le sprint

Pour sélectionner des tâches dans le tableau agile, référez-vous à la section Sélection des tâches concernées.

Sélection du sprint

Tâches associées au sprint

Depuis la liste des tâches avec la colonne Sprint

À partir de la liste des tâches, il est possible d'associer un sprint. Pour ce faire 2 méthodes :

• Méthode individuelle

Dans la colonne Sprint taper le nom du sprint ou bien sélectionner le dans la liste au moyen du logo . L'enregistrement se fait une fois que le curseur sera sortit de la cellule.

Taper le nom du sprint ou le sélectionner

Sélection du sprint

Sprint associé à la tâche

• Méthode groupée

La méthode groupée vise à utiliser le bouton

Pour plus de détails, référez-vous à la section ci-dessous Appliquer.

Interface de la liste des tâches

L'outil de gestion des tâches est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des tâches :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Sélectionner son modèle de vue

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour configurer les statuts et/ou les champs de la liste des tâches, cliquez sur l'onglet Configurer puis, sur Champs personnalisé et filtres :

Configurer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Appliquer

Un bouton permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…)

Pour la liste des tâches, lorsque votre projet est terminé, complété ou archivé, il est possible d’archiver rapidement les tâches qui y sont liés.

Sélectionner les tâches et Appliquer

• Sélectionner plusieurs tâches

• Cliquer sur « Appliquer »

Un message de confirmation va alors s'ouvrir. Cliquer sur Ok pour autoriser les modifications du Appliquer.

Sélectionner le champ et le choix à appliquer aux tâches sélectionnées

Enregistrement en cours des modifications

Le résultat du changement va alors être visible.

Eésultat

Si aucune tâche n'est sélectionnée, le changement de masse s'effectuera pour tous les éléments de la liste.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement une tâche parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID de la tâche

Recherche dans l'ID

Inscrire un mot recherchera dans le titre de la tâche

Recherche dans le titre

Recherche avec filtres

La liste des tâches possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver une tâche précise :

Filtres

• Activité : Filtrer la liste par activité.
• Priorité : Il est possible de filtrer la liste par la priorité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
• Projet : Filtrer la liste par projet spécifique.
• Responsable : Filtrer par responsable.
• Statut  : Permet de filtrer la liste des tâches par statut.

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés